淺析行政檔案管理工作中信息技術的應用

王磊

摘 要：檔案管理工作具有較強的系統性和復雜性特點，在當前科學技術快發展的新形勢下，傳統的檔案管理手段越來越無法滿足社會多元化發展的需要。行政檔案是提高機關工作效率和工作質量的重要保證，在當前行政檔案管理工作中引入信息技術已成為必然趨勢。這不僅能夠打破傳統行政檔案管理模式的局限性，而且進一步拓展了檔案的交互渠道，檔案信息傳遞不受時間和空間制約，而且在信息技術支持下，通過構建行政檔案管理信息系統，可以進一步提高行政檔案管理工作的有效性和實效性。

關鍵詞：行政檔案管理；信息技術；優勢；應用

在當前行政檔案管理工作中，通過利用信息技術來對檔案信息進行收集整理、歸納分類、查詢和提取等，并通過構建完善的檔案管理系統，利用云空間實現檔案信息的存儲，不僅可以實現人力資源的節約，而且有利于行政檔案管理工作效率的提高，對于提高行政檔案管理工作的水平和實現行政檔案的高效利用具有積極的意義。而且通過加快推動行政檔案管理信息化建設，還能夠更好的發揮出行政檔案的重要價值，從而為行政管理工作的開展提供重要的信息支持。

1 行政檔案管理工作信息技術的應用優勢

1.1 實現檔案數字化

通過推進行政檔案管理信息化建設，可以實現檔案的數字化，打破傳統檔案利用中的各種局限性，實現檔案信息的網上歸檔、管理、查詢和共享，有效的提高了行政檔案管理工作的效率，提高了行政檔案的利用率。而且行政檔案數字化實現后，在實際行政檔案管理工作中，可以通過在線督促和指導，實現檔案信息的集中和規范化管理，加快推動檔案管理工作的開放性進程，使檔案管理工作從傳統的保管工作向信息采集、管理和服務職能進行轉變，實現了檔案信息資源的優化配置，使行政檔案能夠為社會提供更加高效和優質的服務。

1.2 實現檔案信息共享，促進檔案信息總量增加和檔案信息結構的優化

當前我國處于信息化時代背景下開展行政檔案管理工作，通過實現行政檔案信息化管理，行政檔案能夠更好的為各級領導和廣大公眾利用，而且信息實現了有效共享。特別是電子檔案的發展，加快推進了檔案數字化發展步伐。檔案信息化和數字化的實現，可以實現檔案信息的網上即時歸檔，檔案歸檔工作能夠全員參與，有效的提高了歸檔信息的準確性，避免了檔案信息資料流失的情況發生，不僅促進了檔案信息總量的增加，而且進一步促進了檔案信息結構的優化。

1.3 提高了行政檔案管理工作的效率和服務水平

傳統行政檔案管理工作中主要是由人工來對檔案實體進地收集、整理、保管利用，需要投入大量的人力和物力，這種管理模式已無法與當前信息技術快速發展的需求相適應。加快推動行政檔案管理信息化建設，有利于提高檔案儲存量和管理工作的效率，實現資源的節約。而且在當前社會發展過程中，社會公眾對檔案信息需求量不斷增加，但對于行政檔案的查閱存在一定的難度和不便，這就迫切要求檔案信息的共享的實現，通過行政檔案的數字化管理，檔案利用者通過網上即可以實現對檔案信息的查詢和利用。另外，行政檔案管理部門也不斷的創新自身的服務形式，改變檔案信息的檢索和利用方式，從而為檔案用戶提供更及時和便捷的檔案信息服務。

2 行政檔案管理工作中信息技術的應用措施

2.1 把實體管理轉變為信息管理

基于信息時代背景下的行政檔案信息，在針對傳統文字類信息管理的同時，還可以將圖片和視頻等形式的檔案信息加入到了檔案內容中來，進一步豐富檔案信息，增強了檔案的可信度。同時采用系統化的軟件來對行政檔案進行管理，在檔案管理系統中，各種類型的檔案信息都能夠在系統中進行傳輸和存儲，有效的提高了檔案管理水平。特別是通過構建行政檔案信息數據庫，檔案信息的調用和查閱直接從數據庫進行調取，有效的提高了檔案信息的利用率。但在當前行政檔案信息化管理模式下，傳統的實體管理仍不能松懈，在今后較長的一段時間內，檔案的實體管理和信息化管理將共存，而且在實際管理工作中通過將兩者有效結合，能夠進一步提高行政檔案管理服務質量和水平。

2.2 建立有效行政檔案信息管理系統

依托于信息化技術來促進檔案信息管理系統的構建，這是一項較為復雜的工作，其涉及諸多環節，在具體建設過程中，要求檔案主管部門要給予充分的重視，并制定詳盡的構建計劃，明確分工，避免工作中出現疏漏。而且在行政檔案信息管理系統建設過程中，需要提高硬件操作要求，針對于網絡安全問題制定切實可行的措施，嚴格按照行業化標準科學構建檔案信息化管理系統，并積極促進行政檔案管理信息化平臺建設，有效的保證行政檔案的立體性、動態性和可靠性。并借助于行政檔案管理信息平臺，實現檔案信息的有效傳遞，為行政檔案信息化建設打下堅實的基礎。

2.3 動態虛擬管理行政檔案

在行政檔案管理工作中運用云計算技術，可以實現檔案信息的動態化、虛擬化管理，并通過構建數據庫，進一步提高行政檔案服務水平，實現行政檔案信息的統一管理。在實際工作中，可以根據具體的資源使用和服務需求，降低基層單位的信息化門檻，以此來提高整體檔案管理信息化水平。并通過構建統一平臺，充分的運用互聯網技術來促進資源的共享，進一步提升檔案管理和服務的規范化和信息化水平。

2.4 完善數據庫建設，提升檔案信息的共享率

通過促進行政管理工作數據庫資源建設，進一步促進行政檔案管理信息數據傳輸和傳送流程的完善，并通過運用多媒體技術實現對檔案信息的有效處理。加快推進行政檔案管理和信息服務網絡建設，實現部門間的良性溝通和運作，提高行政管理信息傳遞效率，使行政檔案信息能夠更好的滿足查詢和調取工作的需求，進一步提升行政檔案信息的共享率，實現行政檔案管理工作水平的大幅度提升。

2.5 提高檔案工作者的專業素質

信息化時代背景下的行政檔案管理工作，需要構建一支高素質的檔案管理隊伍。即要求檔案管理人員要認識到檔案信息化發展的趨勢，并能夠在實際工作中積極接受新思想和新技術，具有較強的創新精神。而且在實際工作中檔案管理人員要不斷的提高和強化自身的素質和專業能力，這樣才能積極推進行政檔案管理工作的信息化進程，加快推進行政檔案的網絡化和信息化發展進程。

3 結束語

在當前行政檔案管理工作中引入信息技術，實施行政檔案的信息化管理，有效的提高了行政檔案管理工作的效率。而且通過構建行政檔案電子信息平臺，并對行政檔案管理全程進行信息加密，在保證行政檔案信息安全的同時，可以進一步提高行政檔案服務水平，實現行政檔案信息的高效利用。

參考文獻

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