基于PDCA理論的圖書館搬遷過程管理與方法研究

譚 璐

（長沙航空職業技術學院圖書館，湖南 長沙 410124）

近年來，隨著政府對圖書館投入的加大，圖書館的擴建或新建進行得如火如荼，這就必然涉及到搬遷工作。圖書館搬遷是一項艱巨而復雜的系統工程，涉及的資金巨大、人員眾多、程序復雜，組織者如果不能科學地協調和規劃搬遷的整個過程，將會造成人力物力的浪費，出現混亂無序局面，同時也會影響新館的形象和布局，所以引入高效先進的方法勢在必行。經研究發現，圖書館搬遷應用到的方法有項目管理[1]、價值工程[2]、運籌學[3]等，但這些方法或復雜或可操作性不強，而PDCA 循環理論可以構建完善的管理體系，使圖書館搬遷工作步驟簡單化、條理化、系統化和科學化。圖書館搬遷項目管理引入PDCA循環理論，既能實行組織協調控制，又可對圖書館搬遷實施效果評價，既能優化質量管理，又可提高工作效率，是保證圖書館搬遷項目順利高效實施的重要工具，有必要深入研究和推廣應用。

1 圖書館搬遷研究的意義

1.1 圖書館搬遷的難點

圖書館搬遷是新圖書館建設的重要環節，需要做到以下3 點：一是圖書編號打包，組織運輸到新館上架；二是家具裝車運輸到新館確定位置；三是系統設備搬遷到新的機房或新館。在圖書館搬遷過程中存在的難點如下：第一，搬遷的程序復雜，要運用科學方法合理規劃，制定搬遷的總體方案和步驟；第二，搬遷的人員眾多，要做到對人員的分工和時間安排有序；第三，資料收集困難，要在合理借鑒成功經驗的基礎上形成自己的規范；第四，效果評價困難，對搬遷的評估量化可以確保項目順利實施并獲得預期的效果。

1.2 PDCA循環理論

PDCA循環法[4]是美國管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，因此又稱“戴明環”。PDCA 循環分為 4 個階段[5]：第一階段計劃（Plan），找出問題，分析問題產生的原因和影響的主要因素，并制定相應的措施；第二階段執行（Do），組織力量執行計劃，保證計劃的實施，完成計劃；第三階段檢查（Check），檢查對策措施實施的結果是否達到預期目標；第四階段行動或反饋（Action），根據檢查結果，采取必要的措施鞏固已取得的成果，對未達到的預期目標做進一步改進，成功者納入標準，不成功者轉入下一個PDCA循環去解決。PDCA循環的優點是適用所有領域，缺點是嚴格地在流程框架內工作，缺乏創造性。

在項目管理中，運用PDCA 循環理論，周而復始地運轉，管理流程少，管理手段簡單，保證完成質量，同時，過程管理有效率，能準確把握管理活動的主要規律，對于圖書館搬遷工作的質量控制和優化過程管理有著積極的作用。

1.3 PDCA循環理論的研究進展及趨勢

PDCA循環理論在生產實踐中應用廣泛，近年發表的應用PDCA 循環理論的文獻數量呈逐年上升趨勢，表明PDCA應用于質量管理的研究與實踐越來越受到學者的重視和關注。PDCA 循環理論的研究主要應用于醫學、教育、企業、電力、公路、計算機等領域，目前醫學領域應用最為廣泛，在圖書館管理的研究中有較少應用，主要在績效管理[6]、戰略管理[7]、社團管理[8]等方面出現相關應用研究。PDCA在圖書館的應用研究處于起步階段，應用到圖書館搬遷項目的研究較少，且不夠深入，對比的評價還是空白。現有PDCA 循環理論研究成果多局限于可行性研究，沒有具體運用過程的詳細描述，缺乏實踐層面可操作性的研究，具體應用的成熟案例較少。關于PDCA循環理論的研究，其重點應側重該理論和方法在管理實踐中的應用與推廣。

