試述數字化檔案管理對提升醫院管理水平的作用

摘 要：醫院檔案是醫院在各項活動開展過程中，諸如管理、發展以及改革等活動中所形成的一切具有保存價值的文字、圖像、音頻、視頻、圖像等資料。通過充分發揮醫院檔案資料的作用，能夠為醫院的發展制定科學合理的決策提供準確的資料，推動醫院更加穩定健康的發展。本文通過具體論述數字化檔案管理對提升醫院管理水平的作用，并根據實際情況提出醫院數字化檔案建設的策略，旨在為醫院發展提供可參考的資料。

關鍵詞：數字化；檔案管理；管理水平

就醫院檔案而言，其主要是由醫院管理檔案資料、醫務人員的檔案資料以及患者的檔案資料三部分組成。而基于以上三部分資料無一不具有極大的需求量，故使得醫院的檔案管理工作亦面臨著巨大的工作壓力。在醫院傳統的檔案管理工作，其無論是檢索檔案或是辦理相關業務均是以人工的方式來進行，因而使得實際管理工作開展不僅耗費大量的人力及物力，且工作效率也不盡如人意[1-2]。尤其是在現代信息技術快速發展的背景下，醫院的檔案管理工作要想切實滿足時代發展需求，便必然要積極致力于檔案管理的數字化建設，以此既有助于全面提高醫院檔案管理水平，又能提升醫院管理向高效、高質量發展的水平[3]。

1 數字化檔案管理

當前我國已全面步入信息化時代，而基于網絡信息、通信等技術的不斷發展，使得醫院傳統檔案管理方式已然無法滿足新時代背景下的檔案管理需求。因此，檔案管理的信息化已然成為時代發展的必然需求。當然，這對檔案管理而言既是一種挑戰，也是一種機遇。而通過與發達國家對比我們不難發現，就我國現階段的檔案管理工作而言，其發展速度相對較為滯后。2006年，我國相關部門方才提出要及運用現代技術去完善傳統的檔案管理模式，這與國外發達國家的施行時間更是有著極大的差距。為切實彌補我國與國外發達國家之間的差距，則必然要注重對檔案管理的信息化建設。在數字化檔案管理的過程中，通過創新傳統的檔案管理方式，采取數字化管理方式來進行醫院檔案資料的前端搜集、分類、歸檔、保管和利用，重視醫院電子檔案數據庫建設，實現醫院檔案資源全面、便捷、高效的最大化利用，從而推動醫院檔案管理工作得到更好的發展[4-5]。

2 醫院管理

醫院管理是對醫院醫療、科研、教學等各項管理職能的總稱。具體則是依照醫院工作的客觀規律，以結合現代管理的理論及方法來對醫院所述的人、事、物、信息以及時間等資源予以有計劃的調控，從而確保醫院整體運行功能均能得到充分有效的發揮，繼而切實維護醫院和諧發展的過程。至于主要的管理手段則可大致分為計劃、技術、經濟、認識、醫療以及思想政治管理等。

3 數字化檔案管理的特點、途徑

3.1 數字化檔案管理的特點

3.1.1 檔案數字化管理

作為對醫院傳統檔案管理模式的創新，因數字化的檔案管理系統本身便可實現對檔案及檔案資料的搜集、鑒別、整理以及保管等數字化的日常管理工作，故可在極大程度上減輕管理人員的工作負擔。不僅如此，數字化的檔案管理，其還可基于網絡信息技術實現網上瀏覽、查看、借閱等功能，故也能極大提升醫院檔案資源的利用效率。當然，鑒于醫院的部分檔案信息，其也具有一定的保密性質，所以為防止醫院機密文件的泄露，可以合理地將數字化技術應用到醫院檔案管理的過程中，明確醫院檔案管理業務的工作流程，設置分級授權的管理機制，如針對檔案資料的具體應用，無論是醫院領導或是相關科室，其要想在辦公室進行查閱，則均需取得系統管理員授權。如若為外來單位想要查檔，則無論是通過網絡進行遠程閱檔或是到醫院檔案室進行電腦查檔，均需得到相關授權，如此既可保證理想的工作效率，又能切實提升醫院檔案管理工作的水平與質量，繼而促使醫院傳統的檔案管理工作逐步由單純的管理向信息的研究及利用方向轉

變[6-7]。

3.1.2 檔案數字化采集

傳統的醫院檔案數據收集與歸檔，無論是收集、分類、歸檔、提卷、拆卷或校對檔案頁數等各方面工作均需人力完成，不僅耗費管理人員大量的管理精力，且實際的管理效果也不盡如人意。但若基于數字化技術，則避免了檔案資料前端收集元數據的流失，保證了電子檔案的真實性、完整性，便于檔案管理人員的數據采集、鑒別、分類和歸檔，提高將紙質檔案資源轉化為電子檔案的速度，在甄別與原檔案校對并確認無誤后便可進行最后的歸檔工作，確保檔案數據信息的真實性、準確性，且以流水線的方式完成醫院檔案信息的采集、分類、歸檔與審核等相關工作，使醫院檔案管理水平得到高效提升。

