以檔案管理科學化促進機關管理高效化

摘 要：政府機關的有效工作需要檔案科學管理的支持。所以，機關人員應明白科學管理檔案的重要性，以便于更好地對單位進行高效管理。本文首先闡述了檔案科學管理的概念及其必要性，然后分析了檔案科學管理中存在的問題，并提出相對的策略。

關鍵詞：檔案管理；科學化；高效化

1 檔案管理科學化的概念

標準化、規(guī)范化和信息化是現(xiàn)代化的檔案管理的基本要求，而當前適用的一種管理理念是檔案科學化管理，它是一種意識、一種概念、一種態(tài)度、一種追求完美的文化。目前，檔案工作者需要做的是將這種意識、觀念和態(tài)度滲透到檔案管理的實踐中，使其成為檔案工作者工作和生活的一部分，有效地成為檔案工作者的自然習慣。規(guī)范化管理是建立和提高檔案法律意識，加強依法管理檔案，全面宣傳和執(zhí)行與檔案法律和檔案工作有關的國家法律法規(guī)，推進檔案工作的法制化工作。標準化管理是指在檔案工作領域，檔案部門和標準化部門共同管理和實施檔案工作。法律、觀念、原則、質(zhì)量、設施等，制定科學統(tǒng)一的規(guī)劃和技術規(guī)范，實施和修改全過程，使檔案工作逐步規(guī)范、統(tǒng)一。

2 檔案管理科學化的必要性及緊迫性

1）檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機。管理中出現(xiàn)錯位，導致被動管理，容易在機關單位中造成內(nèi)部管理的混亂。由于機關單位的人員的流動大，而傳統(tǒng)的檔案是由人進行整理和存檔的，在此過程中缺乏有效的監(jiān)督管理機制，一旦檔案工作人員離職或者跳槽，就會導致機關管理層面出現(xiàn)問題，甚至會導致重要信息的泄露與知識產(chǎn)權丟失，造成不可彌補的損失。所以，科學性的組織檔案管理工作可以有效地避免技術和知識產(chǎn)權的流失。

2）檔案是機關單位信用管理的重要保證。信用信息的核心資源是檔案。第一，完善的檔案管理可以作為展示單位自身完整性的窗口，體現(xiàn)各單位的科技成果、管理水平和財務狀況的重要內(nèi)容。其次，在社會信用體系建設中，信用檔案的建設已成為各界關注的焦點。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機構和個人的信用檔案，使那些不良記錄的人付出代價，信譽被掃除，直至被繩之以法。由此可見，檔案納入社會信用體系是不可或缺的因素。

3）機關文化是從機關的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機關檔案之中。在該單位的檔案中。檔案作為文化事業(yè)的特有屬性，其真實記錄是文化發(fā)展，主要形式是文化儲存。自身機構的歷史和現(xiàn)狀將促進本單位的文化建設，使其具有自身的特點，明白不應脫離這一歷史，從事一種沒有自身特點的“泛文化”。想要深入了解該單位的特征和控制歷史發(fā)展的規(guī)律，及必要查看該單位的檔案，因此，單位的活力源泉就是制度文化建設。

3 當前機關單位檔案管理工作存在的主要問題

1）對檔案的重視程度較低。對于單位的管理，一般來說，即時效果通常是人們所關注的，如人事或組織，但卻忽視了單位的檔案管理。他們沒有意識到的是，檔案管理是單位管理的基礎，也是整個管理金字塔的基層。許多單位不實施檔案工作，對單位的信息統(tǒng)計功能和決策職能具有重要意義。這個單位的檔案部門被認為是一個不安。如果設備被精簡，第一步是在這里進行操作。同時，由于缺乏重視，檔案部門往往不是專門的部門，但文件被劃分為特定的部分進行分類和儲存。在這樣一個沒有監(jiān)管制度的保管制度下，一旦關鍵人物離開，整個檔案制度就會變得一塌糊涂，各種機密文件、知識產(chǎn)權和信息的巨大損失將對國家造成無法彌補的損害。