2 圖書館搬遷的過程模型和運行步驟

2.1 PDCA過程管理模型的構建

任何事物都有著內在的邏輯規律，圖書館的搬遷也不例外。為確保圖書館搬遷工作的全面質量管理順利實施，運用PDCA循環理論構建科學的管理機制，按照圖書館的特點和需求，將搬遷的相關要素進行分解，建立相應的過程模型、參數設置、實施步驟，并對過程實施效果進行評價，檢查執行的效果，再總結經驗和教訓，對未完成項進行下一個循環。圖書館搬遷的PDCA 過程管理模型如圖1所示。

圖1 圖書館搬遷過程PDCA管理模型

2.2 控制參數的設置

在圖書館搬遷模型中，時間、過程、資源和文檔4個參數不是完全獨立的，應該對這4個控制參數進行綜合調節和平衡。

（1）時間。將PDCA 引入各關鍵時間節點，有利于搬遷的時間控制，優化資源配置，同時可以作為搬遷執行效果的度量標準之一，評估圖書館搬遷工作的績效[9]。圖書館的搬遷持續時間較長，跨度幾個月到幾年不等，這期間可能影響讀者借閱，因此搬遷工作必須盡量縮短時間，合理設置時間節點，以最快的速度完成搬遷任務。其次，搬遷工作涉及設備采購、運輸、安裝、調試和圖書的搬遷、布架、整架等繁復的工作內容，每一項都并非孤立存在，而是相互關聯影響的，其中任何一個階段的進度不能按時完成都可能會影響整個項目的進度。

（2）過程。過程是為完成搬遷工作所進行的管理和實施活動，包括管理過程和實施過程。管理過程包括計劃、資源分配和組織工作，實施過程包括每個步驟的完成情況。

（3）資源。資源是為完成搬遷工作所使用的時間、資金、人力、物力等。表1是搬遷過程所必須的資源。

（4）文檔。文檔報告是了解和審核項目的重要依據。表2是搬遷系統所需輸出的文檔。

表1 資源

表2 文檔

2.3 圖書館搬遷項目的實施步驟

（1）計劃階段——Plan

科學立項與系統策劃PDCA 循環理論的首要環節是計劃階段，圖書館搬遷項目中組建機構、調研考察、情報收集、制定計劃是該環節的主要工作。

步驟一：組織保障

圖書館應高度重視，組建搬遷領導小組，并制定相應的組織分工合作。一是由館長任總指揮，副館長和部門主任任小組長，下設調研考察組、宣傳動員組、搬運協調組和后勤保障組。館長統籌協調，各小組分工協作，搭建一個搬遷工作服務平臺。二是積極爭取上級相關領導和主管領導的支持、平級部門的協助、多方參與搬遷力量的幫助，保證擁有足夠的人力、物力和財力保障搬遷工作的順利進行。三是統籌規劃搬遷的全過程，如新館的規劃、搬遷過程的時間進度和路線等。

步驟二：調研考察

調研工作主要是收集與選擇搬遷工作相關的情報。一是多方實地考察和參觀學習，借鑒其他圖書館的成熟經驗；二是了解和考察搬家公司的信譽質量評價；三是通過線上線下收集圖書館搬遷的相關經驗和技巧，重點收集新圖書館的發展規劃、網絡系統和藏書布局等方面資料，其中崗位設置、創新模式都是圖書館搬遷過程涉及到的內容，也應重點收集，以便于今后有的放矢地開展工作。

