對新時期高職院校學(xué)生檔案材料收集工作的幾點(diǎn)思考

摘 要：學(xué)生檔案管理是高職院校一項重要的基礎(chǔ)性工作。學(xué)生檔案是人事檔案形成的原始材料，材料收集工作又是做好學(xué)生檔案工作的基本前提。在當(dāng)前從嚴(yán)治黨的政治背景下，選拔人才的重要依據(jù)就是個人檔案，由此可見做好學(xué)生檔案材料收集工作意義深遠(yuǎn)。本文從學(xué)生檔案材料的收集和日常管理兩個方面進(jìn)行了研究探討，并就如何擺脫目前的困境提出了創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；材料收集

隨著社會各界對人事檔案認(rèn)識的提高，更多的人開始關(guān)注高職院校學(xué)生檔案。學(xué)生檔案是個人高等教育時期學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)識才干以及綜合素質(zhì)能力的真實憑證，也是入職后職稱晉升、崗位評聘的重要依據(jù)。時代在進(jìn)步，學(xué)生檔案管理也要與時俱進(jìn)。新時代如何創(chuàng)新開展學(xué)生檔案材料收集工作成為了各高職院校檔案管理員亟待解決的問題。

1 檔案材料的收集

2008年頒布實施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定擴(kuò)大歸檔范圍。目前，各高職院校對學(xué)生檔案入檔材料的范圍沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但也具備一些共同點(diǎn)。主要的入檔材料有高中畢業(yè)生登記表、高考報名登記表、學(xué)籍卡、學(xué)生成績單、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)派遣證明、黨團(tuán)材料等。隨著人才培養(yǎng)模式的轉(zhuǎn)變，用人單位的側(cè)重點(diǎn)由學(xué)歷水平轉(zhuǎn)移到了畢業(yè)生的綜合素養(yǎng)，但現(xiàn)有的學(xué)生檔案材料依然不夠詳實，缺乏個性化內(nèi)容，無法全面客觀地反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的全貌。在當(dāng)前人才激烈競爭的大環(huán)境下，高職院校應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展實際，結(jié)合用人單位需求 ，拓寬入檔范圍，豐富材料類別，使學(xué)生檔案發(fā)揮出更大的社會價值。高職院校學(xué)生檔案可增加的入檔材料有：

1）學(xué)年鑒定表。學(xué)年鑒定表中學(xué)生需對一學(xué)年所學(xué)內(nèi)容進(jìn)行回顧和總結(jié)，班委和班主任對其要進(jìn)行如實點(diǎn)評。學(xué)年鑒定表每學(xué)年填寫一份，能較好地充實學(xué)生檔案內(nèi)容，客觀地反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況。學(xué)生畢業(yè)入職后，學(xué)年鑒定表也能作為一份輔助材料供用人單位詳細(xì)了解所錄員工。

2）學(xué)生誠信記錄。誠信情況是衡量一個人思想品德的重要指標(biāo)。高職院?？赏ㄟ^收集學(xué)生考試誠信記錄、圖書館借還書誠信記錄、助學(xué)貸款誠信記錄等資料形成具有體系的學(xué)生誠信檔案。

3）學(xué)生綜合能力發(fā)展材料。高等學(xué)校教育的目的是培養(yǎng)德、智、體、美全面發(fā)展的綜合性人才。為了讓用人單位能夠精準(zhǔn)地挑選到上述復(fù)合型人才，高職院校要充分挖掘?qū)W生檔案的社會價值。除了學(xué)業(yè)水平材料需要入檔，能夠全面反映學(xué)生綜合能力水平的材料也要納入學(xué)生檔案范圍，如能反應(yīng)社會實踐能力、科研能力、職業(yè)技能考試水平、大學(xué)生英語等級考試水平、大學(xué)生計算機(jī)能力測試水平以及獎懲情況的材料。

