小議提升基層機關檔案管理實效的有效策略

陳匯

摘 要：在基層機關部門，檔案管理是比較重要的一項工作。基層機關檔案管理工作要結合時代發展的需求，使傳統的紙質檔案逐漸向電子檔案發展，不斷提高檔案管理工作的信息化水平以及現代化水平。基層機關必須要結合實際發展狀況，對檔案管理方法與模式進行創新，提高檔案管理的實效，有效的發揮檔案管理的效益。

關鍵詞：基層機關；檔案管理；策略

檔案管理工作主要是對基層機關部門的檔案信息進行針對性的管理，并能夠為具體使用單位或者個人提供檔案檢索、檔案查詢以及檔案使用等各項服務。在新形勢下，檔案管理工作也發生了一定的變化，所涉及的信息內容比較復雜，所以為了能夠有效的提高檔案管理的服務水平，為了能夠有效的發揮檔案信息的作用，基層機關必須要結合實際進行有效的創新，不斷提高檔案管理工作的效益與效率。

1 基層檔案管理工作存在的問題

1.1 基礎業務比較薄弱

有一些機關單位并沒有認識到檔案管理的重要性，所以在實際開展工作時不能夠將檔案管理工作作為一項基礎的業務來抓。還有一些基層機關部門不能正確科學的認識檔案管理工作，不能有效的落實與學習相關的法律法規與相應制度，從而造成檔案管理基礎業務水平相對薄弱，出現管理混亂的現象。從現階段部分基層機關檔案管理工作實際來看，缺乏明確的機制、標準以及工作流程，即使建立了相應的檔案管理制度，也不能夠很好的落實下去，缺乏專業人員負責，單位領導也不能夠做好相應的監督管理，從而導致檔案整理不規范、信息不真實等實際問題出現，這些問題的出現阻礙了機關單位的發展，同時也浪費了巨大的資源。

1.2 缺乏專職人員，歸檔立卷制度不完善

有一些基層機關單位沒有配備專業的檔案人員或者檔案人員數量比較少，大多采用的是臨時工、聘用工勤人員、向下級單位借調人員的各種方式來完成檔案管理工作，從而不能夠有效的保證檔案管理工作的科學性與有效性。與此同時，基層機關單位檔案管理工作較為復雜、工作量大，所以導致在年末歸檔工作中不能夠有效的完成。同時又因為基層機關工作人員不能夠有效的認識檔案管理工作的重要性，導致機關工作人員不能夠全體參與檔案管理工作，所以不利于加強檔案管理工作意識，從而降低基層機關工作的有效性。還有部分基層機關單位不能夠有效的落實部門歸檔立卷制度，所以導致在檔案管理工作中非常容易出現相互推諉、職責不清的實際現狀，從而直接阻礙檔案管理工作的有序開展，使檔案出現遺失、收集不全等問題。

1.3 檔案利用方式原始化，檔案利用率不高

受到傳統檔案管理工作的影響，導致檔案利用方式依然原始化，同時檔案的利用率也不高。這主要是因為早期機關檔案部門主要為本機關工作進行服務，政務信息公開程度偏低，社會大眾想要查詢相關信息較難，雖然社會信息技術發展較快，但是基層機關檔案發展的步伐較慢，業務能力較差，檔案收集不全，再加上對管理工作的不重視，嚴重阻礙了檔案管理的發展。

2 提升基層機關檔案管理實效的有效策略

2.1 加強檔案管理重要性，不斷完善檔案管理網絡

基層機關應該著重注意建設綜合檔案室，加強資金投入，不斷擴充其面積，加強檔案設施的建設，使檔案能夠符合標準化、規范化的實際要求。除此之外，還應該不斷完善檔案管理網絡，成立專門的檔案管理工作小組，不斷促進檔案管理工作逐漸走向規范化道路。基層機關領導應該重視檔案管理工作的重要性，要著重加強檔案工作管理內容，不斷提高工作部門的管理水平以及基礎業務能力。同時還應該使工作分工明確，將檔案管理工作有效落實下去，及時有效的解決檔案工作室達標升級所需要的設備與經費問題，單位全體工作人員都應該加強檔案管理意識，使單位全體工作人員都能夠重視相關工作，同時促進檔案管理工作的有效運行。著重加強檔案管理工作組織建設，提高工作人員的專業素養，可以成立專門的領導小組，從而負責檔案管理工作相關規劃與協調，能夠保證可以及時的完善檔案管理網絡，可以利用培訓、學習等具體活動，不斷強化專職或兼職檔案人員的綜合素養，加強工作人員的實踐水平。另外相關工作人員還應該積極認真的學習一些先進的軟件操作技術，不斷更新自己的技能，從而提高檔案管理的素養與職業技能。基層機關應該不斷完善相應制度，實現信息化管理，要結合基層機關部門發展實際現狀，不斷完善檔案管理相關制度，加強制度的可行性，使檔案管理工作能夠有據可依。每年年初還應該將檔案管理工作納入年度工作計劃中，保證檔案管理工作可以與其他業務工作進行評比、進行檢查，以此來提高檔案管理工作的實效性與科學性。

2.2 完善歸檔立卷制度，開發檔案信息管理系統

基層機關部門還應該結合實際現狀完善歸檔立卷制度，需要成立專業檔案小組，并不斷完善檔案管理網絡。首先應該建立科學有效的管理制度，使管理制度能夠有效的落實下去，基層部門還應該建立分管領導負責制與主要領導負責制，明確各負責任的責任所在，使負責人更能夠積極對待檔案管理工作。同時加強工作人員的知識能力與業務水平是非常重要的，有關部門必須要結合實際開展檔案業務培訓及學習活動，不斷實施再教育，從而更新檔案工作人員的知識結構，使檔案工作人員能夠適應新形勢，結合新發展需求，全面提高自身綜合素養，有效促進檔案管理工作的發展。最后，還應該積極的推動評比表彰等實際活動，要不斷完善工作激勵機制，不斷激發工作人員的積極性與熱情，有利于培養專業的檔案管理工作人員以及建設專業的隊伍，可以有效的提高檔案管理與收集工作的效率，提高檔案整理規范率與檔案齊全率。在實現檔案信息化管理中，應該不斷對相應的信息化管理系統進行開發，結合本部門發展現狀與實際情況，多購置一些先進的電子設備，保證能夠從硬件方面滿足檔案管理現代化與信息化的實際需求。

2.3 加強業務建設，開發信息資源

基層機關首先應該不斷明確各類檔案的基本規定要求，著重加強檔案的驗收與檢查工作，結合實際情況制定科學合理的檔案分類方案以及保管期限表制度。另外，還應該注重檔案信息的整理，不斷加強檔案整理的規范性操作。要建設專門的檔案管理辦公室，同時不斷完善現代化的設備，要注意檔案的保管，為檔案的規范化管理以及安全性保管提供更好的硬件條件。凡實施檔案管理工作時，要注重加強檔案深加工工作，比如可以具體編制案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄等各種檔案檢索工具，提高檔案的科研成果。檔案工作人員也應該不斷提高自身的綜合素養與職業道德，要樹立愛崗敬業的態度，確保能夠提供更優質的服務，當工作人員應該熟悉工作流程，熟悉掌握各種先進技術，保證能夠在第一時間快捷、準確的提供檔案材料。

3 結束語

在新形勢下，基層機關檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，基層機關部門應提高對檔案管理工作的認識，將檔案管理工作放在重要的位置，采取相應的措施提高檔案管理工作的實效性，有效的促進檔案管理工作朝著信息化與現代化的方向發展。

參考文獻

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