加強航運企業(yè)檔案管理的幾點想法

摘 要：航運檔案管理工作是一項關(guān)系到我國航運事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工程，也是為我國經(jīng)濟發(fā)展和社會進步保護完備航運資料的重要途徑。在社會發(fā)展的新時期，我國的航運規(guī)模也開始不斷拓展，因此航運檔案管理的重要性越發(fā)凸顯。下文圍繞著當下企業(yè)檔案管理的特點，航運企業(yè)檔案管理存在的問題以及加強航運企業(yè)檔案管理的具體方法進行探究。

關(guān)鍵詞：航運企業(yè)；檔案管理；對策

在我國經(jīng)濟與科技水平不斷提升的時代背景下，國家的航運事業(yè)也越發(fā)繁榮。而加強航運企業(yè)內(nèi)部的檔案管理，不僅僅能夠直接為企業(yè)的檔案查閱以及決策制定提供更為合理有效的參考，提升企業(yè)的管理水準以及經(jīng)濟效益，更能間接促進航運企業(yè)的整體發(fā)展乃至于整個航運體系的不斷完善。在市場化的經(jīng)濟背景下，航運企業(yè)應關(guān)注檔案管理的重要意義，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作開展中所產(chǎn)生的問題，從而對現(xiàn)有的檔案管理體系進行不斷深化與完善。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的特點

1.1 自主性

在市場化的經(jīng)濟環(huán)境中，各個航運企業(yè)不再受到政府的統(tǒng)一轄治與管理，因此具有較強的自主性特征。在政府監(jiān)管舉措尚未推行的情況下，企業(yè)也并未嚴格遵循政府所制定的檔案管理要求來開展工作。企業(yè)本身就具備極強的自主特性，因此企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作也依據(jù)著企業(yè)的主體地位具備相應的自主性。在現(xiàn)階段的部分航運企業(yè)中，由于領(lǐng)導層面并未那么全面的認知到檔案管理工作開展的重要意義，因此管理體系較為松散，管理效益也不太理想。

1.2 管理模式多元化

我國的航運企業(yè)數(shù)目眾多，而各企業(yè)之間的規(guī)模以及技術(shù)水準也呈現(xiàn)出較為顯著的差異。在企業(yè)實際經(jīng)營情況各不相同的背景下，企業(yè)內(nèi)部的文化環(huán)境以及工作模式也展現(xiàn)出極大的差異。因此各航運企業(yè)的檔案管理工作模式依據(jù)企業(yè)的實際狀況而表現(xiàn)出明顯的個性化特征[1]。對于市場經(jīng)濟環(huán)境下的航運企業(yè)而言，脫離統(tǒng)一的管理模式更加利于企業(yè)的自主性發(fā)展。

1.3 企業(yè)建檔動態(tài)化

在以往的統(tǒng)一管理體制下，各個航運企業(yè)的生產(chǎn)活動都較為穩(wěn)定，因此企業(yè)檔案管理工作的工作內(nèi)容以及工作目標都基本相同。但在現(xiàn)階段的市場經(jīng)濟背景下，企業(yè)必須依據(jù)本身的資源以及運營手段與同行業(yè)的其他企業(yè)展開激烈競爭。企業(yè)管理者需要不斷拓展新的市場空間以擴大產(chǎn)業(yè)的規(guī)模。在這種情況下，關(guān)聯(lián)著企業(yè)運營狀況的檔案管理工作范圍也開始不斷擴展，而由此呈現(xiàn)出企業(yè)建檔的動態(tài)化特征。

1.4 信息化

信息技術(shù)在生產(chǎn)領(lǐng)域的滲透進程逐步加快，對于航運企業(yè)的發(fā)展同樣產(chǎn)生著至關(guān)重要的作用。現(xiàn)代企業(yè)的運營離不開信息技術(shù)的保障，因此傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作也面臨著變革。檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。對于現(xiàn)階段的航運企業(yè)而言，檔案管理的信息化建設(shè)隨著科技水平的發(fā)展而呈現(xiàn)出顯著的加速趨勢，并同時向著深度與廣度兩個方面進行延展。這意味著未來的檔案管理工作會變得更加便利且高效。

