淺談人事檔案管理

龐琴平

摘 要：人事檔案能夠真實地記載和反映個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是個人自身成長歷史的真實記載；人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。

關鍵詞：人事檔案；現代化和信息化

改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。本人結合近年來檔案管理的工作實踐，就人事檔案的管理工作談幾點體會。

1 人事檔案在人力資源管理中的作用

1.1 提供真實可靠的信息

人事檔案能夠客觀地反映干部職工各方面的情況，是干部職工德、能、勤、績等情況的綜合記錄，是組織人事部門全面考察了解和正確選拔、使用人才的重要依據。

1.2 提供重要的依據

干部人事檔案收存的材料形成于不同的時間，材料上留有組織公章、個人手跡或印鑒等具有法律效力的標志，因此，干部人事檔案能為落實干部政策、調整工資級別、解決生活待遇、更改參加革命工作時間、編史修志等有關問題提供重要憑證。

2 當前人事檔案管理中存在的不足

2.1 人事檔案材料不全

如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少；表彰和處分材料散失較多，一些本該有的履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷；有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

2.2 人事檔案內容失真

真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容填寫前后不一，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫，而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

2.3 人事檔案利用范圍狹窄

由于檔案材料不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視單位內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了人事檔案利用率的降低。

2.4 人事檔案管理信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高。但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作，相對較為耗費人力、物力，而且手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞，在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學化、系統化和標準化管理。

3 人事檔案管理的建議

3.1 提高檔案管理人員素質

人事檔案管理的好壞，很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質和專業素質在，加強責任感，把人事檔案工作看作一項重要的工作，在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯；有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，認真鑒別材料的真偽，按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，將人事檔案材料當作一種資源。

3.2 充實人事檔案的內容

要適應新形勢發展，就要對人事檔案內容不斷地充實優化。一方面要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等的內容；另一方面更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。

一是能力方面。重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況，以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。二是業績方面。要及時將干部職工流動的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案。三是誠信方面。要規范干部職工流動人員自身誠信狀況的管理，重點記載黨政干部廉潔自律、專業技術人員學術和技術水平等個人公共道德與行為方面的信用資料。

3.3 完善人事檔案管理制度

人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，因此必須建立健全管理制度，實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。要提高干部人事檔案管理質量，就要及時收集和補充檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

3.4 加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案是人才信息資源庫，要合理利用各種資源，把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，檔案管理部門要進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，并根據需要通過屏幕查閱有關內容，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

總之，人事檔案管理要與時俱進，不斷學習現代管理理論、掌握新技術的運用；不斷開拓創新，真正適應知識經濟的時代要求；開創檔案工作的新局面，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

[1]路春暉.事業單位人事檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案；2010.06