現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理的信息化應用研究

劉霽

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的進一步發(fā)展以及信息時代的到來，人事檔案的信息化正在越來越受到人們的青睞。人事檔案的信息化應用和管理經(jīng)過十幾年的發(fā)展，已經(jīng)變得較為完善和普遍，但部分企業(yè)和事業(yè)單位在利用水平、重視程度、信息化標準程度和管理方式等方面仍然存在一定的問題，需要企業(yè)進一步加強對人事檔案管理的信息化的重視，采取多種措施不斷完善管理和應用模式，進一步提高企業(yè)和事業(yè)單位人事檔案的信息化應用水平。

關鍵詞：信息化；應用；事業(yè)單位；人事檔案

作為人力資源信息的重要也是主要的載體，信息化的人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理工作中發(fā)揮了不可替代的作用，他具有直觀性、充分性、客觀性、全面性等特點，因此科學合理的進行人力檔案的信息化管理，不斷提高事業(yè)單位的人事檔案信息化應用水平是十分必要的。特別是在當今競爭十分激烈的市場環(huán)境下，哪一個企業(yè)能夠做好人才的選拔、任用等人力資源管理工作，就意味著哪一個企業(yè)在人才的發(fā)掘和任用方面獲得更大的優(yōu)勢，也就意味著哪個企業(yè)能夠在激烈的競爭環(huán)境下獲得更好的生存和發(fā)展。本文將對事業(yè)單位人事檔案的概念和事業(yè)單位人事檔案管理的信息化應用現(xiàn)狀進行詳細的分析，然后將就現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理的信息化應用的改進提出若干建議，僅供業(yè)內(nèi)人士參考。

1 人事檔案的概念

1.1 人事檔案的概念

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是能夠證明個人身份、學歷以及資歷的最具有代表性的資料，被法律認可和接受，與個人的勞動保障、待遇等組織關系和法律關系息息相關。人事檔案是指包括個人履歷、獎懲情況、個人表現(xiàn)、思想政治狀況等個人資料在內(nèi)的企業(yè)和事業(yè)單位常用的記錄，人事檔案的建立要求以“人”為核心，是企業(yè)和事業(yè)單位進行人員應聘、人員提拔與任用的重要參考內(nèi)容，現(xiàn)已受到企業(yè)和社會的廣泛重視，可以說現(xiàn)代企業(yè)和個人已經(jīng)越來越離不開人事檔案的建立和使用了。

而在事業(yè)單位中，人事檔案是單位進行認識選拔與任用的最重要的參考依據(jù)，記錄著一個人的政治思想狀況、年齡、專業(yè)性以及生平履歷。

1.2 人事檔案管理的特點

首先，人事檔案擁有平常我們使用的其他檔案的一般特點，是個人履歷、獎懲情況、業(yè)務能力的最初記錄，具備原始性、真實性、備用性等特點。

其次，作為個人和事業(yè)單位人力資源管理所參考的最重要的檔案，人事檔案也有其自身的特點，它與普通的文書檔案、財務憑據(jù)等不同的是人事檔案始終以“人”為記錄對象，只對與個人有關的資料進行記錄。另外，人事檔案采用十類材料組合的組合方法，具備一定的保密性和隱私性，除了工作任職、晉升和福利待遇安排以外，一般不會對社會公開，具有較強的排他性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理信息化應用過程中存在的問題分析

2.1 信息化應用狀況參差不齊

由于各地以及各級政府在財力、技術、重視程度、需求等方面存在一定的差異，導致各事業(yè)單位在人事檔案信息化應用方面存在一定的差異，這種差異主要表現(xiàn)在硬件和軟件兩個方面：

首先是硬件方面，很多財力狀況良好的單位或者級別較高的事業(yè)單位具有十分齊全的計算機、掃描儀等硬件基礎設施，實力較為雄厚，管理經(jīng)驗豐富，工作效率較高，但是部分級別較低或者財力狀況不夠好的企業(yè)則在硬件設備數(shù)量和質(zhì)量方面存在不少差距；再就是軟件方面，各事業(yè)單位之間的交流不夠充分、分工不夠明確，導致各事業(yè)單位在軟件使用和開發(fā)上各自為主，且存在一定數(shù)量的單位仍在使用以人工為主，軟件技術為輔的人事檔案管理方式。