2 我國航運檔案管理存在的問題

2.1 航運檔案管理缺乏行業(yè)標準

雖然現(xiàn)階段的航運企業(yè)檔案管理工作隨著國家經(jīng)濟的繁榮以及科學技術(shù)的進步而呈現(xiàn)出較為良好的發(fā)展態(tài)勢，并較之過去取得了較多的成效，但仍然存在著一些不容忽視的問題。對于不同的航運企業(yè)而言，檔案管理工作的重要性也各不相同，部分企業(yè)管理者對檔案管理存在著錯誤的認知，因此并未在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起一套科學、有序、完善的檔案管理系統(tǒng)。這種情況直接導致企業(yè)的檔案管理工作效率低下，檔案管理無法提供符合企業(yè)發(fā)展需求的檔案參考與查證服務，無法為企業(yè)決策提供有效的決策依據(jù)，從而在一定程度上制約著航運企業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

2.2 航運檔案管理信息化程度較低

即使我國現(xiàn)階段的檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展而經(jīng)過了長達十余年的發(fā)展時期，并取得了一定的成效。但目前的大量航運企業(yè)對于信息化管理的理解還停留在較為初步的階段，即僅僅是將檔案內(nèi)容的信息輸入到計算機中，以數(shù)據(jù)的形式來進行整合、保存以及管理[2]。其智能化水準還需要提升。此外，另一部分航運企業(yè)并不關(guān)注檔案管理工作的開展，因此在資金撥款以及人員設(shè)置方面都無法滿足檔案管理的基本需求，企業(yè)內(nèi)部諸如打印機、掃描儀等硬件設(shè)施以及檔案管理的相關(guān)軟件運用上都不夠到位，極大地限制了檔案管理工作的順利推進。也由此阻礙了我國航運檔案的管理、開發(fā)和利用。

2.3 航運檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

我國現(xiàn)階段的航運檔案管理人員質(zhì)量參差不齊，整體素質(zhì)水平還較需提高，不能完全適應社會發(fā)展的新形勢下對于檔案管理工作開展的標準需求。市場經(jīng)濟環(huán)境中的激烈競爭對于檔案管理提出了更高的要求。但部分企業(yè)甚至并未配置專門的檔案管理人員，僅僅是聘請一些兼職人員來處理業(yè)務，導致工作時間過于分散，無法進行有效的檔案管理。而一部分專職的檔案管理人員工作態(tài)度較為消極，專業(yè)素質(zhì)較低，欠缺對于新知識、新理論的學習意識以及鉆研精神，從而導致自身的業(yè)務水平完全無法滿足當下航運企業(yè)的發(fā)展需求。

3 加強我國航運企業(yè)檔案管理的舉措

3.1 創(chuàng)新航運檔案管理工作理念

黨的十八大強調(diào)必須“維護國家海洋權(quán)益、建設(shè)海洋強國”。這意味著我國將海洋戰(zhàn)略提升到了國家戰(zhàn)略的高度。因此航運企業(yè)的檔案管理建設(shè)也需要以“建設(shè)海洋強國”為核心來進行推進。對此，我國的航運企業(yè)檔案管理工作必須以促進經(jīng)濟社會發(fā)展為最終目標，并將自身的工作內(nèi)容與服務海洋強國戰(zhàn)略，服務經(jīng)濟發(fā)展有機融合在一起。傳統(tǒng)的航運企業(yè)檔案管理的目標僅僅是對檔案的保管、整理以及為企業(yè)決策提供相應的數(shù)據(jù)參考。而新時期的檔案管理工作擁有了更高的工作標準。檔案管理從業(yè)者需要對自己的工作價值進行深入挖掘，并將檔案管理工作作為服務航運事業(yè)發(fā)展、服務建設(shè)海洋強國的基礎(chǔ)性工作。這樣，我國的檔案管理工作質(zhì)量才能得以有效提升，并為航運建設(shè)提供更具價值的信息。