步驟三：情報收集

情報收集分為清點和整理舊館數據，新館情報收集。清點和整理舊館數據，可以按以下順序進行[10]：第一是順架，將所有文獻進行整架，做好清點。第二是剔舊，將破損嚴重的、失去閱讀價值的、過時的圖書進行下架集中歸置，便于密集書庫的規整。第三是清查，館藏文獻清點，對各書庫架上圖書、新到館的圖書和外借未還回的書進行統計核查，與數據庫系統里的書目核對，在館可使用的家具和設備與資產系統里的賬目核對，形成搬遷系統的資源資產數量和位置數據，也為核算搬遷勞動量、新館館藏的數量和位置提供最為可靠的數據依據。新館情報收集，包括規劃新館布局，實地考察新館。規劃新館布局要堅持科學、合理和實用的原則，需要有一定的前瞻性，要根據本館辦館宗旨和發展規劃確定圖書館館藏服務體系，結合新館結構和布局整體規劃各區域的用途，制作新館家具設備書架的布局圖。實地考察新館，根據新館的面積和設計，預算書庫可供未來十年的藏書最大容量。

步驟四：制定計劃

根據本館的實際情況，在調研考察和情報收集的基礎上反復論證，制定適合圖書館搬遷的計劃。通過制定新館的總體布局與搬遷方案，既為搬遷做準備，也為后續新館的發展奠定基礎，做到既立足現在又面向未來，同時便于新館各項工作的開展。方案包括經費預算、人員配備、物資準備、安全保障、實施計劃等。經費預算主要包括調研費用、雇傭搬家公司費用、車輛費用、職工加班費用、搬運費用和其他費用等。人員配備重點在合理協調搬遷過程中各環節的人員安排上。物資準備包括所有搬遷工作的后勤保障、物資供應。安全保障，注意搬遷過程中的重點環節和可能存在的問題，對問題進行認真分析討論，提前做好預案，制定切實可行的方案，確保搬遷工作萬無一失。

（2）執行階段——Do

執行階段是PDCA循環的關鍵與核心，包括人員培訓、過程實施等工作，要科學、周密、細致地組織實施搬遷工程。

步驟五：人員培訓

對所有館員進行搬遷業務知識培訓，熟悉搬遷工作流程和技術要求，同時針對分工不同，實行個別輔導或小組指導。在組織保障、調研考察和過程實施步驟中都有培訓環節，培訓的內容主要有：召開搬遷動員大會進行協調和搬遷宣傳，講解搬遷工作的要點、難點和時間節點，新館主要調研的內容，調研后的總結；講解過程實施中的各項具體工作要領以及明確搬遷的工作流程安排，確定崗位的任務要求，做到群策群力，確保在搬遷中協作配合和把控質量。最后形成培訓總結，將搬遷過程的培訓及實施效果形成反饋材料。人員培訓相關方案如表3所示。

表3 人員培訓表

步驟六：過程實施

過程實施包括家具設備搬遷、文獻搬遷、數據搬遷等組織實施過程。家具設備搬遷，必須落實每件設備家具在新圖書館的具體房間地點，重點注意家具搬遷過程的損壞和維修，系統設備的運輸和數據的備份恢復[11]。圖書的搬遷，耗時多、工作細、要求高，是搬遷工作的重中之重，一般包括圖書打包、運輸、上架。

圖書打包，一是要組織分工，責任到人，書庫按類分組，一般3人一組，1人編號標號，兩人取書打包。二是確定打包規格，大小均勻，結實牢固，每捆25 厘米高度，這個規格是經過考量過的合適重量和數量，易于打包，很多圖書館也會采用機器打包，更加節省人力[12]，圖書館應有計劃、有目的地將本館采編部門接收新書的包裝紙和繩子專門歸集起來，待圖書打包時再利用。三是打包圖書要統一編號，記錄整理，每包寫上序號：如A1、A2、A3……。字母為分類、數字為包數。四是統計出每類圖書的包數，圖書的總包數，每類圖書所占書架數[13]。按類別、實際包數、書架組數、備注制作表格，如表4所示。這個表格為后期的圖書上架提供依據。

