規范高校信訪檔案工作淺析

陳群

摘 要：信訪檔案與信訪工作息息相關，是一種專門檔案，它是信訪活動的真實歷史記錄，它的完整性直接關系到以事實為依據的信訪工作的客觀公正性。信訪檔案管理作為信訪工作中的一項重要的、基礎性工作，要充分發揮信訪檔案為高校信訪工作服務的作用。本文就如何規范高校信訪檔案工作做了進一步的分析。

關鍵詞：高校；信訪檔案；規范；淺析

高校信訪工作是高校聯系廣大師生員工的橋梁和紐帶，其工作開展好壞，直接關系到學校的和諧穩定。高校信訪在化解矛盾糾紛，為信訪人排憂解難，維護高校和諧穩定和師生切身利益，促進高校健康發展等方面發揮了積極作用。

1 高校信訪檔案的特點

1）信訪檔案渠道多樣化。與傳統紙質信訪檔案不同，隨著現代信息技術的發展，高校信訪檔案具有渠道多樣化的特點，信訪反映渠道由以往的來訪、來信、來電等形式發展到電子郵箱、校園網論壇、高校信訪工作平臺等網絡形式。而今，各院校都設立了“書記信箱”“校長信箱”“舉報箱”等，在重要節假日或重大活動期間各院校都會安排信訪接待日，渠道的暢通，加深了廣大師生員工與學校領導密切聯系。信訪內容和信訪數量逐年提高，帶來的信訪壓力和難度也在逐年加大。

2）信訪檔案對象多元化。就近幾年我們收集整理的信訪案件分析，信訪人群主要為在校學生、在職教職工、退休職工或其家屬。但現在由于高校每天要和社會無縫接觸，很多事件不再是校園內部事務，凡是與學校有關聯和各行各業人員都可能是信訪對象。

3）信訪檔案內容復雜化。教職工信訪涉及的內容主要集中于職稱評審、干部任用、工作作風、政治紀律、組織紀律、收入分配、民生問題和歷史遺留問題等方面；學生信訪多涉及獎懲、收費、文憑、食宿等內容；其他人員多為與教職工或學生產生的糾紛或在高校內行走、活動或因業務關系產生的糾紛等。

2 高校信訪檔案工作的作用

1）信訪檔案的憑證和依據作用。信訪檔案產生于高校內各信訪對象在信訪過程中發生、發展及其形成過程中演變的一個歷史材料，同時又貫穿于各系（部）、各處（室）教育教學工作及其各組織管理運行過程中形成的系列環節材料。是一種不可再生的重要信息資源，是高校信訪案件調處的重要歷史資料。信訪檔案能真實地記錄和反映信訪人所要反映的真實面貌，對重訪戶和老上訪戶可以提供有利的證據。

2）信訪檔案的參考和借鑒作用。 信訪檔案是信訪工作的一部分，通過查閱信訪檔案，可使接訪單位掌握更詳實的歷史資料，了解這起信訪發生的規律，有利于作出正確的分析和判斷，有效地避免隨意性和失誤現象，也為貫徹有關政策和規定、指導相關工作提供了歷史依據和處理問題的借鑒案例。同時信訪檔案具有原始性和可靠性特點，處理過程中會記錄當事人的意圖，留下當事人痕跡，反映當時歷史狀況，對處理歷史遺留問題、重訪和老訪戶上訪案件時，在查考、爭辯研究和處理信訪問題方面，信訪檔案的依據性和完整性將起到很大的參考作用。

3 高校信訪檔案管理

3.1 高校信訪檔案的收集整理內容

1）紙質信訪原件，網絡來信打印件，來訪和來電的時間、地點、事情經過以及關聯人和事的原始記錄，上級相關信訪部門的信訪轉辦單及相關材料。

2）呈送上級部門的請示，各級領導的批示，信訪處理單，處理信訪事項過程中的有關材料（筆錄、資料復印件、相關單位或個人出具的書面材料、證明、取證材料等），調查處理經過記錄，協調會議記錄，調查報告，給信訪人的書面答復，調查結案材料，信訪處理單閱辦登記本，信訪工作平臺中生成的有數據的存儲介質等。

