信息化背景下事業單位檔案管理的創新研究

陳莉

摘 要：本文對信息化背景下事業單位檔案管理的創新進行了分析，并且提出相關的對策建議，為事業單位檔案管理的創新提供參考。

關鍵詞：信息化；檔案管理；創新

信息技術作為檔案管理中的重要部分，通過信息化創新使檔案管理質量提高，能夠促進事業單位的全面發展，因此，合理的利用信息技術進行檔案管理創新有著重要的作用，也是當前社會發展的要求。

1 信息技術對于檔案管理創新的意義

信息技術的應用能夠使檔案管理得到改善，將傳統的紙質檔案的人工管理模式進行改變，使檔案管理能夠更加的高效，這對事業單位檔案管理的創新有著重要的作用。主要體現在以下三個方面中。

信息技術使檔案更加完整，和傳統的管理方式比較，信息化管理能夠具有智能的特點，通過對檔案的統一整理和記錄，使用檔案管理軟件進行操作的保存，并且將其備份，能夠使檔案的管理更加的具有完整性。

信息技術使檔案管理效率提高，由于檔案的管理工作中存在大量的信息，工作流程比較復雜，而在傳統的方式中由人工進行管理，這使管理工作所需的時間比較多，同時不能保證工作的準確率，在信息化發展中，檔案資料變得更加復雜，人工無法對檔案進行高效的整理，而采用信息技術能夠使檔案管理工作得到優化，減少人力的投入，使檔案管理能夠更加的高效和準確。

信息技術可以使檔案信息的利用率提高，實現檔案的共享，事業單位的檔案主要由事業單位自己使用，由于紙質檔案的保存和使用具有局限性，在利用中較為不便。通過信息技術的應用能夠使檔案信息的利用的效果加強，通過快速的流通和共享使檔案信息的使用更加高效，結合檢索服務進行使用，使人們在檔案資料的查找和使用中更加便捷，簡化了檔案的使用程序，使檔案資源利用率提高。

2 信息化背景下事業單位檔案管理中存在的問題

2.1 信息化意識薄弱

一些事業單位中對檔案管理缺少重視，沒有改善檔案管理的觀念，這使事業單位中的檔案管理工作開展效果較差，由于管理人員的觀念沒有更新，依然使用紙質檔案進行人工管理，還有一部分事業單位雖然使用信息技術進行檔案管理，但是由于缺少積極的意識，在實際的工作中較為形式化，沒有將檔案管理的設施進行完善，在技術應用不能起到有效的作用，這使檔案管理的信息化開展受到了影響，使檔案管理的效率得不到提高，從而使檔案管理工作的創新難以實現。

2.2 管理人員缺少專業性

在信息化發展中，檔案管理人員不僅需要具有專業的檔案管理能力，還要了解網絡技術的應用，能夠使用計算機設備進行操作，但是在實際情況中，事業單位缺少這種復合類型的人才，在檔案管理工作中由于人員的技術不專業，缺乏相關的經驗，導致檔案信息丟失，還有一些檔案管理人員由于專業素養差，對新技術的接受能力比較低，不能掌握檔案管理的信息技術應用，使檔案管理工作的進行效果受到了影響。

2.3 電子檔案的安全性低

電子化檔案與紙質檔案比較具有更多的優勢，在利用中更加的便捷，但是電子化檔案的管理中存在泄漏的問題，這使檔案管理受到了影響，一些事業單位在檔案的管理中沒有重視安全保密的設置，導致電子檔案系統中沒有防火墻，這使檔案信息的安全性降低，無法使檔案管理得到保護。

3 信息化背景下事業單位檔案管理創新對策

3.1 創新信息化管理觀念

事業單位在檔案管理的創新中需要首先改變以往的觀念，使信息技術能夠得到重視，并且在檔案管理中得到應用。通過將檔案信息化建設歸入到事業單位的計劃中，使檔案管理的信息化建設能夠得到重視，同時需要加大投入，完善信息化建設，添加相關的硬件設備，對檔案管理系統進行更新和專有數據庫的開發，從而使檔案管理的信息化建設能夠具有良好的發展條件。

3.2 完善檔案管理體系

事業單位具有非盈利性，在檔案管理工作中，檔案管理能夠使事業單位的發展起到有效的指導作用。事業單位需要完善檔案管理體系，將制度進行明確，使檔案管理工作中的職責能夠得到清晰地劃分，同時合理的進行分工，使事業單位中的工作人員能夠針對自己的職責加強工作質量。在檔案管理中需要具有嚴格的制度，通過對檔案管理中各環節進行制度的明確，使檔案管理能夠具有統一的管理標準。在管理中工作人員需要按照規定進行工作，將檔案的收集、整理、歸檔等工作環節進行有序的安排，結合檔案監督體制進行完善，使檔案管理能夠得到監督，對人員進行考核，結合考核的結果采取合理的獎懲方式，使工作人員能夠在檔案管理中提高積極性，提升工作效率。

3.3 培養專業檔案管理人員

檔案管理人員是檔案管理中重要部分，人員的專業性以及個人素養都需要得到提高，這能夠使檔案管理工作的創新提供良好的條件。事業單位需要對檔案管理人員進行培訓，使人員的專業技術水平提高，同時要加強對人員的素養培養，使檔案管理人員能夠更加熟練規范進行檔案管理工作。通過培訓使人員能夠靈活使用信息技術設備，在培訓完成后進行考核，考核的結果和人員的工作績效相結合，使人員能夠在工作中不斷完善自己，提升自己的專業能力，使檔案管理工作得到質量的提高。

3.4 加強檔案管理的安全保護

隨著信息技術的快速發展，安全也需要得到重視，在事業單位檔案管理中，需要通過加強安全保護的方式來使檔案信息的安全性提高。建立防火墻進行防護，將電子檔案的管理進行規范，按照運行環境以及存儲方式的標準進行管理，使檔案能夠在安全的環境中得到保存。將管理系統進行規范的使用，對電子文件的格式以及存儲載體進行統一，可以利用光盤進行存儲，使安全性得到保障。另外，還需要對檔案信息進行修復和檢查，使檔案信息能夠安全完整。

4 結語

隨著信息化的發展，事業單位的檔案管理工作也有了新的要求，通過信息技術的結合式檔案管理得到創新，從理念的創新、管理體系的完善以及管理的安全保護來使檔案管理的質量得到提高，加強信息技術人才的培養，使檔案管理在信息化建設下能夠更加的高效，同時提高檔案的利用率，促進事業單位的發展。

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