表4 圖書打包上架表例

圖書運輸應制定搬運方案，搬運的任務主要由搬運公司負責，搬運協調組配合協調搬運，避免圖書的散包、損毀、丟失等，保證圖書搬運到位。圖書搬運的主要工作有出庫、裝車、運輸、卸車、入庫。每個書庫由專人負責，負責人員熟悉書庫基本情況，組織搬遷人員按順序搬運藏書出庫；裝車時，要注意按書庫順序裝車，并由專人指揮裝車，不能亂包散包。圖書搬遷運輸過程中要求專人跟車運輸，防止圖書在運輸中遺失。卸車時，新館接應人員指揮將每包圖書接入對應位置，完成圖書的對號入庫工作。

圖書上架宜先將圖書按包對號入座，再進行拆包，按順序上架整理，若有滿架情況還需要進行倒架；整理完成后要根據中圖分類法進行標架。圖書上架整理是藏書搬遷事務的最后一個環節，也是最為繁雜的一環，前期的規劃工作合理與否直接決定了圖書能否準確到位，也影響后期的圖書流通和新館的開館時間。

（3）檢查階段——Check

檢查階段是圖書館搬遷工作的分析階段。根據制定的計劃和方案要求，檢查驗證實際執行情況，實施過程是否達到預期效果。

步驟七：效果檢查

在PDCA 循環理論指導圖書館搬遷工作模式中，通過圖書整架、倒架、標架，新館環境和設備狀態檢查及新館開館的時間來檢驗項目計劃執行是否正確、合理和科學，檢查計劃施行的效果，制定效果檢查表，如表5。

表5 搬遷效果檢查表

步驟八：問題總結和反饋

對圖書館搬遷過程中產生的問題進行總結和反饋，成功的經驗加以推廣，找出失敗的原因引以為戒，重新修正工作思路和方式，將成功的經驗和失敗的教訓都納入標準規范程序，對于還未完成的任務要開始新的PDCA循環重新計劃，并對搬遷的實施效果進行科學評價，整體評價可按表6中的指標體系進行分級管理[14]，進而保證搬遷項目實施的效率。

表6 圖書館搬遷項目實施效果評價表

3 圖書館應用PDCA理論的思考

3.1 抓住搬遷契機，營造智慧形象

新館搬遷是改造圖書館的一個有利契機。圖書館借助搬遷之機，從館藏布局、系統規劃、空間設計、新技術應用等方面，應做出一個整體的新館發展建設方案，采用PDCA理論管理識別圖書館搬遷的所有過程，并通過對過程的識別、管理和控制來提高效率和質量。同時，采用新技術、新服務、新理念規劃設計圖書館的空間布局和服務模式，將PDCA理論運用于智慧圖書館的建設和管理，打造一個全新的智慧圖書館形象。

3.2 變革服務方式，促進質量管理

以讀者為中心是現代圖書館的服務理念，也是新館服務的最終目的。對于圖書館搬遷工作來說，采用PDCA循環方法的目的和主旨都是為未來開館后提升讀者滿意度創造條件。新館的規劃和布局應該以先進的服務理念、完善的管理制度、現代化的技術手段為保障，圍繞滿足讀者需求展開，以PDCA理論來管理新館，促進服務和管理質量的持續改進和效率的不斷提升。

3.3 更新思維方法，激發創新發展

PDCA 循環只是一種管理方法[15]，持續的質量改進是PDCA循環永恒的目標，而管理的關鍵在于以科學的管理調動了館員工作的積極性；加強對館員的培訓，形成了良好的工作氛圍，更新了服務理念，提高了館員應用循環解決問題的意識和能力，激發了館員投身于圖書館事業建設和服務讀者的熱情和創新意識。

4 結語

將PDCA 循環理論運用到圖書館搬遷項目實施過程，使搬遷過程步驟明晰，減少搬遷過程中的問題，大幅度提高搬遷工作效率，使各個環節的工作效果可以預期和度量。通過采用PDCA 循環方法，整個搬遷過程都按照4個階段8個步驟執行優化，既可以理順搬遷中的各個環節，建立健全各種機制，做到計劃合理、保證質量、節約成本、提高效率，又能有效溝通，調動館員積極性，推動圖書館多快好省地完成搬遷任務。