創新檔案管理理念，實現檔案管理信息化

李玫

摘 要：新時代檔案管理的目標，是數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。隨著科技的發展，現有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調卷，適應不了時代發展的要求。檔案工作者必須認清形勢的變化，轉變觀念，開拓創新，勇于實踐，更好地為國家的利益服務，為全社會服務。目前，高速大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及，綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。為了實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理，促使檔案管理科學化。

關鍵詞：創新理念；信息化；檔案管理

隨著數字化技術及遠程通信技術的不斷發展及有機整合，實現檔案信息管理的遠程傳輸和社會共享的完整服務體系已經成為現實。新時代的檔案管理要不斷轉變觀念，緊跟科技發展步伐，改變現有檔案管理單純依靠手工檢索的舊有模式，以不斷適應檔案管理信息化的需求。對此本文就創新檔案管理理念實現檔案管理信息化提出了具體對策，希望能不斷提高我國檔案的管理水平。

1 檔案信息化管理的重要意義

1.1 有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性

公文辦理過程中，常會發生辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況，傳統的文件傳遞是靠郵政系統，由于傳送時間受到距離長短的限制，加之文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，這就給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成了很多不便。在應用計算機網絡技術進行管理后，可直接通過網絡進行傳遞，有效的提高了文件傳遞的安全性和及時性。

1.2 提高了辦公效率

傳統的檔案管理工作中工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整齊全，避免漏寫或漏抄。在用筆規范及字跡方面要求嚴格，在分類和統計方面要做到準確無誤。而在應用計算機軟件進行檔案管理之后，在文件資料的收集、儲存、分類、統計和查閱等方面就變得十分方便快捷，無論是起草文件還是辦理傳遞都變得簡單易行，有效的提高了辦公效率。

1.3 方便資源的共享

傳統的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費，還造成了文件和信息難以快速查找。在運用了計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征管理發展到內外部特征合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，把檔案信息與載體分離利用可與其他信息系統建立互聯，這極大地提高了檔案利用工作的質量和效率。同時，通過網絡服務這個寬廣的平臺還可以了解其他檔案工作部門的概況、工作的重點和檔案管理信息動態，真正做到了資源共享。

1.4 保存具有穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的最大優點就是保存時間久。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，而纖維素在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下容易受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成無法挽回的損失。采用信息化的電子文件后就可有效避免這類情況的發生。電子檔案載體的普遍特點是存取和讀取方便快捷且易于傳遞，儲存時間長，受外部環境影響小不易損壞，具有很強的穩定性。隨著電子技術的發展及讀取電子文件的設備日趨成熟，工作中可以根據不同的需要選擇不同的電子載體。

1.5 檔案管理信息化的落實要以創新檔案管理理念作為前提條件

檔案管理信息化的落實，就要打破傳統的檔案管理理念，從檔案管理工作實際出發予以創新，將檔案管理信息化所具備的優勢充分發揮出來。檔案管理理念的創新，需要從意識形態上就要對檔案管理重新界定，注重信息技術的合理運用，使得信息技術在管理中的效能得以充分發揮。

2 如何進一步加強事業單位檔案管理信息化建設

2.1 提供技術支撐

技術條件是檔案信息化建設的生命線，如果沒有過硬的技術支撐檔案的信息化管理就形同空話。信息化管理要配備質量可靠及性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾和輻射，從源頭上減少自然毀損概率。信息化管理還要設計開發出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融合貫通。還要采取有效的措施保證軟硬件的安全運行，建立集成系統來豐富檔案的儲藏，增加信息的儲存量。另外，增強綜合開發功能，實行全方位多角度及多層次地收集檔案信息，實現檔案管理的一體化逐步形成檔案信息管理網絡以保證檔案的完整。

2.2 健全檔案管理制度

要不斷建立健全檔案工作的管理制度，規章制度要體現合理性、科學性，建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際以適應單位檔案管理的需要。另外，還要做到制度的簡明實用。制度只有具有可操作性，所以其建立就應方便實用和簡便易行，以可操作性強為目標更好地發揮制度的指導和規范作用。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是制度的主要約束對象和執行者，所以要堅持制度約束的雙向性，既要有效約束領導又要有效約束職工。堅持制度執行的嚴肅性，由于檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門，所以在規章制度的執行過程中，要做到嚴格執行，從而充分體現制度的權威性。

2.3 完善檔案管理安全措施

檔案的信息化建設最終都是需要依靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。由于電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式使得文件保密性變弱。為此，要提高檔案人員的警惕性從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅可以采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。

2.4 建立健全檔案規范體系

檔案實現信息化管理的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務存在基礎差和案卷質量不高的問題，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，導致的系統軟件移植性差的問題也很突出。由于檔案信息化工作尚無統一標準，目前僅著眼于某一個專業，無法達到全面實施和統一推廣的標準。另外現行的檔案整理及分類和著錄的有關規定已不能完全適應時代發展。綜上可見，只有制定一部統一的標準規范體系，才能切實推動檔案管理的標準化和規范化。

2.5 檔案信息化建設中要實施標準化管理

檔案信息化建設使得傳統的文本管理轉向信息化管理，就必然對檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創新理念，基于信息技術實施標準化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構建非常必要。制定檔案信息化管理規范，檔案管理工作按照規范執行，同時根據檔案管理工作實際將行業技術標準明確。將檔案管理工作落實到信息技術，以網絡為載體延伸到各個職能部門，形成溝通網絡，實現檔案管理的網絡化運行，使檔案管理部門獲得高效準確的信息。

3 結束語

綜上所述，現代的檔案管理工作中融入了現代信息技術，使得檔案管理質量和管理效率都有所提高，同時，檔案資料以及管理工作也呈現出復雜化。為了保證檔案信息化切實地發揮作用，就要在檔案管理理念上不斷地創新，改進并完善檔案信息管理技術，促進檔案管理向服務化方向發展，以使得檔案管理工作實現社會價值。

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