中職學(xué)校檔案管理問題的思考及探討

劉萍萍

摘 要：筆者通過中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀，思考在檔案管理工作中造成此現(xiàn)狀的原因，并提出了通過提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度及相關(guān)部門人員對(duì)檔案工作的配合度、建立并完善細(xì)化具有可操作性的檔案管理工作制度、重視加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以此全面提升檔案管理的效率及工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；問題探討

1 檔案管理工作的意義及作用

中職學(xué)校的主要工作是招生就業(yè)以及提高教育教學(xué)質(zhì)量，檔案管理工作不像教學(xué)工作一樣與學(xué)生和教師們直接相關(guān)，很多人容易忽視其重要性。但檔案代表一個(gè)單位的歷史，對(duì)單位的未來也有重要的借鑒作用，是一種非常寶貴的信息資料，應(yīng)當(dāng)給予重視。檔案工作人員通過對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行整理分類及保存，既可以滿足上級(jí)單位的審計(jì)和檢查要求，又能夠滿足本單位職工的查詢和參考需求，所以檔案管理工作對(duì)一個(gè)單位來說是具有重要意義的。

2 檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視度低，相關(guān)部門工作人員配合度不夠

中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，主要有兩方面原因。第一，檔案管理工作無(wú)法直接為學(xué)校帶來經(jīng)濟(jì)效益。第二，近幾年來中職學(xué)校的招生工作不容樂觀，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)會(huì)把更多的時(shí)間精力用于提高招生率及提升教育質(zhì)量方面。另外，相關(guān)部門工作人員對(duì)檔案工作的配合度也不高。檔案資料的收集涉及學(xué)校很多部門，需要各部門配合，但很多部門工作人員沒有樹立良好的歸檔意識(shí)，認(rèn)為檔案工作只是檔案室的事，是檔案管理員的事，與自己無(wú)關(guān)。他們沒有意識(shí)到自己平時(shí)的工作就是檔案形成和收集的渠道，沒有把自己的日常工作與檔案工作結(jié)合起來。很多部門工作人員平時(shí)對(duì)于自己做過的重要工作沒有注意保管原始材料，也沒有收集存檔的好習(xí)慣，所以不能為檔案管理提供便利和支持。因?yàn)檫@些原因，有些重要的檔案材料沒有及時(shí)歸檔，很有可能隨著時(shí)間的流逝和部門工作人員的改變?cè)斐蓹n案資料丟失，這給檔案管理工作造成了極大的困難，也不利于檔案的有序及規(guī)范管理。說到底，就是因?yàn)檫@些人沒有良好的檔案意識(shí)，不理解檔案工作造成的。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度低和相關(guān)部門工作人員對(duì)檔案工作的配合度低，容易使檔案工作越來越邊緣化。

2.2 檔案管理制度流于形式，缺少細(xì)化及可操作性強(qiáng)的制度設(shè)計(jì)

很多單位都有檔案管理制度，但是很多制度流于形式，可操作性并不強(qiáng)。第一，由于很多部門及工作人員對(duì)檔案管理工作不理解，認(rèn)為檔案工作與自己無(wú)關(guān)，不會(huì)認(rèn)真閱讀管理制度并配合實(shí)施，使管理制度成了擺設(shè)。第二，由于檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)的現(xiàn)有知識(shí)的限制及對(duì)單位了解程度的影響，缺少對(duì)制度可行性及適度性進(jìn)行深入研究，在制度設(shè)計(jì)方面的確也還有很多需要提高和完善的地方。好的制度設(shè)計(jì)需要一定時(shí)間的工作實(shí)踐和理論知識(shí)相結(jié)合，將檔案管理知識(shí)運(yùn)用到學(xué)校的具體工作中，具體問題具體分析，才能制定出細(xì)化及可操作性強(qiáng)的管理制度。第三，很多校領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作想得很簡(jiǎn)單，對(duì)檔案工作也缺乏了解，沒有意識(shí)到實(shí)際上規(guī)范的檔案工作不僅繁重而且還很復(fù)雜，也沒有關(guān)心和依據(jù)現(xiàn)實(shí)情況的變化，及時(shí)的推動(dòng)和促進(jìn)檔案工作制度的細(xì)化，也沒有對(duì)提高可操作性方面的制度完善給予相關(guān)的支持。例如，很多制度沒有針對(duì)本系列材料的具體歸檔時(shí)間及歸檔范圍進(jìn)行符合本單位具體情況的嚴(yán)格界定，那么就容易造成兩種結(jié)果。有的是應(yīng)該在某一具體時(shí)間統(tǒng)一移交的工作資料，相關(guān)部門未按規(guī)定移交。他們覺得這些材料我不需要了，也不想存放在部門里占用空間，等不到年底一次性移交，就完成某項(xiàng)工作任務(wù)后立即移交，增加了移交的工作量。有的是跨年產(chǎn)生的項(xiàng)目資料，項(xiàng)目完成后應(yīng)該全部移交，但部門卻為了方便查找及使用，不主動(dòng)上交檔案室。需要檔案管理員幾次三番催交，造成檔案資料歸檔不規(guī)范、不及時(shí)。倘若檔案管理制度中對(duì)各種不同檔案資料的歸檔范圍及歸檔時(shí)間不夠細(xì)致明確，則會(huì)導(dǎo)致應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案資料歸檔不全面，甚至遺失。而不應(yīng)該被歸檔的資料卻可能存在某些檔案資料之中，占用人力資源和空間資源。檔案管理制度流于形式，缺少細(xì)化及可操作性強(qiáng)的制度設(shè)計(jì)，會(huì)影響檔案管理工作的規(guī)范和效率，也影響檔案資料的完整及價(jià)值。

