淺談信息化技術在船舶備件管理中的運用

王曉冬，潘旭皓

（1.中港疏浚有限公司；2.中交上海航道局有限公司，上海 200000）

船舶備件指的是船舶為主機、輔機、輔助機械、電氣設備及關聯附件所備用的部件、配件和零件。在船舶營運成本中，除去燃料費，備件費用同樣占比很大，備件管理直接影響到公司的經濟效益。船舶設備分門別類，相應的備件更是多種多樣，用電子臺賬登記往往會出錯，公司管理部門也不能及時了解船舶備件庫存信息。因此，通過信息化技術的運用，公司就能實時了解船舶備件相關信息及相應的運營成本，并加以控制。

1 軟件設計與開發

本系統開發采用的是ASP.NET+SQLSERVER 2016的集成環境，在ASP.NET技術下使用C#腳本語言與HEML、JAVASCRIPT代碼相結合。

本系統船岸統一采用B/S架構的模式，通過瀏覽器來訪問系統，客戶端不需要安裝任何專門的軟件。采用ASP.NET技術，通過IIS提供信息服務，并用AJAX技術提高客戶端用戶體驗。

船端使用各自獨立的服務器，通過登錄頁面的船舶名稱來標識每一臺服務器。根據各船舶自身條件和實際情況，或形成船端局域網，通過內網進行訪問操作，或直接通過服務器進行操作。

船岸數據交互程序改變了將數據寫入文本文件后通過郵件傳送的方式，避免因數據傳輸環節過多或船岸數據結構不同步、數據相互有約束而無法及時發送或接收數據的情況出現。新系統的船岸交互采用目前主流的SOCKET通信協議，由船端主動與岸端握手來執行數據交互。數據交互過程中，嚴格執行相關步驟，首先進行船岸版本對比確認，版本一致后船端獲取岸端數據庫腳本文件并下載到本地并進行同步更新（表字段更新、存儲過程更新），通過交互程序指定的數據表，相關基礎表數據發送給所有船舶、業務數據發送給指定船舶，船端接收數據并導入到各船系統后，由船端將各船的業務數據發送給岸端。所有船岸交互的數據表都通過程序來控制，可以對其進行修改。沒有網絡的船舶部門通過執行單機腳本來獲取腳本文件并執行后續的操作。軟件采用后臺運行的方式，防止用戶誤操作關閉程序，在船岸交互環節中除了可以進行手動更新外，程序支持每隔兩個小時自動發送和接收數據。

設計流程如下圖所示：

圖 1

2 數據采集

備件基本信息的準確性直接關系到備件供貨的準確性和船舶安全。本系統有效結合船舶維修保養體系代碼CWBT（GB/T 16558.2—1996），要求所有備件必須關聯相應設備，而設備又與設備主管人員相關聯，這樣確保備件信息的唯一性和可靠性，同時也能追溯設備養護中備件相關申請、消耗等的歷史數據。

圖2

如圖2所示，備件所需信息包括：父設備（即該備件所屬的設備對應船舶維修保養體系中相應設備的名稱），備件所屬設備的名稱，備件號，備件名稱，英文名稱（按說明書，如有需填寫），備件的生產廠商，圖紙號，備件存放低點，最低庫存等。

3 備件供應

3.1 備件申請

備件申請分為3類，季度申請、年度申請和應急申請。

圖 3 備件申請明細單

年度申請：每年年底前各船上報下一年度船舶備件年度申請；年度備件申請范圍包括大型備件或加工周期較長的備件、小修及以上等級船舶修理所需的備件。

季度申請：每季度末月15~30日各船上報下季度船舶備件季度申請；季度申請主要考慮日常及下個季度養護、維修所需。

應急申請：指船舶突發故障或搶修所急需的備件申請，但需說明理由并經船長確認。

為規范申請流程，季度和年度申請單只會在相應的時間段開放申請，且申請單由船舶各設備分管人員開具后匯總至部門長審批，部門長審批后在船長處匯總成一張單子，再由船長審批后通過船岸數據交互提交公司管理部門審批。

