中職學校檔案管理問題的思考及探討

劉萍萍

摘 要：筆者通過中職學校檔案管理工作的現狀，思考在檔案管理工作中造成此現狀的原因，并提出了通過提高學校領導對檔案管理工作的重視度及相關部門人員對檔案工作的配合度、建立并完善細化具有可操作性的檔案管理工作制度、重視加強檔案管理信息化建設，以此全面提升檔案管理的效率及工作質量。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；問題探討

1 檔案管理工作的意義及作用

中職學校的主要工作是招生就業以及提高教育教學質量，檔案管理工作不像教學工作一樣與學生和教師們直接相關，很多人容易忽視其重要性。但檔案代表一個單位的歷史，對單位的未來也有重要的借鑒作用，是一種非常寶貴的信息資料，應當給予重視。檔案工作人員通過對學校檔案進行整理分類及保存，既可以滿足上級單位的審計和檢查要求，又能夠滿足本單位職工的查詢和參考需求，所以檔案管理工作對一個單位來說是具有重要意義的。

2 檔案管理的現狀及存在的問題

2.1 學校領導對檔案工作重視度低，相關部門工作人員配合度不夠

中職學校領導對檔案管理工作不夠重視，主要有兩方面原因。第一，檔案管理工作無法直接為學校帶來經濟效益。第二，近幾年來中職學校的招生工作不容樂觀，學校領導會把更多的時間精力用于提高招生率及提升教育質量方面。另外，相關部門工作人員對檔案工作的配合度也不高。檔案資料的收集涉及學校很多部門，需要各部門配合，但很多部門工作人員沒有樹立良好的歸檔意識，認為檔案工作只是檔案室的事，是檔案管理員的事，與自己無關。他們沒有意識到自己平時的工作就是檔案形成和收集的渠道，沒有把自己的日常工作與檔案工作結合起來。很多部門工作人員平時對于自己做過的重要工作沒有注意保管原始材料，也沒有收集存檔的好習慣，所以不能為檔案管理提供便利和支持。因為這些原因，有些重要的檔案材料沒有及時歸檔，很有可能隨著時間的流逝和部門工作人員的改變造成檔案資料丟失，這給檔案管理工作造成了極大的困難，也不利于檔案的有序及規范管理。說到底，就是因為這些人沒有良好的檔案意識，不理解檔案工作造成的。校領導對檔案工作的重視程度低和相關部門工作人員對檔案工作的配合度低，容易使檔案工作越來越邊緣化。

2.2 檔案管理制度流于形式，缺少細化及可操作性強的制度設計

很多單位都有檔案管理制度，但是很多制度流于形式，可操作性并不強。第一，由于很多部門及工作人員對檔案管理工作不理解，認為檔案工作與自己無關，不會認真閱讀管理制度并配合實施，使管理制度成了擺設。第二，由于檔案管理人員的工作經驗的現有知識的限制及對單位了解程度的影響，缺少對制度可行性及適度性進行深入研究，在制度設計方面的確也還有很多需要提高和完善的地方。好的制度設計需要一定時間的工作實踐和理論知識相結合，將檔案管理知識運用到學校的具體工作中，具體問題具體分析，才能制定出細化及可操作性強的管理制度。第三，很多校領導把檔案工作想得很簡單，對檔案工作也缺乏了解，沒有意識到實際上規范的檔案工作不僅繁重而且還很復雜，也沒有關心和依據現實情況的變化，及時的推動和促進檔案工作制度的細化，也沒有對提高可操作性方面的制度完善給予相關的支持。例如，很多制度沒有針對本系列材料的具體歸檔時間及歸檔范圍進行符合本單位具體情況的嚴格界定，那么就容易造成兩種結果。有的是應該在某一具體時間統一移交的工作資料，相關部門未按規定移交。他們覺得這些材料我不需要了，也不想存放在部門里占用空間，等不到年底一次性移交，就完成某項工作任務后立即移交，增加了移交的工作量。有的是跨年產生的項目資料，項目完成后應該全部移交，但部門卻為了方便查找及使用，不主動上交檔案室。需要檔案管理員幾次三番催交，造成檔案資料歸檔不規范、不及時。倘若檔案管理制度中對各種不同檔案資料的歸檔范圍及歸檔時間不夠細致明確，則會導致應當歸檔的檔案資料歸檔不全面，甚至遺失。而不應該被歸檔的資料卻可能存在某些檔案資料之中，占用人力資源和空間資源。檔案管理制度流于形式，缺少細化及可操作性強的制度設計，會影響檔案管理工作的規范和效率，也影響檔案資料的完整及價值。