2.3 檔案工作的信息化程度較低

隨著社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的行業(yè)管理都離不開信息化技術(shù)的支持。雖然現(xiàn)在很多辦公軟件越來越好，但檔案管理的信息化還很落后。由于檔案信息化建設(shè)的投入資金較大，所以學(xué)校既沒有充足的資金購(gòu)買專業(yè)的檔案管理軟件、也沒有專業(yè)的技術(shù)人員提供技術(shù)支撐，更沒有資金配置完善的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備，這些都導(dǎo)致了檔案管理工作信息化程度不足。在前期的歸檔整理過程中，很多檔案室沒有專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行分類索引，需要檔案工作人員通過大量的手工勞動(dòng)來對(duì)檔案進(jìn)行逐個(gè)排序編碼編目，很大程度上降低了檔案整理的工作效率；在后期的檔案借閱及檔案使用的過程中，沒有專業(yè)軟件的支持，也需要通過手工進(jìn)行檢索和查找；造成檔案查找率低下，磨損率提高。

3 完善檔案管理工作的對(duì)策

3.1 提高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視度及相關(guān)部門工作人員的配合度

想要提高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視度及相關(guān)部門工作人員的配合度，就要首先樹立起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門工作人員的檔案意識(shí)。校領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)自覺地維護(hù)檔案管理工作的秩序，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。例如在校內(nèi)請(qǐng)專業(yè)的檔案管理工作名人到學(xué)校進(jìn)行演講和宣傳，讓更多的人理解檔案工作的價(jià)值及重要性，檔案的收集過程和操作規(guī)范，而且還要了解自己在日常工作中要如何配合檔案管理人員工作。首先弄明白檔案工作的意義，其次對(duì)于檔案管理工作的配合度要列入各部門負(fù)責(zé)人的日常工作考核，積極調(diào)動(dòng)各部門力量在學(xué)校內(nèi)部形成良好的檔案管理氛圍。同時(shí)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視并組織檔案管理工作人員積極參與繼續(xù)教育培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的專業(yè)的檔案管理知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)了解國(guó)家對(duì)于檔案工作的最新規(guī)范，并鼓勵(lì)將理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合，結(jié)合本單位實(shí)際將理論知識(shí)運(yùn)用于工作，給檔案管理人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)以大力支持，充分激發(fā)他們的工作熱情，使檔案管理更規(guī)范有序。

3.2 建立并完善細(xì)化具有可操作性的、全面的檔案管理工作制度

檔案管理工作制度是檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是重要的理論依據(jù)。制度設(shè)計(jì)不僅要全面，還需要對(duì)制度的可行性和適度性進(jìn)行研究，使檔案工作制度具有可操作性。第一，檔案管理制度要結(jié)合本單位工作實(shí)際，突出本單位的管理工作特色。因?yàn)橹贫冉⑹菫閱挝坏木唧w管理工作服務(wù)，光有理論或是流于形式意義都不大，要理論結(jié)合實(shí)際，才能做到有理可依，有據(jù)可查。第二，要注意制定的或修改完善的檔案管理制度必須具有簡(jiǎn)明性與實(shí)用性，人人都能看懂，并且具有很強(qiáng)的可操作性，便于職工參照?qǐng)?zhí)行。三是在實(shí)施檔案管理工作制度是要賞罰分明，調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性。對(duì)配合歸檔工作做得好的職工要給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不遵守檔案工作制度，甚至遺失檔案的行為給予懲罰，保持工作制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，讓職工們都重視并積極配合檔案管理工作。對(duì)于檔案的查閱也要按規(guī)范進(jìn)行，注意檔案資料的保密性和完整性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還需要積極關(guān)注檔案管理工作制度的執(zhí)行情況，在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)注意及時(shí)調(diào)整和完善相關(guān)工作制度。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

隨著社會(huì)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率。一方面，單位要充分利用電子化的各種介質(zhì)做好檔案的存儲(chǔ)及備份工作，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，防止檔案數(shù)據(jù)及檔案信息丟失。另外，單位也要與時(shí)俱進(jìn)，加大對(duì)檔案管理信息化方面的資金投入和技術(shù)支持，應(yīng)該購(gòu)買一些專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件，通過專業(yè)的操作軟件為檔案的查閱、檢索等提供高效的服務(wù)。積極建立起信息化辦公平臺(tái)，最好能涵蓋檔案管理模塊，例如文書檔案模塊、科技檔案模塊等等，充分利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完善檔案管理，提高工作效率。同時(shí)，要注意加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)其在操作過程中積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及專業(yè)檔案軟件的操作使用，努力提高信息化的專業(yè)技能。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理可能只是一個(gè)學(xué)校的基礎(chǔ)工作，但檔案資料的價(jià)值和作用卻不容小覷。希望通過在單位樹立良好的檔案意識(shí)、提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視及加強(qiáng)部門相關(guān)工作人員的配合，建立并完善細(xì)化的、具有可操作性的檔案工作管理制度、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)等方式，全面提升學(xué)校的檔案管理效率和工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]劉小琴.新形式下檔案管理工作存在的問題和對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：100.

[2]劉寧.做好事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：98.

[3]彭梅.中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：156.