創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)檔案管理信息化

李玫

摘 要：新時代檔案管理的目標(biāo)，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進技術(shù)的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務(wù)體系。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調(diào)卷，適應(yīng)不了時代發(fā)展的要求。檔案工作者必須認清形勢的變化，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實踐，更好地為國家的利益服務(wù)，為全社會服務(wù)。目前，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及，綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理，促使檔案管理科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新理念；信息化；檔案管理

隨著數(shù)字化技術(shù)及遠程通信技術(shù)的不斷發(fā)展及有機整合，實現(xiàn)檔案信息管理的遠程傳輸和社會共享的完整服務(wù)體系已經(jīng)成為現(xiàn)實。新時代的檔案管理要不斷轉(zhuǎn)變觀念，緊跟科技發(fā)展步伐，改變現(xiàn)有檔案管理單純依靠手工檢索的舊有模式，以不斷適應(yīng)檔案管理信息化的需求。對此本文就創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化提出了具體對策，希望能不斷提高我國檔案的管理水平。

1 檔案信息化管理的重要意義

1.1 有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性

公文辦理過程中，常會發(fā)生辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況，傳統(tǒng)的文件傳遞是靠郵政系統(tǒng)，由于傳送時間受到距離長短的限制，加之文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，這就給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成了很多不便。在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理后，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，有效的提高了文件傳遞的安全性和及時性。

1.2 提高了辦公效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作中工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整齊全，避免漏寫或漏抄。在用筆規(guī)范及字跡方面要求嚴(yán)格，在分類和統(tǒng)計方面要做到準(zhǔn)確無誤。而在應(yīng)用計算機軟件進行檔案管理之后，在文件資料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等方面就變得十分方便快捷，無論是起草文件還是辦理傳遞都變得簡單易行，有效的提高了辦公效率。

1.3 方便資源的共享

傳統(tǒng)的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費，還造成了文件和信息難以快速查找。在運用了計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征管理發(fā)展到內(nèi)外部特征合并管理。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，把檔案信息與載體分離利用可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，這極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率。同時，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺還可以了解其他檔案工作部門的概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)，真正做到了資源共享。

1.4 保存具有穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的最大優(yōu)點就是保存時間久。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，而纖維素在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下容易受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成無法挽回的損失。采用信息化的電子文件后就可有效避免這類情況的發(fā)生。電子檔案載體的普遍特點是存取和讀取方便快捷且易于傳遞，儲存時間長，受外部環(huán)境影響小不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。隨著電子技術(shù)的發(fā)展及讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，工作中可以根據(jù)不同的需要選擇不同的電子載體。

1.5 檔案管理信息化的落實要以創(chuàng)新檔案管理理念作為前提條件

檔案管理信息化的落實，就要打破傳統(tǒng)的檔案管理理念，從檔案管理工作實際出發(fā)予以創(chuàng)新，將檔案管理信息化所具備的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。檔案管理理念的創(chuàng)新，需要從意識形態(tài)上就要對檔案管理重新界定，注重信息技術(shù)的合理運用，使得信息技術(shù)在管理中的效能得以充分發(fā)揮。

2 如何進一步加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

2.1 提供技術(shù)支撐

技術(shù)條件是檔案信息化建設(shè)的生命線，如果沒有過硬的技術(shù)支撐檔案的信息化管理就形同空話。信息化管理要配備質(zhì)量可靠及性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾和輻射，從源頭上減少自然毀損概率。信息化管理還要設(shè)計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通。還要采取有效的措施保證軟硬件的安全運行，建立集成系統(tǒng)來豐富檔案的儲藏，增加信息的儲存量。另外，增強綜合開發(fā)功能，實行全方位多角度及多層次地收集檔案信息，實現(xiàn)檔案管理的一體化逐步形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)以保證檔案的完整。

2.2 健全檔案管理制度

要不斷建立健全檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際以適應(yīng)單位檔案管理的需要。另外，還要做到制度的簡明實用。制度只有具有可操作性，所以其建立就應(yīng)方便實用和簡便易行，以可操作性強為目標(biāo)更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是制度的主要約束對象和執(zhí)行者，所以要堅持制度約束的雙向性，既要有效約束領(lǐng)導(dǎo)又要有效約束職工。堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，由于檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門，所以在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到嚴(yán)格執(zhí)行，從而充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

2.3 完善檔案管理安全措施

檔案的信息化建設(shè)最終都是需要依靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。由于電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式使得文件保密性變?nèi)?。為此，要提高檔案人員的警惕性從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅可以采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。

2.4 建立健全檔案規(guī)范體系

檔案實現(xiàn)信息化管理的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)存在基礎(chǔ)差和案卷質(zhì)量不高的問題，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，導(dǎo)致的系統(tǒng)軟件移植性差的問題也很突出。由于檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，目前僅著眼于某一個專業(yè)，無法達到全面實施和統(tǒng)一推廣的標(biāo)準(zhǔn)。另外現(xiàn)行的檔案整理及分類和著錄的有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)時代發(fā)展。綜上可見，只有制定一部統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，才能切實推動檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.5 檔案信息化建設(shè)中要實施標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案信息化建設(shè)使得傳統(tǒng)的文本管理轉(zhuǎn)向信息化管理，就必然對檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創(chuàng)新理念，基于信息技術(shù)實施標(biāo)準(zhǔn)化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構(gòu)建非常必要。制定檔案信息化管理規(guī)范，檔案管理工作按照規(guī)范執(zhí)行，同時根據(jù)檔案管理工作實際將行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)明確。將檔案管理工作落實到信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為載體延伸到各個職能部門，形成溝通網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化運行，使檔案管理部門獲得高效準(zhǔn)確的信息。

3 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代的檔案管理工作中融入了現(xiàn)代信息技術(shù)，使得檔案管理質(zhì)量和管理效率都有所提高，同時，檔案資料以及管理工作也呈現(xiàn)出復(fù)雜化。為了保證檔案信息化切實地發(fā)揮作用，就要在檔案管理理念上不斷地創(chuàng)新，改進并完善檔案信息管理技術(shù)，促進檔案管理向服務(wù)化方向發(fā)展，以使得檔案管理工作實現(xiàn)社會價值。

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