2.3 檔案工作的信息化程度較低

隨著社會信息技術的發展，越來越多的行業管理都離不開信息化技術的支持。雖然現在很多辦公軟件越來越好，但檔案管理的信息化還很落后。由于檔案信息化建設的投入資金較大，所以學校既沒有充足的資金購買專業的檔案管理軟件、也沒有專業的技術人員提供技術支撐，更沒有資金配置完善的網絡化設備，這些都導致了檔案管理工作信息化程度不足。在前期的歸檔整理過程中，很多檔案室沒有專業的檔案管理軟件進行分類索引，需要檔案工作人員通過大量的手工勞動來對檔案進行逐個排序編碼編目，很大程度上降低了檔案整理的工作效率；在后期的檔案借閱及檔案使用的過程中，沒有專業軟件的支持，也需要通過手工進行檢索和查找；造成檔案查找率低下，磨損率提高。

3 完善檔案管理工作的對策

3.1 提高校領導對檔案工作的重視度及相關部門工作人員的配合度

想要提高校領導對檔案工作重視度及相關部門工作人員的配合度，就要首先樹立起學校領導及相關部門工作人員的檔案意識。校領導要主動自覺地維護檔案管理工作的秩序，促進檔案管理工作發展。例如在校內請專業的檔案管理工作名人到學校進行演講和宣傳，讓更多的人理解檔案工作的價值及重要性，檔案的收集過程和操作規范，而且還要了解自己在日常工作中要如何配合檔案管理人員工作。首先弄明白檔案工作的意義，其次對于檔案管理工作的配合度要列入各部門負責人的日常工作考核，積極調動各部門力量在學校內部形成良好的檔案管理氛圍。同時校領導應當重視并組織檔案管理工作人員積極參與繼續教育培訓，學習新的專業的檔案管理知識，與時俱進，及時了解國家對于檔案工作的最新規范，并鼓勵將理論知識與實踐相結合，結合本單位實際將理論知識運用于工作，給檔案管理人員參加培訓學習以大力支持，充分激發他們的工作熱情，使檔案管理更規范有序。

3.2 建立并完善細化具有可操作性的、全面的檔案管理工作制度

檔案管理工作制度是檔案管理工作的基礎，也是重要的理論依據。制度設計不僅要全面，還需要對制度的可行性和適度性進行研究，使檔案工作制度具有可操作性。第一，檔案管理制度要結合本單位工作實際，突出本單位的管理工作特色。因為制度建立是為單位的具體管理工作服務，光有理論或是流于形式意義都不大，要理論結合實際，才能做到有理可依，有據可查。第二，要注意制定的或修改完善的檔案管理制度必須具有簡明性與實用性，人人都能看懂，并且具有很強的可操作性，便于職工參照執行。三是在實施檔案管理工作制度是要賞罰分明，調動員工的積極性和主動性。對配合歸檔工作做得好的職工要給予獎勵，對不遵守檔案工作制度，甚至遺失檔案的行為給予懲罰，保持工作制度的嚴肅性和權威性，讓職工們都重視并積極配合檔案管理工作。對于檔案的查閱也要按規范進行，注意檔案資料的保密性和完整性。學校領導還需要積極關注檔案管理工作制度的執行情況，在發現問題時注意及時調整和完善相關工作制度。

3.3 加強檔案管理的信息化建設

隨著社會信息技術的不斷發展，檔案管理也需要加強信息化建設，提高檔案管理工作效率。一方面，單位要充分利用電子化的各種介質做好檔案的存儲及備份工作，建立完善的檔案數據庫，防止檔案數據及檔案信息丟失。另外，單位也要與時俱進，加大對檔案管理信息化方面的資金投入和技術支持，應該購買一些專業的檔案管理系統軟件，通過專業的操作軟件為檔案的查閱、檢索等提供高效的服務。積極建立起信息化辦公平臺，最好能涵蓋檔案管理模塊，例如文書檔案模塊、科技檔案模塊等等，充分利用現代化的網絡信息技術完善檔案管理，提高工作效率。同時，要注意加強對檔案管理人員的信息化技術培訓，鼓勵其在操作過程中積極學習現代化的計算機技術及專業檔案軟件的操作使用，努力提高信息化的專業技能。

4 結語

檔案管理可能只是一個學校的基礎工作，但檔案資料的價值和作用卻不容小覷。希望通過在單位樹立良好的檔案意識、提高學校領導對檔案工作的重視及加強部門相關工作人員的配合，建立并完善細化的、具有可操作性的檔案工作管理制度、加強檔案管理信息化建設等方式，全面提升學校的檔案管理效率和工作質量。

參考文獻

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