淺談高校辦公室如何做好會務工作

駱瑞嵐

【摘 要】當前各高校的學術研討，校企合作，社會服務等活動日漸增多，會務活動是其不可或缺的載體，而高校辦公室是大部分以學校名義開展的會務活動的具體承辦單位。如何做好會務工作是衡量高校辦公室工作水平高低的一個重要方面。本文將從會前、會中和會后三個階段進行分析，并結合自己的工作經(jīng)驗提出建議。

【關鍵詞】高校辦公室；會議；會務工作

目前高校會務工作日漸繁雜。一項會議活動開展順暢與否取決于會前籌備、會中服務和會后總結三個階段的工作完成效果，這三個階段缺一不可，相輔相成，需要工作人員在各階段工作進行周密的思考。

一、會前籌備階段

會前籌備階段工作在很大程度上決定了會議的成功與否，簡單來說，可從以下幾個方面著手準備。

（一）準確領會會議內容。

會議內容一般由組織召開會議的領導決定并提出。接收會議信息的工作人員務必要做好記錄，弄清楚領導開會意圖，試圖想解決哪些問題，達到什么效果。尋找機會多與領導進行溝通和交流，在交流和溝通的過程中把握領導意圖。

（二）周密制定會議方案。

制定會議方案工作繁瑣，通常需要多人協(xié)力完成，可成立臨時工作小組，大型會議還需根據(jù)工作內容成立多個小組協(xié)同完成，如材料組、會務組、后勤組。

會議方案的內容包括會議時間、地點、主持人、參會人員范圍、議程、交通食宿等。工作人員首先要提前請示領導確定開會時間，并向統(tǒng)籌管理會議室的單位或部門申請會議室，確認會議室話筒、電腦、顯示屏等設備情況。再根據(jù)會議內容初定具體的會議議程和參會人員范圍。會議議程是整個會議議題性活動順序的總體安排，是為了使會議順利召開所做的內容和程序工作。制定會議議程，務必要做簡明概略，一目了然。有外地人員前來參會時，需細心詢問對方是否需要提前安排車輛接送、住宿等情況。若需要，提前聯(lián)系學校車隊安排專車接送，并將聯(lián)系人與電話及時發(fā)給雙方，同時，需跟學校內外部酒店前臺確認預留房間信息。根據(jù)機關會議管理辦法等文件，嚴格控制菜品種類、數(shù)量和分量，安排工作餐。此外，聯(lián)系學校黨委宣傳部，請他們安排專人跟蹤拍攝、記錄、并進行新聞報道。必要時還需聯(lián)系學校安保部門對會議室周圍進行巡查，排除安全隱患。待方案初步擬定完成以后，及時報送相關領導審核。

（三）及時發(fā)布會議通知。

會議方案經(jīng)請示領導同意以后，起草并發(fā)布會議通知。會議通知內容包括主送單位、會議主要內容、會議議程、參會人員名單、報到時間和地點等注意事項，需要參會回執(zhí)時還需附上參會回執(zhí)模版、聯(lián)系方式等信息。注意會前需確認各相關單位及個人通知到位，如遇聯(lián)系不上對方的情況，一定要通知其他相關人員務必轉達。

（四）提前籌備會議現(xiàn)場。

會場籌備工作至關重要，務必要做到細致周到。查看會議室座簽座次是否安排妥當，確保無遺漏、無失誤。檢查話筒、音響、電腦、顯示屏、播放器等設備使用情況。將會議相關資料拷貝到會議室專用電腦設備。打印會議相關資料，如簽到表、會議資料。確認茶具、紙筆、會議資料等物品擺放情況。

二、會中服務階段

（一）做好報到等指引工作

在會議室門口或大廳設置報到處。提前準備好簽到表，請前來參會的人員在簽到表上簽字，并發(fā)放會議相關材料。如需住宿，安排專人指引客人入住并辦理住宿手續(xù)。

（二）做好會議記錄

提前安排好會議記錄人員，準備好會議記錄專用錄音筆。記錄人員要認真做好會議記錄，認真研究會議精神，對會議材料進行合理刪減，確保會議記錄的完整性，同時要做到語言精煉，邏輯條理清晰。

（三）做好安保工作

學校安保部門人員需全程在現(xiàn)場維護秩序，尤其是黨代會等大型會議，安保人員務必要仔細巡查，確保會議正常進行。

（四）做好保密工作

一般保密文件或事項不通過會議傳達，但難免會有涉及保密的工作需要會議討論研究，因此做好保密工作也很重要，如會議中請參會人員將手機放入信號屏蔽柜中。

（五）做好會場服務工作

高校辦公室一般設有會場服務工作人員辦公室，由他們進行專業(yè)的會場服務。具體包括擺放茶杯與座簽、調控會場溫度、添加茶水等。會場服務工作人員要注重禮儀、著統(tǒng)一制服、妝面應安靜整潔、不披頭散發(fā)，盡量不佩戴戒指等首飾。會議中進入會場添加茶水時應注意輕拿輕放，不嬉笑打鬧，不東張西望，確保不影響會議的正常進行。

三、會后總結階段

（一）會議紀要

會議記錄人員應及時撰寫會議紀要，會議紀要要注意突出中心，要條理化、理論化，完成后需請參會人員會簽。待會議紀要正式印發(fā)后，及時分送給參會人員。

（二）反思總結

會議結束以后，盡快召集本次會議工作人員召開總結反思會。認真分析會議工作開展中的失誤、不足以及遇到的難題，并提出可行性改進方法，避免同樣的錯誤第二次發(fā)生。對于本次會議工作中表現(xiàn)出色的人員應當給予肯定表揚，激勵其他工作人員。

四、提高會務能力

由于筆者在學校辦公室工作，參與了大量會務工作，現(xiàn)結合自己的工作經(jīng)驗與教訓，對如何提高高校會務能力提出幾點建議。

（一）與領導時刻保持聯(lián)系

會議根據(jù)內容、參會人員范圍等因素可以分為不同層次和等級，雖然高校辦公室在會務工作等方面積累了很多經(jīng)驗，但議程、具體參會人員等必須是由主持會議的領導最后敲定。如在籌辦會議和會議進行中遇到難處，先思考如何解決，并及時逐級向領導匯報，尋求領導的支持與幫助。

（二）提高會務工作能力

現(xiàn)代科技日新月異，會務工作人員要保持工作的熱情，不斷加強學習，學以致用。高校辦公室可開展多樣的業(yè)務培訓活動，如參加會務工作能力培訓班，邀請專家前來授課，邀請政府部門或其他高校辦公室工作人員前來進行業(yè)務交流活動等。同時，要注重提高突發(fā)情況的處理能力，確保會議順利進行。

（三）加強團隊協(xié)作能力

根據(jù)不同的工作內容，會議工作人員一般會分為會務組、接待組、設備組等幾個組別，各組成員各司其職。團隊協(xié)作能力對于一個辦會團隊至關重要，各組成員都要各盡所能，遇到問題及時交流溝通，與其他組時刻保持聯(lián)系，進一步提高工作效率。對于他人的優(yōu)點與長處，要虛心學習，不斷提升自我工作能力。

（四）注重細節(jié)，及時糾錯補漏

“細節(jié)決定成敗”，會議籌備和服務階段涉及到的每一項事情都是細節(jié)。如何布置會場，如何控制會場溫度，會場燈光和電腦設備等需要工作人員細心檢查、核對。工作人員務必要不厭其煩、精益求精，對每一個環(huán)節(jié)進行信心檢查，及時糾錯補漏，確保會議不出差錯。

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