3.1.3 檔案數字化查閱

傳統的檔案查閱過程，通常需要查閱人員告知管理者，自己需要哪些方面的檔案資料，而后由管理者基于查閱人員告知的檔案內容關鍵詞、時間查閱檔案編號，再到對應編號的檔案架上查找，在這期間必將浪費大量時間。而數字化的檔案管理，應其是以專用資源網為基礎，且系統本身還包含了B/S架構，以此來支持遠程查詢與閱檔工作。不僅如此，出于安全上的考量，則相關的閱檔授權則需采取按職務、利用目的、查閱資料的密級、開放權限、開放時限等多種方式來進行，以此保證檔案查閱的安全性，且無需浪費查找檔案的時間，繼而可切實提升數字化檔案資源的利用效率，并切實維護醫院檔案管理工作的有效開展。

3.2 數字化檔案管理的途徑

3.2.1 完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度建設，無疑是促進醫院檔案管理數字化與規范化發展的重要推動力。對此，醫院務必注重檔案管理制度的建設與完善，結合新形勢下檔案管理的變化和特點，及時增補、修改醫院數字化檔案管理核心制度。當然，除了必要的制度外，目標管理考核制度建設亦極有其必要性。除此之外，基于數字化的檔案管理系統，其本身便具有完善的檢索與排序，故醫院的檔案管理工作開展還需注重檔案管理信息化應用技術的充分運用，以便及時找出醫院當下在檔案管理工作中存在的問題，繼而積極針對問題商討適宜的解決策略，以此方有助于促進醫院檔案管理工作的規范化開展。

3.2.2 完善數字化設施建設

醫院檔案管理的數字化建設，其必然離不開完善的數字化硬件設施的支撐。對此，醫院務必對檔案管理的數字化建設投入適當的資金，并在后續對數字化的相關設施設備予以及時更新，以此方能在保證數字化檔案管理系統的先進性和運維的穩定性，同時為醫院檔案管理工作的有效開展提供技術方面的支撐。

3.2.3 做好人才儲備

對現階段的醫院檔案管理工作而言，數字化建設無疑是一個全新的領域，故更需得到人才方面的支撐。對此，醫院務必做好人才的儲備工作，尤其是針對現有的檔案管理人員，更是需要強化對他們的信息化素養素質要求。當然，醫院管理層面則需加強信息化人才梯隊培養的頂層設計，組建集檔案管理、信息應用、保管技術等專業的檔案管理人員隊伍，強化檔案管理人員的專業化、信息化培訓，綜合如此方能為醫院檔案管理的信息化發展提供有效保障。

4 數字化檔案管理與醫院管理的關系

4.1 加強醫院檔案管理上的創新，推進現代化建設

醫院檔案既詳細記錄了醫院開展醫療技術、援外支農、科研教學、醫院文化等活動的全過程，又必然對醫院的發展起到良好的借鑒和促進作用。對此，為切實提升醫院檔案的利用效率，則需積極促進醫院檔案管理工作數字化發展的進程。至于該如何促進醫院檔案管理的數字化發展。首先，就硬件系統方面，醫院需對此前使用的老舊設備予以淘汰，并增添硬件設備的內存量來存放日益增多的檔案材料。其次是軟件系統方面，就醫院檔案管理的軟件系統建設，其主要包含了查詢與管理端兩大方面。其中，查詢端的面向對象主要是醫院患者，而管理端的主要面對對象則是醫院的醫務人員。當然，基于兩者的有效結合，方可形成一套完善的綜合服務體系，繼而可為患者及醫院醫務人員提供更加優質的服務。在此則是針對時下日益突出的網絡安全問題。故醫院在促進自身檔案管理的數字化建設過程同時亦需不斷提升自身的網絡安全等級，在管理機制和手段上防范醫院機密信息外泄，強化電子檔案密級管理流程。否則，醫院檔案管理的數字化建設非但無法幫助醫院提升其檔案管理工作成效，且反而會讓醫院蒙受諸多不必要的損失。

4.2 加強醫院檔案的靈活運用，充分發揮其價值

在當前數字化檔案管理工作中，最突出的問題便是要如何突破信息共享的壁壘。加大對檔案的開發與利用力度本是醫院檔案管理數字化建設的出發點，而醫院檔案作用的顯現又需要在醫院參與各項活動時方能得以慢慢顯現。然而，因共享壁壘的障礙無疑是極大阻礙了數字化檔案管理作用的充分發揮。對此，醫院務必根據自身管理工作的特點和實際需要，結合醫院檔案形成環節的捕獲率、存檔率和利用率，在保證其安全性的前提下利用好醫院檔案資源，如此方有助于消除醫院檔案管理的共享壁壘，繼而切實推動醫院數字化檔案管理向服務化的方向靠攏。

