探討事業單位檔案管理信息化建設問題

胡小玲

摘 要：現階段，我國市場經濟和科學技術得到了迅猛發展，事業單位傳統的檔案管理工作與現階段社會的發展不符。為了更好地利用事業單位的檔案管理，事業單位必須將思路轉變，在檔案管理中引入現代信息技術，加大檔案管理信息化建設的力度，進而為事業單位的整體發展奠定堅實的基礎。本文筆者結合自身工作時間經驗，對事業單位檔案管理信息化建設策略進行了探討，以期有效提高事業單位檔案管理工作效率。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化

在我國社會經濟的迅猛發展下，事業單位的現代化管理模式日趨完善。一些單位仍未完善有效管理事業單位內部的檔案。在事業單位檔案管理工作中檔案管理信息化占據著十分重要的位置，事業單位的檔案管理既會直接影響單位領導者的決策，同時和單位內部人才的考核與培養息息相關。現階段，在計算機網絡信息化的發現下，以及諸多檔案管理軟件的產生，我國事業單位的檔案管理工作也慢慢實現現代信息化。因此，事業單位的檔案管理信息化建設是現代化發展的大勢所趨。

1 加強信息技術人才的培養力度

在事業單位檔案信息化建設中人才發揮著極為重要的作用[1]。檔案部門應在最短的時間內將一支高素質的檔案干部隊伍構建起來，以使檔案信息化建設的需要得到滿足。為促進檔案信息化建設速度的加快，可以運用引進和培養兩種方法，加大檔案干部隊伍建設力度。將現職人員的培訓工作做好，積極安排工作人員參與現代管理技術、信息管理技術、數字化技術、網絡技術、計算機技術等知識的培養，積極開展形式多樣的技術交流和培訓，定期或不定期組織組織干部外出參觀學習，竭盡全力創設學習新知識、技術的良好環境；大膽地將現有技術骨干的作用發揮出來，為其安排任務，讓他們承擔一定的責任，使他們在實踐的過程中不斷成長，在工作中獲得進步；積極地把具有專業知識的技術人才引進，并為他們營造寬松、愉悅的工作環境。

2 完善各項基礎設施

在單位檔案管理信息化建設中，應在最短的時間內對各項基礎設施予以完善。單位必須經資金投入力度加大，將基礎設施建設納入到自身發展規劃之中，配備檔案信息化管理需要如數碼相機、復印機、打印機、掃描儀、計算機、刻錄機等設施設備，確保順利開展檔案管理信息化建設，使光盤、照片、文字等檔案資料更加安全和完整。同時事業單位還要運用正規的軟件，結合自身實際，把軟件開發工作做好，從而更好地借助計算機收集、分類、整理、存儲和利用檔案。

3 完善檔案信息化管理制度

制度是展開檔案信息化建設的重要保障。事業單位要以制度為切入點，規范和約束檔案管理工作，將完善的檔案信息化管理制度構建起來，有效保障單位檔案信息化管理的順利開展。在搜集檔案信息上，要對收集的方式和手段予以創新，確保信息搜集的規范化，要結合重點搜集和廣泛搜集，把檔案資料的形成規律掌握到，并要展開統一集中線的檔案管理，以便于更好地查找檔案信息。此外，事業單位領導應對單位發展狀況和目標進行分析，基于此，把行之有效的檔案信息化管理計劃制定出來，使統一性的網絡檔案管理模式形成，使檔案管理更加全面[2]。同時還要和國家的相關檔案管理標準以及自身的發展狀況相結合，對標準的內部檔案管理體系予以制定，統一規范檔案的格式、內容、目錄以及數據庫信息資源等，使電子信息的數據共享順利實現，促進檔案資料利用率的提高。

4 確保信息安全

信息安全問題是檔案管理信息化建設中必須高度重視的問題。考慮到檔案資源信息化建設的進程，事業單位應在某一固定時間安排專人認真檢查數據庫建設和檔案信息化設施，發現問題應第一時間解決[3]。同時，事業單位還應將檔案管理人員的安全意識提高，針對檔案安全意識，積極展開宣傳教育，對檔案管理人員進行指導，讓其規范操作，盡可能把認為因素引發的安全隱患減少。此外，為了確保檔案資源安全，檔案管理部門應為檔案信息管理系統設置防火墻，針對檔案服務網絡，應做到每天展開病毒掃描，防止因為病毒入侵而泄露檔案信息資源。檔案管理部門應重視管理涉密檔案，向外公布檔案內容前應展開真人檢查，防止檔案信息不當產生不良影響。最后，還應注意隔離內外網，立足認證記住和路由器，設置雙層防護機制，以此使檔案管理工作更加安全可靠。

5 結語

現階段，信息技術得到了迅猛發展，西安西華的時代特征越來越明顯，事業單位的檔案管理已成為一種大勢所趨，充分體現了國家和時代發展的同步。所以，開展事業單位檔案信息化是關鍵任務之一，對事業單位相關工作人員提出了更為嚴格的要求，應具備較高的專業素養和道德品質，同時事業單位應大力支持和理解檔案信息化建設，在資金上加大投入力度，為事業檔案管理信息化建設的順利開展奠定重要的基礎。

參考文獻

[1]黃凱.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案[J].電子技術與軟件工程，2018，No.136（14）：223.

[2]劉迎迎.信息化建設在事業單位檔案管理中的應用分析[J].城建檔案，2018，No.223（04）：60-61.

[3]闞澤微.關于事業單位檔案管理信息化建設與發展的探討[J].黑龍江科技信息，2017（5）：146-146.