3.2 加強航運檔案管理領(lǐng)導組織體系

為了保障航運企業(yè)檔案管理工作的順利推進，航運企業(yè)的領(lǐng)導層必須正確認知到檔案管理的重要意義，并將“圍繞中心、服務大局”作為檔案管理的重中之重。對于企業(yè)航運檔案管理的意識需要從上至下進行推進。企業(yè)領(lǐng)導者需要建立健全完善的航運工作機制，并構(gòu)建出明確的責任體系，使得企業(yè)內(nèi)部的不同層次的人員都能夠直接或者間接地對檔案管理工作進行負責。對此，檔案管理人員需要具體負責具體管理事務，而分管領(lǐng)導對檔案管理人員進行監(jiān)管。在檔案管理工作開展過程中，檔案管理部門需要協(xié)調(diào)各部門配合檔案整理工作，然后由企業(yè)主要領(lǐng)導擔負總責。此外，檔案管理的工作流程也需要不斷完善，以使得航運企業(yè)檔案的收集、存儲、分析、整合、立卷、歸檔以及借閱步入更加規(guī)范化的軌道。

3.3 建立統(tǒng)一的檔案管理部門

為了強化航運企業(yè)內(nèi)部檔案的資源整理以及利用，就必須建立統(tǒng)一的檔案管理部門。各大航運企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展運營的實際狀況來進行檔案管理部門的規(guī)劃。在規(guī)模較大的航運企業(yè)內(nèi)，可以將各個分散的檔案部門單獨統(tǒng)合為一個整體，來實施統(tǒng)一管理。這種整合方式不僅能夠促使檔案管理工作的高效推進，也為企業(yè)的發(fā)展運營節(jié)省了一定的資金。此外，大型航運企業(yè)內(nèi)分公司的檔案管理水平高低不同，而在標準統(tǒng)一的管理體系的整合下，分公司的工作壓力以及人力成本也都能有效減輕。統(tǒng)一進行檔案管理豐富了檔案內(nèi)容以及類型，也實現(xiàn)了檔案資源的高效整合，并更加利于檔案的查閱以及運用。

3.4 建設(shè)與企業(yè)規(guī)模相適應的檔案管理系統(tǒng)

為了滿足航運企業(yè)的實際發(fā)展需求，并推進檔案管理的信息化建設(shè)，企業(yè)內(nèi)部在制定管理舉措時需要結(jié)合自身的經(jīng)濟規(guī)模、業(yè)務規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)等等因素來選定合理的系統(tǒng)建設(shè)方案。而系統(tǒng)建設(shè)主要涵蓋著以下兩種模式：

第一個，分布式系統(tǒng)建設(shè)。在分布式系統(tǒng)建設(shè)中，總公司來集中部署一套檔案管理系統(tǒng)，并在內(nèi)網(wǎng)中完善總部檔案的數(shù)據(jù)管理。而下屬一級的分公司則獨立部署本公司的檔案系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)各不干涉。另外，總部還需另設(shè)一個集中檔案目錄中心，并通過 Web Service 接口或數(shù)據(jù)導入整合資源，以為航運企業(yè)提供綜合性的借閱查找服務[3]。

第二個，集中式管理系統(tǒng)建設(shè)。企業(yè)總部采取的是“物理集中、邏輯分離”的數(shù)據(jù)存儲方法，部署一套多全宗的管理系統(tǒng)，而其下屬公司不需要再設(shè)置部署系統(tǒng)，可直接在專網(wǎng)中登陸，查看并管理本公司的檔案。而如果相關(guān)部門或者個人所需查閱的檔案超過了現(xiàn)有的使用權(quán)限，則需要通過總部的審批。總公司以及分公司的所有資料都被錄入到一個系統(tǒng)之中，檔案可以在同一系統(tǒng)中進行共享。

3.5 強化航運企業(yè)檔案管理設(shè)施建設(shè)