2 檔案日常管理

2.1 新生入學(xué)建檔階段

新生報道入學(xué)后，輔導(dǎo)員就應(yīng)當(dāng)通知新生及時移交隨身帶來的高考材料，然后根據(jù)報道注冊人數(shù)下發(fā)學(xué)籍卡或新生登記表。材料填寫過程中，輔導(dǎo)員老師要認(rèn)真細(xì)致地指導(dǎo)學(xué)生，如發(fā)現(xiàn)有涂改情況，應(yīng)重新填寫。材料上交后，學(xué)生檔案管理員要對每一份材料進(jìn)行細(xì)致地檢查，準(zhǔn)確歸類并及時整理入庫。學(xué)生檔案管理員在給每一位在籍學(xué)生建立紙質(zhì)檔案的同時還應(yīng)當(dāng)積極建立電子檔案，一方面能夠為后續(xù)數(shù)據(jù)的查詢提供便利，另一方面也可為檔案信息化的建設(shè)鋪好基石。

2.2 學(xué)習(xí)期間材料收集階段

對于系部移交來的學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表、以及學(xué)籍管理部門移交的學(xué)籍異動表、轉(zhuǎn)專業(yè)申請表、公民信息變更表、教務(wù)部門移交的成績單、醫(yī)務(wù)室移交的體檢表、黨團(tuán)部門移交的黨團(tuán)材料、以及學(xué)生工作部門移交的誠信檔案、獎懲記錄等資料，學(xué)生檔案管理員要認(rèn)真做好材料的甄別以及歸檔工作，并及時更新電子檔案庫。檔案材料的收集工作涉及到所有系部及部分職能部門，這就需要彼此通力合作，如遇到崗位異動則需妥善做好工作交接。系部輔導(dǎo)員或兼職檔案管理員除了做好日常入檔材料的收集、整理和移交之外，還要深入挖掘所轄班級的學(xué)生是否擁有其他應(yīng)入檔而沒入檔的材料，如教師資格認(rèn)定申請表、職業(yè)技能證書復(fù)印件等。要做好以上所述工作，輔導(dǎo)員就必須在班級范圍內(nèi)積極宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生做到主動上交入檔材料。這樣既可充實學(xué)生檔案材料，也避免了重要材料長期存在學(xué)生手中而導(dǎo)致遺失情況的出現(xiàn)。

2.3 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞階段

檔案的轉(zhuǎn)遞是學(xué)生檔案管理的最后步驟，也是最重要的環(huán)節(jié)。檔案轉(zhuǎn)遞前，檔案管理員要仔細(xì)核對檔案中材料是否齊全、每一項材料的分類是否準(zhǔn)確無誤。檔案管理員在核對信息無誤后貼好封條并蓋章，然后根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)派遣證開具的地址或單位交由郵局EMS或者機(jī)要局進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。轉(zhuǎn)遞成功后，檔案管理員務(wù)必要將學(xué)生檔案去向告知班主任，或者上傳到學(xué)院官網(wǎng)，以便學(xué)生查詢。畢業(yè)時沒有確定用人單位的，學(xué)生檔案可由畢業(yè)學(xué)校保管兩年。在這兩年期限內(nèi)，學(xué)生確定工作單位或者檔案托管單位的，可憑就業(yè)派遣證或人才市場調(diào)檔函辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。超過兩年保管期限后，學(xué)校檔案管理員在告知畢業(yè)生的前提下，將檔案轉(zhuǎn)遞至畢業(yè)生生源所在地教育部門。檔案的轉(zhuǎn)遞由郵局或者機(jī)要局負(fù)責(zé)，學(xué)生檔案管理員不得將檔案交由學(xué)生本人或者其他個人。因退學(xué)、開除學(xué)籍或者其他原因沒有正常畢業(yè)的，可在辦理相關(guān)手續(xù)后自行帶走或者轉(zhuǎn)遞。已封好的學(xué)生檔案一旦離開，學(xué)生檔案室不得再次接收。

