信息化背景下檔案管理工作的發展趨勢

摘 要：隨著網絡科學應用技術的逐步成熟，數字化信息技術已經逐步滲透到了社會各個行業中，成為了未來社會重要的發展趨勢?，F階段，我國多個生活領域的事業已經實施了信息化管理模式，例如，醫療、教育、住房及社區服務等，同時社會民眾對于數字化信息技術也有了更全面的了解與掌握。我國檔案管理工作也在嘗試著將信息化技術逐步引入到檔案管理工作中，提升檔案管理工作的效率與質量，促進檔案管理工作的發展?；诖耍疚木蛯π畔⒒尘跋聶n案管理工作的發展趨勢進行分析探討。

關鍵詞：信息化背景；檔案管理工作；發展趨勢

檔案管理工作在我國社會體系中一直擔負著重要的責任與作用，是我國管理體系中重要的組成部分。因此，不斷創新檔案管理工作，提升檔案管理工作效率，提高服務質量是我國檔案管理重要的發展目標，所以，及時的將信息化技術融入到檔案管理工作中，加強各項事務的管理服務，促進檔案管理現代化發展成為了目前重要的發展方向與趨勢。

1 完善網絡網頁建設，實現網上服務

隨著互聯網科技在檔案管理部門中的普及與應用，單位內部創建內部局域網來滿足現代化辦公需求，同時檔案管理部門結合企事業單位的網站建立了屬于檔案管理部門的網站網頁，實時共享檔案數據及數據信息，實現了檔案信息可以在內部網站上隨時隨地檢索，為使用者提供了便捷服務。檔案部門利用互聯網技術實現了與社會、企事業單位之間數據交流共享的重要橋梁。因此，檔案管理工作者要對于網站網頁建設完善有足夠的認識，不斷加強檔案數據庫信息資源庫的建設與更新，特別是針對電子信息數據庫的建設，從而實現數據信息的實施管理與應用，進一步優化檔案管理的數字化，自動化、法制化，實現網上實時全面的服務，有效提升檔案管理工作效率。例如，檔案管理部門針對用戶查閱資料難，下載數據難的問題就可以優化網站搜索引擎，方面使用者更容易找到所需數據資料；此外，檔案管理部門要加強與宣傳部門的合作，將檔案管理工作的宣傳資料數字化后存儲于云盤，實時共享，以便于宣傳與使用。

2 構建完善的“電子檔案數據管理中心”

檔案管理工作是企事業單位重要的核心部門，是企事業單位重要信息資源庫。因此，檔案管理部門要加強與企事業單位的合作，構建完善的電子檔案數據管理中心，同時設置不同的區域劃分供各單位歸檔電子檔案數據，并要加強檔案管理的安全性，設置電子密碼鎖，提升數據信息安全性的同時還可以實現電子數據信息在單位之間的實時共享，提升了檔案管理工作效率，實現了電子檔案數據信息統一管理。

3 電子檔案數據信息自動上傳收集

電子檔案數據信息與傳統的檔案數據在收集與傳遞方面有本質的區別，電子檔案數據信息是通過電腦錄入形成文件的形式，然后通過網絡上傳與下載完成了信息收集與傳遞。但是，目前單機電腦上收集的電子數據信息收集工作存在著較大的問題。因此，檔案管理工作部門要及時創新管理工作模式，通過在網頁上設置自動上傳功能，在完成數據收集后，第一時間上傳至數據庫，形成有效的數據信息，方便信息的收集與保存。

4 開展網絡在線服務

我國傳統檔案管理中檔案的利用與傳遞都是需要到當地檔案室，通過閱覽、記錄或者是復印的形成完成查閱與利用，而且在利用原檔案文件時存在手續繁雜的情況，嚴重影響檔案使用效率。因此，在信息化背景下，檔案管理服務應隨時代發展而進行改變。社會各個行業都實現了信息化覆蓋，有效的提升了人們的工作效率，所以，檔案管理工作必須進行信息化管理，提升管理工作效率，促使人們隨時隨地能獲取到所需信息檔案。因此，傳統的檔案使用方式應逐步被現代化信息管理方式取代，實現檔案管理工作服務效率與質量的提高。

5 檔案管理工作制度創新

檔案管理工作實現信息化管理的過程中，如何才能在經過不同階段，不同市場需求有效的實現價值最大化；又如何能夠保證檔案信息使用的規范性、檔案信息的安全性，從而發揮其管理的最佳效果，這些都需要檔案管理工作中科學完善的管理制定進行有效的管理與約束。因此，由傳統檔案管理向信息化管理過渡中，檔案管理工作要結合時代發展與檔案管理實際情況，科學創新檔案管理制度，從而確保信息管理系統的規范性與安全性。所以，信息化背景下檔案管理工作要結合法律法規，結合網絡技術規范，完善檔案信息管理制度，建立標準規范的檔案信息管理體系，實現檔案管理的可持續發展。

6 信息化背景下檔案管理工作服務創新

信息化發展的背景下，檔案管理工作人員要轉變傳統的工作思路，樹立信息化檔案服務理念，促進檔案管理信息化發展。信息化時代，檔案服務要有被動服務轉變為主動服務，要對檔案信息數據的來源、共享都要保持敏感的心理，結合當今社會客戶潛在的檔案信息數據需求，要合理分化檔案區域，進行有層級的管理與服務，同時要科學嚴謹的將紙質檔案信息數據轉化為電子數據文件形式上傳至信息數據庫，保證檔案數據的完整性，為用戶提供良好的服務。因此，在面向大眾信息服務方式創新可以從以下幾個方面進行：首先，要認真考察用戶對于檔案信息的需求，為用戶提供完善的檔案信息利用平臺。通過網絡技術，建設完善的信息搜索應用系統，進行分區域劃分。但是，當前信息化時代，用戶希望用最短的時間獲取最大價值的檔案信息，因此，要簡化繁雜的程序，優化電子信息文件，使用戶能在有限的時間中獲取到最有價值的信息；其次，以對企事業單位及用戶的深度調查結果為基礎依據，科學建立檔案數據專題，加大對數據的收集、篩選以及加工的工作力度，利用現代先進的技術，將整理完成后的檔案數據上傳至云端數據庫，為企事業單位與用戶提供完善的檔案管理服務；最后，信息化背景下檔案管理工作要打破傳統檔案管理工作中時間、空間的限制，加強檔案信息化管理，為遠程客戶端提供完善有效的檔案數據信息服務，提高信息化檔案服務質量與效率。

總之，信息化時代不僅提升了經濟發展的速度，還改變了人們的生活與工作方式，為人們帶來了許多的便捷。因此，在信息化背景下，檔案管理工作要緊抓信息化時代帶來的機遇，積極探索與創新管理模式，提升管理工作效率與質量，打破傳統檔案管理工作的限制，緊跟時代發展步伐，實現檔案管理工作的價值最大化，同時實現檔案管理工作的可持續發展。

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作者簡介

李偉旭（1981-），女，漢族，河北省秦皇島市人，本科，副研究館員，主要從事檔案學研究。