大數據背景下企事業檔案管理信息化建設研究

李亞峰

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，信息技術的不斷更新使信息流通更加流暢與密集，信息和數據的不斷增長已達到大數據狀態。在大數據的背景下，它影響整個世界在信息交換方面的效率，改變生活模式和人們思考日常生活的模式。這對企業事業單位檔案的管理，檔案管理人員的管理水平和能力產生了深遠的影響，并對檔案管理的發展和趨勢進行了新的研究。處于大數據時代的我們，通過不斷提高檔案管理信息化，有助于保護企事業單位不同類型的檔案資源，優化文件管理流程以及構建網絡信息或完善單位的文件管理，并能提高文件信息增值。

關鍵詞：大數據背景下；企事業；檔案管理；信息化；建設；

1、大數據背景下網絡化檔案管理建設的優勢

1.1有助于文件存儲

過去，不管是企業還是事業單位都是紙質的檔案，由于科技的不斷發展，設計出各種電子產品，檔案和信息資源也在不斷增加，缺乏有效的管理紙質檔案的方法，另外也因為紙質檔案在數量與存儲方式上有很多局限性，導致管理效果不夠理想。確切地說，紙質檔案占用了太多空間。此外，由于物理原因，長時間存儲紙質文件可能會導致檔案因為天氣環境的影響出現潮濕，變黃，霉變和信息不完整的現象。事實證明，紙質文件不適合長期存儲。在紙質文件管理問題上，很難通過有效手段使紙質檔案受到良好的保管與存儲效果。但是在大數據的背景下，企事業單位可以使用信息技術來管理文件，掃描舊的紙質文件并將其保存到硬盤中，其優點是可以保持檔案信息的完整性，另外，不必像紙質檔案占用太多存放空間。

1.2幫助查詢文件信息

通常，在企事業單位的紙質文件管理模式中，為了查詢文件，就必須要搜索紙質文件的位置，用肉眼搜索紙質文件目錄信息，并搜索具體的文件。根據存放檔案編碼或目錄在檔案管理室中的尋找文件。這種查詢紙質文件信息的方法不僅需要花費大量時間和大量工作，而且效率低下。在大數據的背景下，企事業單位可以使用信息技術來進行管理文件。當訪問文件時，文件使用人員可以使用模糊查詢方式來搜索需要使用的文件，進而通過精確的篩選方式來找到準確的檔案。

1.3有助于共享數據信息

目前，各個單位在信息設備方面都是非常先進的，各個部門都能夠利用互聯網連接各部門的檔案和部門信息，并共享各部門的檔案和數據信息，實現互聯網上各個部門信息共享。此外，相關部門可以有效地結合單位網絡和辦公系統的便捷性，使每個部門的工作人員可以隨時隨地訪問存檔的信息內容，并共享來自不同部門的文件管理數據資源，全面發展檔案管理信息化的建設。

1.4對遠程服務功能的貢獻

以前，由于存檔的物理存儲管理模式，企事業單位的紙質文件管理模式僅限于固定位置，固定的管理方法以及使用模式。現在通過計算機進行檔案存儲管理，這些存儲方法包括遠程服務功能。在大數據的支持下，相關部門可以采用基于信息的文件管理模式，使用先進的通信技術和信息處理技術來執行遠程服務，實現搜索遠程文件信息的功能，以此找到有用的文件信息。

1.5有助于提高工作效率

在傳統的紙張文件管理模式下，對文件管理的收集，組織，存儲和使用文件都比較滯后，利用Office文件管理器或者其他技術設備完成關鍵資源的存儲以及歸類，可以節省時間和精力，提高工作效率。與使用電腦進行文件管理的模式相比，這種紙質文件管理形式逐漸顯示出很多缺點。在后臺有大數據的情況下，文件管理員可以使用計算機快速查詢文件信息并提高效率，計算機人員可以幫助檔案管理部門改進網絡文件管理的構建。舊的手工檔案管理模式我們必須對其進行改革。利用計算機系統對文件進行管理的好處是，既提高了工作效率又節省了人力的投入，合理的安排文件管理人員，使企事業單位可以節省文件管理人員的成本。

