對當前人事檔案工作重要性的淺析

譚延良

摘 要：人事檔案在我們的日常工作和生活中起著非常關鍵的作用。它是對職工個人學習經歷和工作履歷的客觀記錄，是記載人生軌跡的重要依據。本文從我國人事檔案管理的社會價值入手，對人事檔案管理的重要性進行了論述。

關鍵詞：人事檔案；重要性；價值

1 人事檔案管理的社會價值

人事檔案的社會價值取決于其社會屬性。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。人事資料的形成與人事管理活動密不可分，人事檔案工作的現實意義決定了人事檔案存在和利用的社會價值。在計劃經濟時期，人事檔案是國家機關和企事業單位人員身份的重要憑證，也是各項人事管理工作的重要依據和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。在市場經濟條件下，隨著信息技術的廣泛應用，信息已成為重要的社會資源，信息的收集利用也成為一項具有戰略意義的社會工程，人事檔案作為信息的主要載體之一，其社會價值得到了巨大提升。像是人力資源配置、企業人事管理和社會保障等都依靠于人事檔案工作。因此，人事檔案管理工作的社會價值是毋庸置疑的，人事檔案工作的提升發展至關重要，幾乎關系到每個人的切身利益。

2 我國人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案與職工的切身利益密切相關，包括了個人學習、工作經歷、生活狀態和工作成績等內容，是職工享受各種社會待遇的憑據以及解決勞動糾紛的依據。隨著社會的不斷進步，舊有的企事業人事檔案管理辦法已經不能滿足新的社會發展趨勢和新型勞動力市場的需求，出現了許多現實問題。

2.1 人事檔案存在多頭管理問題

人事檔案管理經過多年的發展，但目前的人事檔案管理仍處于新舊體制轉制時期，管理模式主要是沿襲舊體制。人事檔案普遍由單位、部門統一管理，具體包括黨委組織部門和政府人事部門的人才流動服務中心、勞動部門的就業服務中心、教育部門的畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位。這種多頭管理反映了傳統“檔隨人走”的人事管理模式，它一方面束縛了人力資源按照市場需求配置流動，另一方面也影響了人事檔案管理的質量。近年來，隨著高校畢業生就業體制的改革和人事代理制度的逐步推行，在畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。

2.2 部分單位的職工檔案存在著客觀性、準確性、完整性差的問題

因為檔案管理員沒有嚴肅、負責地填寫好檔案材料，致使有的檔案錯漏百出。職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經歷記錄不完整等。有些單位的領導認為職工檔案沒什么用，不給新招錄的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。

2.3 檔案管理人員專業性有待提高

檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從業人員具有一定的政治素質和業務能力。同時，許多單位的檔案室設備陳舊，管理手段落后，距離規定標準還有一定差距。有的單位對檔案管理只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子。

3 加強人事檔案工作的主要措施

要改革現行“人檔合一”的人事檔案管理體制，建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新收回來，歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心。除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業單位人員（包括改制破產的企事業單位置換身份后的人員）、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位。嚴肅檔案管理，以制度化、規范化為基礎，提高檔案的內在質量，為人事工作提供準確、真實可靠的數據。

改善人事檔案管理設施，提高檔案管理人員素質。現階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護還是開展檔案業務工作，對所需的設施都提出了更高的要求。現代化的設備和技術手段是實現人事檔案管理現代化的物質基礎。人事檔案管理部門要積極爭取上級支持，改善檔案管理設施和設備。首先是要建立堅固的防火、防潮專用檔案室，檔案室內配置鐵質的檔案柜、空調機、除濕機、滅火器等設備，定期對庫房的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的設施和安全措施進行檢查。其次是根據單位資金實力，合理配置計算機、復印機、掃描儀、數碼相機等現代化設備。這些現代化設備的使用，尤其是人事檔案的計算機信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化、現代化，為領導決策工作開展提供及時、準確、詳細的人員信息。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從業人員具有較高的政治素質和業務能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質，加強業務培訓，系統地學習黨和政府制定的有關人事工作的政策、法規，用新的人事工作知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育檔案管理員要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。人事檔案可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄，是組織、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業單位結構調配方面發揮著重要作用。人事檔案中還涉及到很多方面的問題，諸如養老保險、醫療保險、失業保險等國家推行的福利政策。它在個人辦理相關手續時，比如報考公務員、工資提升、職稱評定以及退休、辦理養老保險、辦理出國手續等，都是最原始的依據，核定個人身份、工齡連續計算、人社系統核定工資待遇等，人事檔案是最有力的依據。因此，對于我們每一個人來說，都十分重要，我們一定要重視它。