檔案管理的設(shè)施建設(shè)質(zhì)量能夠直接影響到檔案管理工作開展的質(zhì)量。為此，各大航運企業(yè)必須重視檔案管理設(shè)施建設(shè)的價值，并進行一定的資金投入，以使得檔案管理設(shè)施能夠充分滿足新時期檔案管理工作進行的需求，并為相關(guān)從業(yè)人員提供良好的工作條件。基于此，航運企業(yè)必須配置最新的掃描儀、刻錄機、移動硬盤等等硬件設(shè)施，并深化與軟件開發(fā)企業(yè)的合作，以共同開發(fā)出具有實用價值的檔案信息管理軟件。另外，航運企業(yè)還應不斷引入最新的大數(shù)據(jù)信息處理系統(tǒng)，以推動檔案管理工作的信息化建設(shè)。

3.6 紙質(zhì)檔案數(shù)字化

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還未應用于檔案信息管理工作中時，企業(yè)的檔案信息最早是以紙質(zhì)的形式流傳下來的，因此對于那些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，企業(yè)需要及時進行數(shù)字化處理。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變能夠使得其脫離實地查閱的限制，更加便于相關(guān)人員對于檔案內(nèi)容的閱覽以及使用，從而提升資料參考、查證以及管理的效率，并為企業(yè)決策提供更為有效的依據(jù)。在檔案數(shù)字化進程中，檔案管理人員需要根據(jù)企業(yè)的實際需求來優(yōu)先整合那些“重點檔案、特色檔案、珍貴檔案以及利用率較高的檔案”，從而有效發(fā)揮出檔案數(shù)字化工作的價值，并提升信息的利用效益。

3.7 檔案服務品牌意識建設(shè)

品牌建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的動力。但大部分航運企業(yè)僅僅注重外部的品牌建設(shè)，卻忽略了內(nèi)部檔案服務品牌的建立。而促進檔案服務品牌的發(fā)展可以從以下幾個方面來著手。

首先是服務理念。檔案管理工作的服務對象是企業(yè)的內(nèi)部管理者或者員工，因此檔案服務體系構(gòu)建也應該面向企業(yè)內(nèi)部的各個部門，以促進企業(yè)的發(fā)展，提升企業(yè)運營的經(jīng)濟效益為根本目標來提供檔案信息服務。

其次是服務設(shè)施。檔案庫房的硬件設(shè)施必須嚴格按照國家標準進行建設(shè)，以保障檔案信息的安全存儲。

最后是專業(yè)人員。企業(yè)必須將“人才興檔”作為核心的發(fā)展理念，從而打造出一支具備較高職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務能力的專業(yè)團隊。企業(yè)人力資源管理部門需要在招聘環(huán)節(jié)就嚴格把關(guān)，以招入符合檔案管理工作開展需求的專業(yè)人才。而針對于在崗人員，企業(yè)需要定期開展崗位培訓，以將行業(yè)內(nèi)最為前沿的管理理念以及管理技術(shù)傳授給員工。此外，航運企業(yè)還應在日常工作中滲透企業(yè)的文化理念，并明確獎懲制度，以激發(fā)出員工工作的主觀能動意識以及對于自身所處崗位的熱愛。檔案管理工作者同時還應具備責任意識以及良好的職業(yè)道德，以推動檔案管理工作的有序、有效運行。

4 結(jié)語

加強航運檔案管理，是推動我國航運事業(yè)發(fā)展，建設(shè)海洋強國的基礎(chǔ)性工作。在航運事業(yè)范圍不斷拓展的過程中，檔案管理工作的重要性也越發(fā)凸顯。這要求著航運企業(yè)正確認知到檔案管理的關(guān)鍵意義，并構(gòu)建出合理完善的檔案管理系統(tǒng)，打造出專業(yè)的檔案管理團隊，以推動檔案管理工作的不斷發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介

段鵬飛（1980-），男，漢族，內(nèi)蒙古，大學本科，神華中海航運有限公司，檔案管理及信息化。