2、大數據時代企事業檔案管理信息化建設的策略分析

2.1提高對檔案信息建設的認識

大數據時代的到來是當時發展的必然趨勢。此外，在建立檔案計算機化的過程中，我們仍然依賴“大數據”的概念，建立對信息化建設的認識。首先，需要快速改變傳統手工收集和組織檔案信息分析的方法，以加強與周圍社會環境的關系。根據實際情況，確定建立各個相關單位及部門信息管理的適當目標和計劃。其次，通過不斷引進先進的信息處理技術，加大對檔案管理及其信息管理和檔案數字化建設的投入，為檔案信息建設提供了強有力的重要保證。最后，現有的記錄管理人員不斷接受相關培訓，以提高信息化意識，提高現有員工的工作和技能水平。此外，快速引入一定的人才，能夠使用電腦進行檔案記錄與查詢。建立相應的績效管理體系，改變員工的工作態度，提高員工的積極性，提高人事檔案管理的質量。軟件硬件安裝和分工逐漸轉向信息化模型，為企事業單位檔案信息化建設奠定了堅實的基礎。

2.2構建檔案數據庫

企事業單位提高了檔案管理信息的建設水平，實施了數字化建設。這為后續重建檔案資源奠定了堅實的基礎。在投資硬件和軟件之后，檔案管理部門需要重新安排現有文件的電子存儲工作，并根據其內容對其進行分類，這是未來有效使用文件信息的關鍵。為了高效，高質量的完成文件存儲，有必要使用資源豐富，快速的數據處理系統，使用安全可靠的存檔數據庫，這是存檔信息構建的核心。除了將數據豐富的信息有效地整合到檔案中之外，還可以通過存儲，保護企事業單位檔案的管理，快速，輕松，準確地向利益相關者提供相關數據。

2.3改進現有電子文件的管理

信息技術的不斷發展有利于日常工作和學習，電子文件已成為最廣泛使用的記錄和存儲信息的工具。在企事業單位的日常生活、學習和檔案的管理中，電子檔案也越來越受歡迎，并提供了良好的發展前景。因此，要實現檔案管理計算機化，就必須有效地管理和控制現有的電子檔案。企業以及事業單位的檔案包含有關整個單位的具體信息以及有關工作人員的人事檔案信息，甚至其他管理信息。關于單位信息，政治觀點，企業文化，人事檔案獎罰及調動等基本信息都被列入相關檔案之中。嚴格的監督和控制信息的使用，以確保電子文件的真實性和完整性。電子文件存儲完成后，必須對其有效性和安全性進行測試，以避免因危險因素對單位信息系統造成嚴重損害。此外，歸檔信息轉換的安全性應該是合理和多樣的，例如備份文件信息，設置防火墻以防止網絡病毒入侵，設置文件信息加密功能，限制訪問電子文件的權利，應用防病毒等有必要建立信息安全預警系統。

2.4文件管理系統的改進

企事業單位檔案管理系統的建立，在一定程度上決定了檔案信息化建設的質量，也體現了檔案信息系統的有效性。因此，企事業單位必須根據實際情況建立一系列專用的文件管理系統。這有助于更好地管理和控制單位實際工作中記錄的信息。為了更好地促進企事業單位檔案信息的建設，國家檔案局開發的一些檔案管理軟件作為參考，如檔案處理系列和數字檔案使用這些軟件可以使管理更方便、更快捷。

結束語

總之，在大數據的背景下，對企事業檔案以及高效的檔案管理產生了深遠的影響，使管理水平和企事業檔案管理人員的能力受到考驗，也是一個新的發展方向。企事業單位檔案管理的趨勢與發展方向是對信息化進行研究的另一個領域。它的網絡化促進了不同類型的企事業檔案資源的可持續發展，增加對檔案管理信息化的探索，檔案管理過程的優化和檔案的管理，可以幫助建立完善的文件管理系統。

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