3 創(chuàng)新學(xué)生檔案材料收集工作的路徑

3.1 提高對學(xué)生檔案的基本認(rèn)識

很多高職院校的學(xué)生對學(xué)生檔案內(nèi)容、重要意義不了解，畢業(yè)后立馬奔赴新的工作崗位，對于檔案的去向也漠不關(guān)心，只有當(dāng)用人單位需要用到檔案時才知道有學(xué)生檔案這回事。還有的高職院校檔案管理員崗位意識不強(qiáng)，把本職工作看成是簡單的材料看管，對于材料的收集、歸檔及利用不去進(jìn)行深入研究。這些問題的出現(xiàn)都反映了各層次人員對檔案認(rèn)識的膚淺。針對此問題，高?？沙浞掷眯律雽W(xué)教育、班主任培訓(xùn)、學(xué)院官網(wǎng)官微等機(jī)會向全院師生普及檔案知識，營造良好的檔案氛圍。高校還可利用國際檔案宣傳日的機(jī)會舉辦檔案專題講座，廣泛深入地開展檔案宣傳教育，樹立主動歸檔意識，使檔案意識深入人心。

3.2 建立健全學(xué)生檔案管理制度

完善的制度建設(shè)是保障工作順利開展的基本前提。為了確保工作有序進(jìn)行，高職院校在遵守《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的前提下還應(yīng)建立符合學(xué)院實際的學(xué)生檔案收集歸檔制度。在實際工作中，各系部和相關(guān)職能部門要團(tuán)結(jié)協(xié)作，明確各自的任務(wù)和分工，切實將制度落到實處。

3.3 充實學(xué)生檔案管理隊伍

高職院校學(xué)生檔案具有人多量大的特點(diǎn)，而且檔案材料的收集工作涉及多個部門。因此，要做好學(xué)生檔案收集工作，光靠檔案室管理員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。高職院?？稍谙挡恳约跋嚓P(guān)職能部門設(shè)立兼職檔案管理員崗位，選派責(zé)任心強(qiáng)、黨性原則強(qiáng)的同志來協(xié)助學(xué)生檔案專職管理員共同做好收集歸檔工作。學(xué)生檔案管理是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案管理員不光具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平，還需要具有檔案學(xué)方面的專業(yè)知識。目前較多高職院校檔案管理員并非科班出身，處于邊做邊學(xué)的狀態(tài)。長此下去，日常工作中勢必會出現(xiàn)各種漏洞和失誤。因此，高校想要在學(xué)生檔案管理方面做出成績，就必須大力引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，因為他們的專業(yè)知識儲備更豐富，檔案責(zé)任意識和保密意識更強(qiáng)烈。如果在人才招聘方面有困難，高職院校可加大對現(xiàn)有檔案管理員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)力度，如參加檔案系列專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等，也可安排到檔案工作做得好的優(yōu)秀單位去學(xué)習(xí)交流工作經(jīng)驗，取長補(bǔ)短。

3.4 規(guī)范材料入檔要求

學(xué)生畢業(yè)參加工作后，學(xué)生檔案將會并入人事檔案中，伴隨個人一生。因此高職院校檔案管理部門要從源頭抓起，在材料形成階段就要高度重視，仔細(xì)甄別材料是否合格、用章是否規(guī)范，對于不符合入檔要求的材料一律打回重填。這樣就避免了在畢業(yè)生參加工作若干年后進(jìn)行人事檔案審核時，發(fā)現(xiàn)學(xué)籍材料不合格而回畢業(yè)學(xué)校重新補(bǔ)填資料的情況。

3.5 加大對檔案材料的利用

學(xué)生檔案是大學(xué)生在校園里學(xué)習(xí)成長的縮影。目前，大多數(shù)高職院校的學(xué)生檔案都靜靜地躺在檔案柜里，被查閱和利用的幾率很低。外界對學(xué)生檔案管理也誤認(rèn)為是一種靜態(tài)的保管工作。為適應(yīng)社會的需求，高校應(yīng)提高對學(xué)生檔案的正確認(rèn)識，在檔案的功能方面加大研發(fā)力度，實現(xiàn)對檔案社會價值的最大利用。

綜上所述，高職院校學(xué)生檔案管理工作責(zé)任大，任務(wù)重。要做好學(xué)生檔案工作，需要檔案管理員在實際工作中不斷摸索、不斷思考和研究。只有正確認(rèn)識到學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，并提出切實可行的解決辦法，高職院校學(xué)生檔案管理工作才能有質(zhì)的飛躍。

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作者簡介

李英（1986-），女，漢族，湖南岳陽人，湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織人事處，主要從事檔案管理工作。