談企業(yè)人事檔案管理的路徑

曹剛

[摘要]檔案管理作為一門專門的學科和職業(yè)技能，已經(jīng)越來越被社會廣泛的重視和認可，所以，企業(yè)也應(yīng)該加強這方面的認識，聘請專業(yè)的檔案管理人才對企業(yè)的人事資料和檔案進行管理，才是現(xiàn)代化企業(yè)的管理之道。另外，為了配合專門的管理人才的檔案管理工作，企業(yè)還應(yīng)該引進先進的檔案管理技術(shù)，只有這樣才能完全達到檔案管理的專業(yè)化和現(xiàn)代化。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案;人事檔案;管理

人事檔案是組織人事部門按照黨的人才政策在培養(yǎng)、選拔和任用人才等工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發(fā)揮為經(jīng)濟社會服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決的一個重大課題。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問題

隨著近幾年來政治經(jīng)濟體制改革的推進，企業(yè)單位產(chǎn)權(quán)制度改革的實施，干部人事制度改革的深化，流動人員的大幅度增加，社會不良風氣等均對人事檔案管理帶來了一定的沖擊，舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。這就要求企業(yè)必須加強必要的關(guān)于檔案管理的資金投入，不僅是聘用專業(yè)管理的人才，還有的就是升級管理系統(tǒng)的資金，這種管理成本的投入是不能隨意縮減的，因為僅僅處于成本的控制和考慮會給企業(yè)的人事資料的安全和詳細的管理帶來不便。

二、企業(yè)人事檔案管理人員的素質(zhì)提高

檔案管理人員是高校人事檔案工作的主體，起主導和支配作用。因此，檔案管理人員必須加強科學文化知識學習，拓寬知識面，更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，確立自我更新意識、轉(zhuǎn)變觀念，破除因循守舊、墨守成規(guī)的管理模式，提高責任心和使命感，勇于改革和創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變思維方式，發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，贏得人們對檔案的認識和理解，推動檔案工作走上規(guī)范化管理的軌道;轉(zhuǎn)變知識結(jié)構(gòu)，認真學習刻苦鉆研檔案管理專業(yè)知識，熟練掌握計算機應(yīng)用知識，積極參加培訓，注重吸取他人之長，在業(yè)務(wù)水準和實踐能力上要精益求精。要及時學習最新的人才政策、人事制度，掌握當前人才流動的規(guī)律。要培養(yǎng)一絲不茍、認真細致的敬業(yè)精神，以適應(yīng)人事檔案管理逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。二要建立、完善人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。任何一項工作要有始有終順利實施和持續(xù)開展，都離不開紀律的約束和制度的保障，人事檔案信息化管理也是如此。人事檔案管理實施信息化以后，要及時將那些不適應(yīng)新形勢、新要求、新手段的規(guī)章制度進行改革，并及時制定新的、科學、合理、規(guī)范的人事檔案管理制度，以保證人事檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化、科學化。與之相應(yīng)的檔案要及時、完整收集，在保存為電子檔案時必須堅持“去偽存真”的原則，做到及時、準確、完整，檔案的整理、歸檔、借閱制度、程序也應(yīng)補充完善，尤其要注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。只有維護了人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能為企業(yè)的決策提供準確的參考價值，為企業(yè)的又好又快發(fā)展提供更好的服務(wù)。

三、企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化日益廣泛運用的今天，如果企業(yè)仍沿用陳舊、落后的手工等方式、方法對人事檔案進行粗放式管理，檔案管理上的某些漏洞還將延續(xù)，人力、財力方面的浪費還將繼續(xù)存在。要革除這些弊端，只有走信息化管理之路，只有突破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，檔案資源才能更好地為企業(yè)提供服務(wù)，也只有這樣，檔案的潛在作用才能發(fā)揮得更好、更大。利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)結(jié)構(gòu)顯示：企業(yè)使用人事檔案管理信息系統(tǒng)，按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成數(shù)據(jù)庫實體，通過實用、良好的操作界面，對檔案信息進行分類、提取、查詢，方便用戶對有關(guān)材料的查借閱和使用，同時可進行統(tǒng)計分析，為人事決策提供參考，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本，計算機手段的應(yīng)用和數(shù)字化的管理是人事檔案現(xiàn)代化管理的一個重要標志。通過該系統(tǒng)能實現(xiàn)辦公自動化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，檔案人員通過系統(tǒng)隨時了解文書、業(yè)務(wù)部門管理動態(tài)，掌握員工任免、技術(shù)職務(wù)變動、培訓等人事動態(tài)，實現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見性管理。因此，人事檔案信息化管理模式對實現(xiàn)企業(yè)的人才信息管理工作有非常突出的現(xiàn)實意義

綜上所述，企業(yè)的人事檔案管理無論是對于企業(yè)還是員工個人來說都是非常重要的，所以我們企業(yè)的管理人員一定要從各個方而加強對于人事檔案的管理，無論是管理觀念方而，還是人才的選擇，以及現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用，都要嚴格把關(guān)。只有將人事管理的各個因素整體更新后，才能達到一個現(xiàn)代化的檔案管理的水平和標準，才能更好地服務(wù)于企業(yè)的整體管理，間接地服務(wù)和促進企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展。