淺議對人事檔案及其發展趨勢的認識

金劍琳

人事檔案是組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，歸國家所有的，記述和反映人員經歷、德能勤績和工作表現的，以個人為單位集中保存備查的各種方式和載體的真實記錄。

人事檔案是檔案管理工作的重要組成部分，自古至今人事檔案在選拔人才上發揮著重要的作用。主要是確定和澄清有關個人的記錄和證據，用以組織培養、選拔、考察和使用人員的文件材料。隨著我國人事制度改革的不斷深入，對人才管理重要性的認知有所增加，作為人力資源工作的重要部分，人事檔案管理受到的關注度和研究也越來越多，如何管好人事檔案，把人事工作做好，以滿足當前國內的新環境，變得尤為重要。目前我國的人事檔案管理模式中暴露出了很多問題，已經不能滿足現階段社會發展的需要，迫切的需要去解決和完善，本文從我國人事檔案研究現狀出發，揭示了當前人事檔案管理中出現的問題，同時對人事檔案的發展趨勢提出了個人見解。

1 人事檔案的管理現狀

雖然經過了很多年的努力和經驗積累，但現階段我國人事檔案管理還存在著不足之處需要不斷改革和完善。

現階段我國人事檔案管理中檔案內容空洞而不細致，很多人事檔案千篇一律，無法落到實處且管理方式比較陳舊，管理效率低下，不能符合當代社會的需要，此外改革也不深入，為人事檔案管理發展埋下病根。

我國現階段人事檔案管理機構缺乏獨立性，一般由政府統一負責，統一計劃、統一安排和統一使用，嚴重阻礙了人事工作的效率和能動性，不適合當代國情的需要。

2 人事檔案管理存在的問題

領導普遍對人事檔案管理的重要性認識不夠，認為人事檔案管理就是單純的保管工作，只要不泄密，不丟失，能應付查檔和外調等工作即可，因此，對檔案管理工作關注度較少，對管理人員的關心度也不夠，對檔案室的設施建設經費投入不足，檔案室建設既不標準也不規范，有的單位甚至沒有專門的檔案室和專業的檔案管理人員，導致檔案管理工作出現的問題得不到及時解決，單位檔案工作也不能良性發展。

因為領導的不重視，使檔案管理人員的入職門檻較低，管理人員的管理水平達不到要求，管理手段落后。現階段多數檔案管理人員是兼職人員，人事檔案工作換人頻繁，多為新人參與人事檔案管理工作，且單位沒有組織專業的知識培訓，使檔案管理人員對檔案的重要性和檔案管理要求、業務都不是很了解，直接影響了檔案的安全和完整；另一方面，正是由于對檔案管理人員業務素質要求不高，是檔案工作得不到很好的實施，檔案內容收集不夠完整，很多檔案在形式上和內容上千篇一律，不能反應個人的真是信息，且對人事檔案的整理和歸檔也不按規定進行，影響了檔案的質量和作用。

實行人事代理制度后，員工的人事檔案存放在人事代理機構，人當分離現象嚴重，而用人單位每年都會產生大量的考核表、職稱評審表、工資表等歸檔材料，這些材料應該由用人單位人事管理人員完成，再交由人事代理機構，過程十分繁瑣，浪費了人事檔案管理人員大量的時間，嚴重影響了工作效率；此外人事代理機構和用人單位職責不清楚，對大量的檔案管理工作互相推諉，出現問題后互相指責，不利于人事檔案管理工作的運行。

人事檔案內容單一、陳舊，且檔案存檔不合規定，目前各單位的人事檔案普遍存在政治性材料多而反應職工業績和歷史性材料較少，很多老職工還存在著檔案不真實，前后矛盾等問題，給檔案管理工作帶來麻煩；此外，在檔案歸檔時，檔案的用紙、書寫、折疊、粘貼等方面不合規定，使檔案在長時間保存后出現掉色、字跡擴散等問題，不利于檔案長期保持。

人事檔案管理的科技含量較低，隨著我國科學技術手段的日新月異，盡管計算機技術已經在人事檔案管理中得到應用，人事檔案信息系統已經比較普遍，但是計算機技術在不斷提高，一些先進的技術手段還沒有得到充分發揮，計算機先進技術應用的還不是很廣泛，從一定程度上影響了人事檔案管理的效率，容易造成資源的不合理浪費。

3 人事檔案的未來發展趨勢

隨著社會不斷發展，舊的人事檔案管理模式已經不能滿足發展要求，人事檔案管理改革勢在必行，人事檔案管理的發展趨勢主要體現在以下三個方面：

1）人事檔案信息化管理的不斷發展。我國人事檔案信息化管理存在諸多弊端，未來的發展必須抓住信息化管理這一方針，從檔案收集、歸檔和利用等均改變傳統紙質檔案模式，實行電子化運行，統籌規劃，清楚自身存在的問題，并在此基礎上發現問題、解決問題，建立全面的信息化管理系統，人事檔案管理的信息化裝備水平一定會越來越高，這也是人事檔案管理發展的不懈目標。

2）人事檔案管理“三化”發展，即規范化、現代化和標準化。標準化是人事檔案管理信息化發展的必由之路，是進一步發展檔案管理數字化，建立數據庫等的核心問題；規范化是實現人事檔案管理現代化的基礎，目的是要改變現有檔案書寫管理不規范、裝訂不整齊、用料不統一等問題，這需要制定嚴格的規章制度來約束；標準化是加強人事檔案現代化的必要環節，這主要體現在載體標準、管理標準和格式標準等方面，形成人事檔案管理標準體系。

3）“互聯網 +”的六大特征是跨界融合、創新驅動、重塑結構、尊重人性、開放生態、連接一切，其面對的是一個更加開放、多元、鼓勵創新、以人為本的世界，將“互聯網”與“人事檔案”相加，邁入高度整合的數據化，促進“互聯網+人事檔案”更好的結合。

4 結語

人事檔案管理是人力資源管理中的一項重要的工作，同時也是一項非常復雜的工作，我國人事檔案管理還存在著很多問題和弊端，現有的人事檔案管理方式其深度和廣度都難以滿足社會的需要。本文針對一些典型問題提出了一些有效的解決措施，對我國人事檔案管理目標、改革方向進行了詳細的分析，為做好人事檔案工作提供了方式方法。只有不斷摸索和改進，清晰的認識到自身的問題并有效的解決，才能使人力工作向前發展，為我國檔案事業做出貢獻。