關于如何加強電力企業檔案管理工作的探討

李夢嬌

【摘 要】隨著我國經濟水平的不斷提高，電力工程事業得到了非常大的發展進步，其檔案管理工作的重要性也在電力企業擴展壯大的過程中越來越得到體現。現如今電力企業在檔案管理工作方面存在一定的不足之處，因此需要采取針對性措施對其加以彌補和完善，提高電力企業檔案管理工作的完整性和準確度。

【關鍵詞】電力企業；檔案管理工作

一、前言

隨著社會經濟水平的提高、科學技術實力的增強，電力事業在近幾年獲得了巨大的發展，電力工業領域的改革也在不斷推進，電力工程事業進入了一個全新的發展階段。隨著新業務的開展，電力企業在其發展過程中也面對了更多新的挑戰，因此也對企業內部檔案工作的完善提出了更高的要求。電力企業的檔案是能夠完整地記錄企業發展歷史，包括大量的企業研發成果檔案、實物檔案、照片檔案和影音檔案等，這能夠為企業未來發展的道路選擇提供一定的參考和經驗。檔案管理的重要意義越來越得到企業的關注和重視。如何提高檔案管理工作的質量并有效利用其所提供的信息資源，為供電企業做出科學決策、提高生產效率和落實內部管理打下堅實的基礎，已經成為供電企業面臨的重要問題之一。

二、電力企業檔案管理工作的意義

電力建設工程檔案工作是一項為電力工程項目管理以及電力企業科學決策服務的管理性工作，工作的完成度和專業度將直接影響項目的管理質量和企業的決策合理性。電力企業檔案管理工作往往是在電力工程建設項目之初而隨項目推進不斷完善的；有些企業為了提升檔案管理的完整性，選擇在工程項目研究時就開始建立，最終隨電力建設工程的竣工而結束。總體而言，檔案管理工作的進度是與企業承包工程的進度相一致的。因此，電力企業檔案的錄入完整性及完成質量能夠非常直觀地反映工程建設的全過程，也能夠直接地體現出工程建設的實際情況。由于完成檔案管理工作需要依托較為雄厚的科技實力和特有的知識，因此其完成有一定的難度，但高質量的檔案信息是電力企業的寶貴財富。同時，對于電力企業的檔案管理工作是組成企業內部管理的重要部分，對于企業管理體系的完善有相當重要的作用。檔案管理工作日益成為企業獲得更大生產經營利潤、維護合法權益及還原真實歷史的重要工具[1]。

三、現存問題

3.1建設檔案管理意識不強

在電力企業基礎工程項目的施工過程中，從項目的主要負責人到檔案管理的工作人員對于檔案管理的重視程度普遍較低，因此在項目推進的過程中，檔案管理的工作進度往往不能與項目實際進度相匹配，不但影響了項目的推進速度和質量，同時也造成了很多人力、物力和財力的浪費。這種重建設、輕管理的現象非常不利于企業內部管理工作的落實。

3.2.電力企業檔案的開發程度較低

電力企業承辦項目的施工隊伍的內部人員流動性較大，電力企業檔案的管理人員工作較不穩定。很多檔案管理人員由于需要處理很多其他方面的工作而缺乏足夠的時間和精力去完成檔案管理與研發工作，從而造成檔案管理工作的完整性無法得到保障，也致使其應有的作用無法有效發揮。

3.3檔案整理的工作人員綜合素質不高

由于電力企業對于檔案管理工作并沒有投入足夠多的重視，因此在招聘檔案管理工作人員的過程中，通常都會為了盡可能壓縮人員招聘成本而選擇不夠專業的人員，且并不重視人才的培養，使得工作人員在檔案管理方面的專業性本身不高且沒有進一步提高的渠道。電力工程項目團隊流動性很大，很多檔案管理人員往往需要同時處理多項工作，由于其業務能力較差，工作效率較低，且工作過程中易出現紕漏和差錯，因此不能很好地滿足現階段電力企業檔案管理工作的實際需求[2]。

3.4檔案格式不一致

因為電力企業所承辦的工程往往不是其自身能夠獨立建設的，因此會招攬很多參建單位，這些參見單位擁有屬于自身的獨特的管理方式和文化理念，可能與原電力企業存在較大的差異，因此無法訂立一個統一的檔案管理工作標準。例如檔案整理的格式存在差異，對檔案的要求也高低不等，導致了檔案質量參差不齊，這些問題都給檔案整理的集中統一管理制造了很大的阻礙。

