關(guān)于新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探析

李紅紅

摘 要：不斷完善的檔案管理，改變了人們的生產(chǎn)和生活方式，成為了人們對日常生產(chǎn)和生活至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)。廣泛的計算機信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理之中，促進人們的生產(chǎn)和生活，實現(xiàn)平衡經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的重要指標。管理工作的質(zhì)量是公司和機構(gòu)的生存和發(fā)展的重要指標，因此新的經(jīng)濟形勢社會環(huán)境中，我們必須充分利用計算機信息技術(shù)的優(yōu)點加強機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效率，為機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理樹立新章程。隨著社會科學信息化的快速發(fā)展，我國公共機構(gòu)的管理水平也相應(yīng)提高。就人事檔案管理而言，對事業(yè)單位人事檔案管理提出了新的要求，相關(guān)行政部門有必要在一定程度上進行自我改革，發(fā)揮部門管理的作用。作者主要對事業(yè)單位人事檔案管理事務(wù)進行整體研究，分析我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和管理程序中存在的問題。管理層提出創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展路徑，以提高我國檔案工作的管理水平和工作效率。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；優(yōu)越性；難點；對策

隨著社會科學信息化的快速發(fā)展，我國公共機構(gòu)的管理水平也相應(yīng)提高。就人事檔案管理而言，對事業(yè)單位人事檔案管理提出了新的要求，相關(guān)行政部門有必要在一定程度上進行自我改革，發(fā)揮部門管理的作用。作者主要對事業(yè)單位人事檔案管理事務(wù)進行整體研究，分析我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和管理程序中存在的問題。管理層提出創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展路徑，以提高我國檔案工作的管理水平和工作效率。

1 新時期人事檔案管理的重大意義

1.1 提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理部門是公共機構(gòu)的重要組成部分，為公共機構(gòu)尋求更高質(zhì)量的發(fā)展并做出重要貢獻。但是，一些工作人員已經(jīng)改變了方向，缺乏對案件管理的認識以及缺乏對自身工作重要性的認識導致了文件管理存在問題。由于傳統(tǒng)的工作理念，制度沒有現(xiàn)實。一套標準的工作制度適用于限制員工，沒有相關(guān)性員工開展專業(yè)團隊建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)管理人才；其次檔案管理部門的工作人員放松了他們的要求，并沒有嚴格的標準要求自己，使自己的管理能力不能滿足工作需求。新時期的人事檔案管理建設(shè)會著重改善這一不合理的現(xiàn)狀，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，開展專業(yè)團隊建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)管理人才。

1.2 提高工作效率

新時期人事檔案管理工作的順利開展，將提高生產(chǎn)效率，節(jié)省生產(chǎn)成本，提供決策支持管理并為風險控制提供信息支持。能夠幫助決策層在檔案管理過程中獲取信息，實現(xiàn)科學管理，系統(tǒng)化，規(guī)范化管理，提高管理水平和效率，控制管理成本和運營風險，促進人事檔案管理規(guī)范化。人事檔案管理出現(xiàn)了新的理論與方法，基于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為管理的信息化提供了可能。為實現(xiàn)人事檔案信息管理系統(tǒng)的建立，基于信息管理系統(tǒng)架構(gòu)，具有開發(fā)周期短，質(zhì)量高，效率高，跨平臺應(yīng)用等特點。傳統(tǒng)的管理方式跟不上信息管理的新形勢，從而實現(xiàn)全過程的現(xiàn)代化和信息化管理是必要的。

1.3 增強人事變通流程規(guī)范性

新時期人事檔案管理包括四個階段：人事工程，人事，人事信息綜合利用和人事過程中的信息收集信息檔案存儲。分別對應(yīng)業(yè)務(wù)的四個階段如下：人事工程：人事與其他人事單位簽訂合同，明確一個項目的人事任務(wù)，工程規(guī)范，質(zhì)量和時間限制，使人事計劃得到了制定。同時，計算機輔助設(shè)計的人事系統(tǒng)設(shè)計也開始了。人事管理過程中的信息采集：人員進入班次報告通過移動終端設(shè)備（如手機），然后通過中國移動將其上傳到數(shù)據(jù)庫服務(wù)器最終，官方網(wǎng)站實現(xiàn)了人事過程中數(shù)據(jù)的集中管理。

