試論如何提升文秘專業人才辦公自動化的應用能力

謝啟明 陳南

【摘 要】隨著現代科學技術的不斷發展，各行各業的辦公為了提升工作效率都實現了自動化的應用，作為一種辦公趨勢，文秘人員必須不斷提升綜合素質和能力，提高自己的自動化應用水平，只有這樣才能在激烈的文秘專業市場競爭中處于領先地位。

【關鍵詞】文秘專業；自動化；應用能力

辦公自動化是一種將現代化的辦公技術和計算機網絡技術相結合形成的一種新型的辦公方式，通過辦公自動化能夠明顯的提升辦公效率和辦公質量，讓企業的經濟效益和社會效益得到明顯的提升。隨著計算機自動化技術的不斷發展，在辦公室業務中計算機核心技術也得到了很好的運用，傳統的文秘專業辦公方式已經無法滿足現代化的辦公需要，作為文秘專業人才一定要與時俱進，不斷提升自身的綜合素質，加強對自動化能力的運用，這樣才能夠在激烈的市場競爭中立于不敗之地。現在的文秘工作需要將專業技能和信息相互融合的專業人才，在文秘專業人才的日常工作中，信息化的程度越來越高，因此現代文秘人員除了要具備文秘專業相關的知識以外，還要具備信息化設備的操作能力，能夠對信息進行處理并及時的發布。

一、提升文秘專業人才辦公自動化應用能力的途徑

1.1建立健全相應的激勵機制

文秘專業人員是公司文秘服務的主要力量，要先提升文秘人才的辦公自動化應用能力就需要充分調動文秘人員的積極性和主動性，體現以人為本以及有效競爭的理念，建立健全激勵機制，只有這樣才能夠不斷壯大文秘隊伍建設，激發文秘專業人才的活力，讓他們在競爭的機制下，不斷提升自身的綜合素質和業務能力，提高自動化的辦公效率，為企業的發展貢獻自己的力量。企業要不斷激發文秘專業人才的工作潛能，對辦公自動化能力強、成績顯著的文秘專業人才給與相應的獎勵，做好文秘專業人才的選拔和任用工作。

1.2在實踐中學習，增強自身的業務素質

文秘專業人才的辦公自動化能力不是短期內可以形成的，而是在長時間的工作實踐中通過不斷的創新和積累才具備的能力和素質。在網路信息化時代，具有辦公自動化的能力也成為了文秘人員的基本素質。作為文秘人員一定要在實踐中不斷的學習，文秘人員之間也可以互相的學習、取長補短、共同提高。除了辦公自動化理論學習以外，文秘人員也要走出辦公室，到企業實際發展和運作的實際環境中去了解和實踐，從而能夠運用辦公自動化為領導的決策提供更好的幫助。

1.3掌握辦公自動化的功能和作用

辦公自動化在功能上包括了三個方面，首先是讓企業內部的通信實現了簡潔化，很多資料都不需要人為的進行傳遞，實現了辦公的自動化。單位只要做好軟硬件設備的購置，依托專業的軟件公司根據單位的實際情況打造個性化的辦公自動化服務平臺就可以。因此作為文秘專業人才以前需要進行協調和安排的局面現在實現了辦公流程的簡化，這樣就在一定程度上節約了辦公時間，簡化了辦公的手續。其次是信息發布更加的快捷化，通過辦公自動化技術設備讓信息的傳遞更加有效率，改變了傳統的繁瑣的信息傳遞方式造成的辦公處理速度和效率低下的局面，辦公文秘人員可以將單位的各種重要信息及時的向領導反饋，得到領導的首肯以后可以及時的向整個單位發布，單位各個部門都能夠從信息系統中接收到辦公文秘傳來的信息，以前需要文秘人員對各個部門進行協調的一些協作工作現在只需要將其上傳到辦公自動化系統中，讓各個部門根據要求去下載和準備即可，這就大幅度提升了辦公效率。最后是讓文秘工作的效率得到提升。以前的文秘工作十分繁瑣復雜，平時的工作往往是千頭萬緒，尤其是一些單位安排的會務工作需要文秘協調很多工作，往往讓秘書感到力不從心，而采用了辦公自動化手段以后，秘書就可以通過自動化的辦公系統應付大量的會議安排內容，因此辦公文秘人員必須掌握信息化技術的手段，熟練的運用信息技術提升辦事效率，尤其是在信息處理方面，通過辦公自動化的能夠讓秘書充分的利用互聯網獲取各種辦公信息和知識，讓秘書在單位的各項服務工作更加得心應手。

1.4拓展秘書的工作職能

單位的文秘工作主要是負責辦公、辦文和辦事三個方面，現在隨著信息化技術的不斷進步，新的辦公技術不斷的涌現，在辦公區域實行自動化的技術也不斷成熟。辦公自動化水平的提高也讓秘書的工作與自動化之間有了更多的交集，因此要在新的自動化辦公環境下不斷拓展秘書的工作職能，改變秘書傳統的工作內容，除了辦公、辦文和辦事以外，秘書還需要在辦公自動化環境下做很多的工作，實現對于領導的工作服務，充分利用網絡解決日常的問題，實現秘書職能的大拓展，提高辦公效率。讓秘書的服務職能與現代化的信息技術有效的接軌，同時在辦公自動化的實踐中做好更多的服務。

二、結語

辦公文秘工作的復雜性導致了很難有一個標準的工作規范，文秘人員既要做好自己的分內工作，同時也要精通辦公自動化業務，處理好上下之間的關系。因此秘書要根據時代的發展，不斷的與時俱進，提升自我綜合素質，讓單位的辦公效率得到充分的提升。

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