機務主管在岸端收到申請單后，根據當前庫存數量對申請數量進行審核，同時也可通過“查看歷史”查詢該備件申請采購歷史記錄。

如對申請單中有疑問的或是需要船舶重核數量，可以駁回，讓其進行復核。

所有審批記錄和數量的修改，都會在系統中留下痕跡，以便追溯。

3.2 備件采購

備件主管在收到經審批的申請單后，依據備件類別對申請單進行拆分，生成多個詢價單，原則上需選擇多家供應商進行詢比價。

系統建立了供應商名錄檔案庫，所有詢價供應商均需在檔案庫內選擇，如需新增供應商，則需報部門領導審批后，由系統管理員統一錄入。既滿足了規章制度、管理流程的需要，供應商名稱也得到了規范。

目前備件詢價審批為四級審批，備件主管-部門分管備件副經理-部門經理-公司分管領導。根據崗位和規章制度調整需要，該系統也可由上級單位調整審批環節的設定。為簡化審批流程，系統遵照相應管理辦法設置了各級金額審批權限，在各自的金額權限內，各級人員可以直接辦結，無需再提交下一人審批：單件價格小于等于0.3萬元（人民幣，下同；如報價為外幣，則按照報價截止日的匯率折算成人民幣）、單批次價格小于等于1萬元的定單，由備件主管確認訂購；單件價格大于0.3萬元、小于1萬元，單批次價格大于1萬元、小于3萬元的定單，由設備部分管備件副經理確認訂購；單件價格大于1萬元、小于3萬元，單批次價格大于3萬元、小于5萬元的定單，由設備部經理確認訂購；單件價格大于3萬元、單批次價格大于5萬元的定單，由公司分管副總經理確認訂購。

一旦詢價審批通過，即生成定單，此時，通過船岸數據交互，船端能馬上查詢到相關定單信息，便于實時掌握備件動態。

3.3 船舶簽收

船舶在接收備件后，核對備件信息及數量，如無疑問，則在信息化系統內進行電子簽收，電子簽收時必須錄入數量、簽收時間及備件存放地點；如有疑義，則及時聯系備件主管解決，待解決完成后，再進行電子簽收。電子簽收后的備件，庫存量會在系統內相應增加。

4 備件費用

待船舶電子簽收后，岸端系統即可查到相應信息，備件主管可以對該訂單進行賬單的錄入。錄入信息包括：船舶名稱、訂單號、發票號、發票金額、發票日期、稅率、匯率等；同時還需填寫該批備件的設備類別和費用科目，為統計分析提供便利。

備件費用錄入只有在船舶電子簽收，并上傳發票等附件后才可提交領導審批。目前該系統與公司財務系統已初步實現對接，相關數據即可自動在財務系統實時反映。待逐級審批完成后，自動生成該筆訂單的列賬單和付款單，財務人員在財務系統收到相關單據后，根據列賬單生成財務憑證，根據付款單安排付款。

5 備件管理

船舶應定期對船舶備件進行維護和保養，并在領用后及時清點，確保賬物一致。

船舶對船舶備件領用后，需做相應的消耗登記，在消耗明細中填寫消耗數量、日期、原因。

同時定期對船舶備件庫存進行盤點，如盤點數量與庫存數量不一致，則按實際盤點數量錄入，并寫明原因，保存后即生成本次盤點表，可供財務人員上船審計檢查用。

6 結語

本系統所有操作均在網頁版進行，省去了以往在紙質上審批簽字的繁瑣，徹底踐行了無紙化辦公的要求。

流程設計中，流程只與崗位職務有關而與人員無關，采用逐級審批、逐級駁回，降低因人員調動所帶來的影響。

備件管理是一項重要而復雜的技術工作，它不僅關系到公司的營運成本，也涉及航行安全和施工效率。備件數量過多會積壓資金，但缺少備件則會影響生產安全。將信息化系統與船舶備件管理相結合，能有效提高工作效率和管理水平。今后在此基礎上，我們還將引入二維掃碼和射頻技術，通過新技術的運用，進一步減輕船員工作量，讓備件管理更加便捷高效。