新媒體背景下人事檔案管理信息化建設探討

張鈺茗

摘 要：目前，我國已經進入全面的信息時代，企業人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，加強信息化建設有助于企業管理水平的提高。文章通過對人事檔案管理存在的問題進行分析，探討檔案管理信息化建設的有效措施。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化；檔案信息

科技與經濟發展不斷帶動著當前社會的信息技術應用，為了能夠更好地保證我國各行各業的發展效率，就應該重視信息技術的優化與完善。人事檔案管理可以說是我國管理制度中比較有特點的工作之一，其主要目的就是記錄個人的生活經歷以及學習經歷，個人檔案能夠全面而細致地記錄著每個人的人生軌跡，具有很高的參考價值。而利用信息技術對人事檔案進行管理能夠很大程度低提升工作效率，對于社會進步以及管理方式的進步有很好的促進作用。

1 人事檔案管理信息化建設的必要性

當前隨著信息技術的不斷發展，人們在社會活動中越來越離不開信息資源，而人事檔案記錄著一個人的全部信息資料，所以在人力資源管理中越來越重要，并且信息化技術的大力發展、人事檔案管理的社會化、開放化等，給人事檔案管理信息化建設提供了良好的條件，所以，這是社會發展的必然，也是我國社會信息化管理的急切需求。信息化主要就是對計算機和網絡技術的利用，人事檔案信息化改變了傳統的使用紙質記錄的方式，通過電子文檔將人事信息記錄在計算機當中，這樣不僅使得人事管理信息更加全面，還有效地避免出現信息丟失的問題。由此可見，人事檔案管理信息化建設可以有效地提高對信息資源的利用率，同時還有效地確保信息的安全。人事檔案管理涉及的信息越來越多，在對信息更新的時候通過網絡可以加快速度，并且對管理信息還可以完成實時更新，對相關資源實現共享。傳統的人事檔案信息更新全部都是工作人員完成對紙質信息的更新，而建設信息化以后可以有效地減少工作人員的工作量，提高工作效率，同時上級部門或者領導在對員工進行考核的時候可以隨時查詢相關資料，十分便捷。因此，人事檔案管理信息化建設可以減少對人力的使用，并且在對相關信息資源更新的時候速度更快，更具有時效性，有效地提高人事檔案管理的工作質量、工作效率以及工作水平。

2 信息化時代人事檔案信息管理的現狀

2.1 缺乏監督意識

某些單位在人事檔案管理過程中缺乏監督意識，沒有意識到人事檔案記錄的重要性，導致人事檔案管理效率低下，沒有將人事檔案的作用發揮到極致，這樣就會直接影響個人的工作待遇以及與自身利益密切相關的事情。有些單位在監督管理方面沒有嚴格按照規范進行操作，沒有實現檔案管理工作的制度化以及規范化。

2.2 人事檔案管理工作人員思想素質落后

在信息技術高速發展下，部分人事檔案信息也逐漸由計算機進行信息化管理，所以對人事檔案管理工作者的專業技能方面和知識掌控方面提出了更高的要求。另外，人事檔案管理工作者的素質修養水平總體偏低，思維模式跟不上時代的高速發展，對人事檔案信息收集整理的時候，比較懈怠，不夠重視。大多數檔案管理人員覺得，人事檔案沒有實際作用價值，收集和整理只是做個樣子、走個形式，經常出現個人檔案信息內容不完整或將檔案文件亂丟亂放的現象，致使若需要查看某人事檔案信息時不能高效的完成調閱。若檔案管理人員對人事檔案管理工作不重視或個人能力較低，則會影響人事檔案管理工作的順利進行。