四、提高工作質量的手段

4.1提高重視程度

檔案是一個企業對其過往經歷和成果的總結，凝聚了成功企業前輩的心血結晶，會對企業今后的發展道路選擇有著重要的借鑒意義和參考價值。從這一層面來看，檔案管理工作的重要性得到了凸顯。因此，電力企業的管理者必須加強對檔案管理工作的關注程度和重視程度，不斷在企業內部加強對檔案管理工作建設的宣傳力度，保證每一個相關工作人員都必須把檔案管理工作視為一項十分重要的工作；為了使員工提升對檔案管理工作的認可度和了解程度，可以開展與檔案工作相關的知識競賽，或者舉辦知識講座，拓寬企業員工對于這項工作的了解渠道[3]。

4.2提高人員就職門檻

檔案管理工作的完成難度較高，因此需要充足的高素質人才，所以在公司招聘人才時對其嚴格的進行篩選，選拔相關領域的專業人才進入工作崗位，而且還應加強對員工能力素質的培養。在新經濟形態下，人才已經越來越成為推動企業發展、增加企業競爭優勢的關鍵因素，所以電力企業必須重視對工作人員的技能培訓，招攬人才的同時也要重視提升現職員工的技術水平，采取定期的培訓或舉辦講座來增加員工的知識、提升員工的技能。為了提高員工的工作積極性，還要適當的采取鼓勵措施，建立獎懲分明的薪酬體系，加快專業化隊伍和兼職隊伍的共同建設。這樣一來，一方面可以為檔案管理人員提供提升自我、完善自我的機會；另一方面還可以為檔案管理工作人員提供交流的機會和發展的空間，良好的選拔機制才能吸納更多優秀人才，為專業隊伍的建設奠定良好的基礎。同時，要注重給予人才一定的實際操作技術，使人才兼具理論知識和實際工作經驗[4]。

4.3運用信息化管理模式

隨著科學技術的不斷發展，信息化設備已經在大多數電力企業中得到了廣泛的運用，而傳統的企業檔案管理工作模式已經被逐步淘汰。電力企業的檔案管理工作信息化過程包括：檔案信息網絡平臺的籌建、檔案錄入自動化技術的應用、信息化人才隊伍的建設等。檔案工作的信息化不僅能夠幫助企業收集到更加完整的信息資源，而且能夠提高工作完成的效率和質量，更能實現對信息資源的集中化、統一化處理，使得檔案整理的各個環節都能夠遵循統一的流程和標準，降低了檢查的難度。企業管理者要充分認識到信息化對于檔案管理工作進一步完善的重要意義，因此應當根據企業經營的實際狀況統籌和掌握整個企業的信息化建設進程，合理控制企業信息化的步調。

4.4拓寬服務領域

隨著社會的不斷變革，人們對于自身生產生活的需求日益豐富，所涉及的范圍也更加廣泛。為了適應形勢的變化，檔案管理工作必須對其現有的服務領域加以創新和擴大。檔案管理部門應當分門別類建立專門化的、有針對性的檔案資料庫，在逐步擴大服務范圍的同時，使得各項信息和資料較有條理性，方便廣大讀者從中提取對自己有用的信息。除此之外，企業有關部門還應建立網絡互動平臺，加強與群眾的交流互動，及時獲取群眾的反饋以完善自身的工作，廣泛接納群眾的意見和建議，根據他們的需求及時調整工作方向和工作目標，使人民需求指引檔案管理的建設。

五、結束語

檔案是電力企業經營過程的真實寫照和全面反映，能夠為企業未來的決策和戰略制定提供經驗參考，從而為企業的發展道路選擇提供堅實的基礎。檔案管理工作關系到整個企業的管理能力，是一項復雜的、全面的、綜合的工作，需要加強規范管理，推進信息化建設，提升工作人員素質，不斷提高電力企業檔案管理工作的質量和水平。

【參考文獻】

[1]陳曉燕. 關于如何加強電力企業檔案管理工作的探討[J]. 科技信息， 2017（27）.

[2]劉見德. 關于電力工程檔案管理工作的探討[J]. 經營管理者， 2017（16）：279.

[3]李雯. 關于對電力施工企業工程檔案管理的探討[J]. 科技風， 2016（24）：178-178.

[4]劉杏. 提高電力企業檔案工作水平的有效措施[C].決策論壇——公共管理決策案例與鏡鑒研討會.