4.2.1 醫院檔案編研角度

為切實做到靈活運用醫院的檔案，則首要之務當是從檔案編研工作入手。基于當下的時代背景，繼續一成不變地沿用此前的編研形式是無法滿足醫院檔案編研的深層次發展需求。對此，醫院的檔案編研亦需在傳統編研的基礎上予以合理創新。除此之外，最主要的管理工作事項還是要對原本雜亂無章的檔案資料予以整理并提煉，而非僅是無腦的堆積。當然，為確保檔案整理與提煉的有序性，則具體管理工作的開展需有一個明確的中心思想，而后圍繞該中心思想進行選擇，如若是與該中心思想有關聯的材料則可完全保留，但若完全與中心思想無關，則再優秀的材料也應舍棄。其次則需選材的過程必須確保相關材料具有真實性。唯有真實的檔案材料方能在后續的利用過程中發揮正確的指導作用，否則將會讓醫院的各項重大決策出現偏差，以致造成無可挽回的嚴重后果。最后則是為激發醫院醫務人員的查閱興趣，則選擇還需具有一定的實用性和新穎性。如此方能讓更多的服務對象通過數字化檔案管理系統了解醫院檔案資源，進一步提高醫院檔案利用率，繼而可切實維護醫院檔案管理工作的有效發展。

4.2.2 醫院檔案利用空間角度

醫院檔案自然也包含了對醫務人員職業生涯種種表現的記錄文件。而這些記錄文件在醫務人員離職后對其個人將有一定的利用價值。因此，對這部分人員而言，實有必要對醫院檔案工作予以一定的了解，以意識到醫院檔案的真正作用，繼而可在其離職之時提供各種幫助。除此之外，為切實提升數字化檔案管理系統的利用空間，醫院還需注重對配套服務軟、硬件設備的完善與升級，并積極建立一套完善的查詢與檢索系統來確保系統能隨時隨地為用戶提供查詢與檢索服務。

4.2.3 醫院檔案的作用角度

重視醫院檔案的利用價值，醫院需要對檔案的使用過程予以嚴密的監督。對此，醫院的檔案管理工作開展過程需主動聯系醫院管理的職能部門，在掌握醫院管理環節所產生的檔案數據基礎上，分部門、分類別、分期限、分級別歸檔醫院檔案，從作用角度全方位掌握醫院文書檔案、病案檔案、設備檔案、基建檔案、財務檔案、人事檔案、特殊載體檔案的形成過程，采取技術手段管理檔案資料，強化其真實性、完整性，善用《檔案法》來約束違法行為的產生，切實防范醫院檔案數字化利用的安全風險。

5 數字化檔案管理對提升醫院管理水平的作用

5.1 使用檔案的便捷性

傳統的醫院檔案管理，均是管理紙質檔案，故不僅查閱與使用極度不方便，且使用的效率也是極其低下。而數字化的檔案管理則可基于網絡來完成對檔案數據的收集、整理、分類及存檔，如此將免受許多傳統因素的限制，這便是數字化檔案管理最大的優勢。

5.2 保護檔案的完整性

傳統的醫院檔案管理，因面向對象為紙質檔案資料，故在收集、保存中還需避免人為因素、保存條件對檔案文件的篡改、遺失與損害。而數字化的檔案資料則有效規避了傳統紙質檔案管理存在的不足，從前端管理入手，全程監控檔案形成過程，有效保證了檔案的真實性和完整性。

5.3 減少人力資源浪費

傳統的醫院檔案管理，通常是由職能和臨床醫技科室負責收集，上交檔案管理部門后，由專職人員予以整理、鑒別、分類、分保存期限、編碼、錄入，最后再予以裝盒統一上架歸檔，其中的工作量亦可想而知。但基于數字化的檔案管理，則檔案管理人員僅需基于網絡便可完成對各科室電子文件歸檔的接收、分類、保存、歸檔，以此將極大減少檔案管理的工作量，并可保證理想的工作效率。

總之，基于新時代數字信息化的全數據環境下，醫院的檔案管理數字化必將成為時代發展的必然趨勢。對此，為促進醫院檔案利用、提高全方位服務能力、提升醫院管理水平三大作用的充分發揮，則必然要基于對醫院檔案數字化技術的合理運用，如此方能不斷激發創新發展醫院管理新動能的同時為醫院創造更高質量的社會及經濟效益，繼而全面提升我國醫院檔案管理工作數字化建設水平。

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作者簡介

陳雪漫（1972-），女，漢，廣東湛江，本科，檔案館員，湛江中心人民醫院。