2.3 信息化標準規范不統一，信息化系統不完善

人事檔案管理信息化的建設基礎是標準規范化，因此想要完成對人事檔案管理信息化的建設必須要建立完善的規范機制。當前很多部門在進行人事檔案管理信息工作的時候都是根據自身的利益進行，各自采取適合自己的管理方式，沒有統一的信息化標準，這樣就導致人事檔案信息化不通暢，同時也不能有效地實現對信息資源的共享。還有一部分單位在人事檔案信息化管理中使用適合自身發展需求的管理系統，但是在人才信息流通迅速的今天，這種管理方式已經不能有效地滿足信息社會化的發展需求。

3 提高人事檔案管理信息化的有效對策

3.1 必須轉變觀念

推進人事代理檔案信息化管理，必須把做好檔案管理工作的觀念轉變過來，由紙質檔案手工整理的模式過渡到利用現代計算機管理的模式中來，基層人事代理檔案管理單位要采用新技術，在國家統一的信息化標準指導下，花大力氣建立完整的人事檔案數據庫，由國家或者省市一級建立一個相對固定的國家級標準的數字庫，建設時按大檔案的概念來考慮檔號的設置、字段設置、檔案的分類，等等，把所有檔案都納入這個標準中來，然后再按專業的檔案門類進行細分，使所有的檔案數據都可以非常方便地導入傳出，達到市級、省級甚至國家級的大檔案中心資源共享的目的，方便于人力資源的全國流動。

3.2 人事檔案管理的硬件設施建設

在進行人事檔案管理工作時，對應的軟硬件設施建設是該活動的基礎，比如網絡設備及辦公區域等。在2018年對某省部分事業單位的調查中發現，在受調查的單位中，有9成的單位沒有給人事檔案管理設置足夠的辦公場地，檔案保管室與辦公區域在一起，缺少對應的計算機設備。在為數不多配有計算機設備的單位里，一般也只是簡單地記錄人員的檔案編號和姓名，以便能及時找出人事檔案的紙質文件，并沒有在電腦上記錄詳細信息。所以要單位加大資金的投入，增強軟硬件設施的建設，配置足夠的辦公場地和電腦網絡，才能使人事檔案的管理和信息化建設的順利開展。

3.3 提升人事檔案管理人員的綜合素質

相關部門要重視提高檔案管理人員的專業化素質，對檔案管理人員進行定期培訓，安排專業人員開展“人事檔案基礎知識培訓”等活動，力求將理論知識與實際工作結合起來，確保能夠有效提升工作人員的專業技能。積極創新培訓形式，拓展培訓平臺，立足崗位鍛煉成才。采取討論分析等方式激發工作人員的工作興趣，增強自身責任感，進而推動檔案管理創新工作順利開展。建議采用考核激勵機制，對于工作完成質量高、工作態度積極負責的員工，要進行表揚和獎勵；對于工作完成質量低、工作態度消極的員工，要進行批評和教育，進而不斷提升檔案管理創新工作人員的綜合素質。

3.4 健全各種相應的規章制度，加大安全保密力度

在建設人事檔案管理信息化的過程中，要對各種相關制度給予一定的重視，還可以將比較成熟的立法建議提出來，從而促進相關規章制度的建立與完善，對人事檔案信息化管理的建設提供有效的約束和激勵機制，使得檔案信息化的法制建設得到進一步推動。人事檔案管理工作具有較強的機密性、專業性以及政治性，因此相關的檔案信息不僅需要專人進行管理，還需要單獨進行存放。但是當前人事檔案管理人員沒有較強的計算機信息保密意識和知識，因此在建設的時候還要重點關注安全保障系統的建設，使得人事檔案信息安全體制逐步健全。在信息化建設的過程中，還要安排專人對檔案管理系統進行管理，使得檔案信息數據庫更加安全，同時還要加大對電子文檔的監督力度，確保電子文檔信息的真實性和有效性。

4 結語

綜上所述，我國人事檔案信息管理非常關鍵，相關部門一定要提高重視度，保證我國各個企業對個人信息管理以及記錄的質量。由于信息化技術不斷推動著社會的進步，對于檔案信息管理工作也有較高的促進作用，所以重視信息技術應用非常關鍵。

參考文獻

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