2）檔案進行科學化管理的程度十分低下。基于互聯(lián)網(wǎng)的電子文件管理模式和結構與傳統(tǒng)的文件管理方法有著完全不同的發(fā)展思路。在電子結構下，文件本身的起草和修改以及文件的實際印刷都有顯著差異，其中最明顯的是其可復制性和開放性。這一特點迫使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作得到全面升級和更新。同時，由于存儲在電子媒體中的數(shù)據(jù)容易被銷毀，存在著不安全性和不穩(wěn)定性，目前的我國的檔案管理方式仍然落后于時代的發(fā)展，對于使用計算機來管理檔案的漏洞并沒有的到解決的方法。

4 檔案管理科學化展開對策的分析

1）完善檔案科學化管理機制。要充分分析實際情況，并在此基礎上更好的開展檔案管理工作，對符合國家檔案法律法規(guī)的檔案進行統(tǒng)計集中管理。進一步完善檔案科學管理機制，確保檔案的完整收集、及時歸檔、妥善儲存和充分利用，使檔案可持續(xù)發(fā)展，這不僅滿足了檔案的需要，時代的發(fā)展，也適應了社會發(fā)展的步伐。

2）強化檔案科學化管理理念。提升檔案的科學管理的意識是非常重要的，特別是在檔案的管理過程中。因此，充分建立檔案的科學管理理念對于機關單位的檔案管理人員勢在必行的措施，在單位管理系統(tǒng)中建立檔案的收集，管理和利用的管理模式。再者管理者應當加強對檔案規(guī)律的認識，認真研究了檔案的起源檔案法及其實施辦法等相關法律法規(guī)，自主學習檔案管理和檔案的知識管理，接受檔案部門。最后單位應實現(xiàn)業(yè)務培訓和監(jiān)督。

3）應用信息技術實現(xiàn)檔案管理科學化。在當今的時代，任何事情都講究高效率。所以，科學化的檔案管理應以快速、高效、準確作為重要支撐，這以成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。檔案部門應制定科學可行的檔案管理制度，嚴格管理和技術，實行雙軌制，組織文件或電子檔案，保證書目信息與檔案號的一致性，便于管理和審查。及時備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對此，單位應建立一個數(shù)字檔案室，以不同的地理位置和載體存儲檔案信息的數(shù)字化方式，從而為社會、單位和群眾提供有效的分配。數(shù)字信息服務具有信息量大、規(guī)模大的特點，實現(xiàn)了檔案資源的共享。此外，還需要實現(xiàn)檔案的整合，不僅可以防止電子文檔在數(shù)據(jù)庫中的錯誤和消失，而且可以對檔案的變動痕跡進行記錄，從而提供電子檔案的獨創(chuàng)性和可靠性。

4）完善檔案管理的相關政策。各國家機關和機構必須加強檔案管理的組織和領導，更加重視檔案管理，并將其列入工作議程。首先，建立檔案管理領導組織，指導、監(jiān)督和檢查檔案管理的日常工作；其次，結合單位實際檔案管理，建立檔案管理評估機制，定期開展檔案管理工作。工作。按照分類指導原則進行質(zhì)量評價，對等級和高度進行動態(tài)管理，可以按照以下原則建立和完善檔案質(zhì)量管理體系：本單位實際情況，參照國家檔案管理和建設的相關標準。方法。積極實施相應的工作質(zhì)量評價標準，促進檔案管理的科學化、規(guī)范化、制度化建設。

5）加強檔案管理工作培訓。檔案行政管理部門應當加強對檔案管理工作的培訓。通過培訓課程的開發(fā)，可以交流檔案管理的基礎知識，提高員工的專業(yè)素質(zhì)，更好地運用他們的專業(yè)知識開展工作。同時，還需要在政府機構進行深入指導和現(xiàn)場培訓。另外，從國家層面上，選擇一些有一定檔案管理基礎、作風優(yōu)良的單位作為重點培訓指導單位，建立一定的模式，以此促進其他單位檔案管理水平的提高。示范單位檔案管理的優(yōu)勢應得到體現(xiàn)，各代理單位檔案管理的科學管理應做到有的放矢。

5 結語

《中華人民共和國檔案法》的頒布結束了中國檔案工作無法可依的歷史。檔案法頒布后，檔案管理可以依法進行，檔案工作可以有法可依，檔案部門也可以依法監(jiān)督，廣大公民關于檔案的權利和義務有了法律的明文規(guī)定和明確規(guī)范。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰(zhàn)略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關管理的高效化。

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作者簡介

陳飛（1982-），女，漢族，云南昭通人，本科，十二級專業(yè)技術人員，研究方向：檔案管理。