1.4 方便公司領(lǐng)導層決策

新時期人事檔案管理的用戶主要是人事專員或?qū)ｉT從事人事的公司，包括現(xiàn)場作業(yè)隊，過程管理部，供應(yīng)部，管理部門，檔案部門和公司領(lǐng)導。合成用戶和對象的需求各級，人事過程管理和決策支持的統(tǒng)計分析，系統(tǒng)應(yīng)滿足基本特征如下：1）人事安排的人事合同和系統(tǒng)設(shè)計管理的綜合管理部門；2）人事管理的管理人員，系統(tǒng)設(shè)備的配置，現(xiàn)場中的材料和其他基本信息；3）人事變更的信息管理移動報告現(xiàn)場工作人員輸入，修改和查詢；4）人事記錄的檔案管理部門；5）公司領(lǐng)導和中層管理人員有相應(yīng)的職責進行數(shù)據(jù)查詢，審查，統(tǒng)計分析等。此舉最重要的一點就是方便公司領(lǐng)導層參考系統(tǒng)化的人事管理文件，進行更加理性的，更符合公司實際情況的，更有前瞻性的決策。

2 新時期人事檔案管理的困難點

2.1 缺乏統(tǒng)一的管理標準

人事檔案管理信息化建設(shè)過程為了有一定的信息化建設(shè)標準作為參考和依據(jù)，確保人事檔案管理的函利益結(jié)構(gòu)的質(zhì)量和效率。但是實際上對檔案管理工作的認識，幾乎全是單打獨斗，是從自身利益出發(fā)管理的，并且管理標準沒有統(tǒng)一的標準，信息網(wǎng)絡(luò)部門無法實現(xiàn)文件資源共享，使文件管理工作的意義變得不可能得到充分反映。

2.2 素質(zhì)較低的管理人員

人是人事檔案管理的主體，因為這種人事檔案管理的質(zhì)量很大程度上是取決于檔案管理人員的專業(yè)水平和全面性質(zhì)量。然而，在我國目前的人事檔案管理中，缺乏高素質(zhì)的專業(yè)管理人才，尤其是經(jīng)理的技術(shù)水平很低，無法滿足要求。

3 新時期人事檔案管理的優(yōu)化對策

3.1 對人事檔案的管理人員進行專業(yè)培訓

人事檔案的信息管理離不開廣大基層管理人員的辦公室操作；辦公室業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)；電子數(shù)字化；辦公室業(yè)務(wù)。基層管理人員是主要的信息管理物質(zhì)基礎(chǔ)是開發(fā)和利用信息資源。因此，在新形勢下開展人檔案管理信息化建設(shè)必須加大對基層檔案管理人員的專業(yè)培訓，建立完整和完善網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)改善人事檔案信息管理工作的效率，現(xiàn)在的人事檔案替代管理之路。

3.2 建立人事檔案信息相關(guān)重要資源的數(shù)據(jù)庫

新時期下，信息科學技術(shù)飛速發(fā)展，并成為推動經(jīng)濟迅猛發(fā)展，社會快速發(fā)展的中堅力量。特別是廣泛的計算機信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理之中，促進人們的生產(chǎn)和生活，實現(xiàn)平衡經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的重要指標。檔案管理工作的質(zhì)量是公司和機構(gòu)的生存和發(fā)展的重要指標，因此新的經(jīng)濟形勢社會環(huán)境中，我們必須充分利用計算機信息技術(shù)的優(yōu)點加強機關(guān)單位檔案管理工作效率，在檔案管理方面樹立新的突破口。目前的人事檔案管理主要是紙質(zhì)材料，我們需要將材料進行系統(tǒng)的分門別類，重點材料，重點存儲，減少以后工作的繁瑣步驟。

3.3 建立更加健全的檔案綜合管理制度

為了有效地改善檔案管理部門的工作，使規(guī)范有效，促進檔案管理規(guī)范化，有關(guān)部門必須制定有序政策。標準化管理系統(tǒng)需要所有文件，管理者應(yīng)嚴格遵守電子文件管理的階段，相關(guān)系統(tǒng)和規(guī)范，做電子文件和信息處理確保電子檔案的標準化，標準化和科學化，確保案件管理安全，科學，合理，有效。

4 結(jié)語

進行系統(tǒng)地總結(jié)可以發(fā)現(xiàn)，信息電子文件的系統(tǒng)化管理是文件管理發(fā)展的必然趨勢，但人事檔案管理信息化建設(shè)是一項需要很長時間，需要構(gòu)建管理系統(tǒng)，繁復雜亂的任務(wù)。它不僅需要人事文件管理人員的積極配合與參與，而且還需要該單位內(nèi)其他人員的積極配合。同時，檔案管理人員應(yīng)注意檔案管理部門信息化建設(shè)過程中存在的問題，以及采取有針對性的加強措施，加快檔案管理部門的信息水平更好地適應(yīng)社會，滿足經(jīng)濟發(fā)展的需要。

參考文獻

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