2.2 人事檔案信息化管理標準不夠統(tǒng)一和規(guī)范

規(guī)范化和統(tǒng)一的信息化應用標準是事業(yè)單位進行人事檔案信息化的基礎，只有建立起科學合理的統(tǒng)一的規(guī)范化標準，人事檔案管理的信息化應用水平才能夠真中發(fā)揮它的效用。然而當前我國并沒有建立其足夠統(tǒng)一的人事檔案的信息化應用標準，導致出現(xiàn)有些內(nèi)容這個單位會進行上傳記錄而另一個單位不會上傳記錄的問題，嚴重妨礙了人事檔案信息化應用與管理水平的提高。

2.3 人事檔案利用水平普遍不高

人事部門是人事檔案的主要使用對象，人事部門需要使用人事檔案為人事方面的決策提供依據(jù)和參考，只有充分利用起人事檔案來才能真正的提高認識管理效率和質(zhì)量。然而當前事業(yè)單位對于人事檔案的管理工作普遍存在著輕視利用而更加重視保密的現(xiàn)象，人事檔案利用水平和利用范圍普遍較低，任然處于被動服務的狀態(tài)。

2.4 部分事業(yè)單位人事檔案管理人員素質(zhì)較低

人事檔案的信息化管理需要管理者具備良好的人事管理知識和信息技術，需要文化水平和知識素養(yǎng)較高的人來進行操作和管理，只有這樣才能夠滿足人事檔案的信息化應用要求，真正發(fā)揮其效用。然而許多事業(yè)單位的人事檔案管理人員特別是年紀較大的管理者相關知識和技能明顯落后，只能更多的依靠手工或者半手工的方式進行人事檔案管理，嚴重影響了辦公效率，降低了人事管理水平。

3 事業(yè)單位人事檔案管理信息化的對策和建議

3.1 建立完善的人事檔案管理機制

事業(yè)單位要想做好人事檔案管理信息化的應用和管理，首先應當做的是建立完善的人事檔案管理機制，進一步完善人事檔案管理工作流程。

首先，建立完善的責任制度，將人事檔案管理工作中的責任明確到個人，將人事檔案才材料的收集、轉進、轉出和歸檔管理制度進一步規(guī)范；其次，隨著信息技術的不斷發(fā)展以及人事檔案管理要求的不斷提高，要不斷創(chuàng)新人事檔案管理方法，即使引進先進的技術和經(jīng)驗，不斷創(chuàng)新人事檔案管理制度。

3.2 加強人事檔案信息的管理和使用

首先，嚴肅對待人事檔案生成、驗證、收集等每一個工作流程，將信息化應用到人事檔案管理的每一個環(huán)節(jié)。同時也要進一步加強對人事檔案修復與檢查工作，定期對人事檔案進行復核，及時處理相關問題，以保障人事檔案的準確性和權威性。

其次，建立人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫建設，入庫以前要做好人事檔案的鑒別工作，結合與人事檔案有關的規(guī)定建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高人事檔案的管理效率。

最后，進一步提高人事檔案信息的保密性和安全性，可以從制度和人員兩個方面入手。制度上，要建立合理的人事檔案信息使用標準和制度，不符合使用要求的情況下堅決不能進行人事檔案的使用；人員上，加強對人事檔案管理人員的培訓，確保其掌握相關技能和規(guī)定。

3.3 重視人事檔案管理人員選拔、任用與培養(yǎng)

首先，建立合理的人才選拔與任用機制，提高人事檔案管理人員的任用標準，挑選更加優(yōu)秀的人才；其次，加強對人事檔案管理人員的培養(yǎng)與培訓工作，不斷提高其工作水平和能力。

4 結語

人事檔案對于個人、企業(yè)與人事單位都具有非常重要的使用意義，它是對人的年齡、表現(xiàn)等生平履歷的記載，能夠為人事單位的人事管理提供重要參考依據(jù)。因此需要管理人員進一步加強對人事檔案管理的重視，將信息化應用到人事檔案的管理工作中，并采取多種措施不斷提高人事檔案管理水平和效率。

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