3）上級下發的有關信訪工作的文件資料，領導講話、情況通報、工作交流、信訪信息類刊物等文字材料。

3.2 高校信訪檔案管理工作存在的問題

1）檔案管理工作收集不齊全，沒有與信訪案件同步進行。高校信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。在整理信訪件時，感覺收集文書檔案齊全，案件檔案不齊全。有些信訪案件有可能接訪人換了一批又一批，這類信訪件從接待、調查、核實、處理等全過程拉鋸時間長，經過的部門多，處理的環節多，因而形成的檔案種類多、數量大，其中一個環節沒收集齊全，就會嚴重影響信訪案件處理的真實性和可靠性。如何做好此類檔案收集、整理、保管工作，確保其完整、準確、系統，需要本著同步進行的原則，分期分類進行科學歸檔。但在接訪過程中，往往會忽略或不重視前期材料的收集和整理，造成了有關材料缺失現象。在實際處理問題時，由于把主要精力放在如何說服信訪者方面，到信訪案件結束時，才開始著手進行檔案資料的收集整理，結果有些過程材料因為沒有留存而造成檔案嚴重缺失。一旦信訪戶不服重上訪，會造成比較被動的局面。

2）檔案管理部門不規范。由于信訪件牽涉面多、時間跨度長，接訪人員不固定，檔案資料分流在各接訪人手中，檔案資料各自為陣，沒有進行統一管理，出現人走檔案走，人走檔案沒人管或被無辜處理的現象。

3）檔案管理人員專業水平不足。我院檔案管理人員均為兼職人員，存在接訪人即為信訪檔案管理人員現象。他們普遍檔案管理意識薄弱，對檔案管理知識不熟悉，缺乏管理技能，只管收集不管整理，造成了檔案的缺失和不完整，也不利于查找利用。

3.3 高校信訪檔案的管理措施

1）制定制度完善管理手段。制定信訪檔案工作制度，將信訪工作納入學校考核體系，落實各處（室）、系（部）信訪工作責任。對原有信訪檔案進行重新整理、鑒定、編目；對正在辦理的信訪件按信訪檔案管理要求進行規范管理。

2）健全工作機制，提高管理效能。將信訪工作與學校安全穩定工作有機結合，重視信息收集、報送和分析研判。為了能夠及時掌握師生中的各種信息，掌控事件處理的預見性和主動性，確保做到有事早發現、早處理，把事情處理在萌芽狀態，組建一支信息員隊伍。制定信息員職責、信息報送制度，落實信息報送的責任制和責任追究制。同時制定對重大事件和敏感時期的分析研判制度。

在信訪處理過程中，落實一名具體負責人專門負責檔案收集整理工作。檔案管理人員平時做到主動上門收集材料，給信訪處理部門列出需歸檔的清單，確保檔案材料齊全。如對案件檔案需要信訪部門把從接待、調查、核實、處理等全過程中形成的具有保存價值的材料要收集齊全；對文書檔案需要信訪部門把在信訪工作中自身形成的、上級下發的文件和資料收集齊。

3）加大培訓力度，提高信訪檔案管理水平。對各處（室）、系（部）要明確一名信訪檔案管理人員，負責對本部門檔案的收集整理工作。對檔案管理人員進行定期或不定期的業務培訓，提升管理人員的素質和綜合管理水平，為建設優質高效服務。

4）加強信訪檔案安全管理。檔案工作者除對信訪檔案管理工作做到“十防”（防盜、防火、防水、防潮、防霉變、防塵、防鼠、防蟲、防光、防破壞）外，還要加強對檔案信息損毀的預防、失密泄密的預防，在查閱利用過程中堅持做好登記、保密等工作，切實維護信訪檔案的完整與安全。

在現代經濟體制改革和城市化進度日益加強的背景下，高校信訪矛盾和問題也日益突出，信訪檔案工作的重要性不斷的突顯，加強對信訪檔案工作的管理，有利于維護社會穩定，促進社會和諧。