會計檔案管理的若干法律思考

羅潔

【摘 要】會計檔案管理工作直接關系著事業單位經濟業務的核算，是單位管理活動的重要組成部分，有效的會計檔案管理工作有利于反映事業單位內部真實的經濟業務數據，包括會計賬簿、會計憑證以及財務報告等核算資料，為事業單位后續的發展提供有效的數據參考，本文主要針對會計檔案管理過程中涉及到的法律因素進行探討。

【關鍵詞】會計檔案管理；法律問題；對策

一、前言

作為事業單位檔案的重要組成部分，單位會計檔案反映和記錄了單位經濟業務的會計核算專業資料，具有十分重要的法律與經濟意義，在事業單位發展中起到指導與參考的作用。隨著社會經濟的不斷發展以及市場競爭活動的日益激烈，會計檔案管理過程中涉及到的法律因素也越來越多，如何在新的時期應對事業單位檔案管理過程中的法律問題，是當前各個單位管理活動開展的重點內容之一。

二、事業單位會計檔案管理過程中的法律特點

2.1統一性

事業單位管理活動的統一性指的是任何獨立核算的單位必須要進行的所有會計資料的整理與保管，要求在單位所有生產經營活動之中所涉及的財務往來、經濟業務核算以及相關稅務等會計核算資料都能夠被有效的管理和處置。根據《會計法》的相關規定，單位需要設置會計管理人員和會計機構，如果單位本身不具備設置會計機構的資格，則需要委托具有資質的會計中介代理機構進行會計業務的代理管理，保證單位檔案包含所有的會計核算資料。

2.2合法性

會計檔案管理過程中的合法性指的是相應事業單位在會計資料管理以及委托管理的過程中，必須要根據相應法律法規的要求進行會計核算資料的收集與管理，做好會計檔案的整理歸檔工作，相應的資料的保管和處理需要符合相關法律的要求以及行業內部標準。

2.3長遠性

在事業單位會計管理活動中，會計檔案管理工作會長期穩定的存在，為了更好的保證《會計法》的落實，維護國家經濟秩序穩定，反映單位具體經濟業務情況的會計核算資料必須能夠長久保存，方便有關單位的使用與查閱，保證單位資金的透明性和健康性。[1]

三、當前事業單位會計檔案管理工作中存在的問題

3.1缺乏健全的檔案管理制度

科學系統的檔案管理制度是保證事業單位管理活動得以順利有序推進的前提，從目前來看，單位主要依據財政部《會計檔案管理辦法的通知》進行檔案的管理工作，但是很多事業單位部門缺乏對政策的認識以及法律法規的了解，導致管理制度制定不合理，存在規定盲區，影響管理效率。例如，單位在進行會計檔案管理標準制定過程中，由于現存會計檔案很多只有按照年度分類的檔案流水號，缺乏相應的案件號與目錄號等，導致檔案管理難度加大，存在檔案移交和檔案銷毀方面的問題。

3.2缺乏與會計管理相關的基本資料

事業單位在進行會計檔案管理過程中只注重會計工作資料的分劃管理，缺乏對資料收集以及檔案工作過程中的有效管理，導致檔案資料存在完整性的問題，部分重要會計資料丟失。[2]

四、完善會計檔案管理法律規定的相關策略

4.1調整最低保管期限

從目前來看，《會計檔案管理辦法》中所規定的會計檔案的保管期限已經不能滿足當前社會經濟發展和經濟效率提升的要求，最低保管期限對一些民事糾紛的當事人來說時間過長，不利于維護當事人的合法權益。從司法實踐過程中來看，最低保管期限為十五年和十年的檔案具有十分重要的犯罪證據查證作用。因此，適當延長最低保管期限有利于更好地保證國家經濟安全，打擊違法犯罪行為。

4.2將會計檔案管理規范上升到法律層面

會計法第四十二條對會計檔案管理要求作出了相關規定，但是規定所表述的內容并不全面，缺乏對會計檔案管理行為的有效指導，為了進一步提升會計檔案管理的質量，保證會計檔案管理的強制效力，需要在《會計法》中專門將會計檔案管理具體方法作出規定，為事業單位會計檔案管理工作提供有效的法律支持。

4.3加強會計電子檔案管理立法

隨著科學技術的不斷發展尤其是計算機技術的迅猛進步，使用信息化手段進行會計檔案管理的案例越來越多，利用磁性介質可以有效儲存會計信息，解決傳統紙質檔案管理過程中存在的問題，提高查詢效率和存儲速度。從目前來看，部分有條件的事業單位會在保管紙質檔案的同時也會將電子檔案傳輸到相關系統當中，做好國家檔案局和財政部的備案，這種情況會增加管理成本，消耗大量的人力與物力，所以需要大力推行會計電子檔案管理制度，從立法角度規范會計電子檔案管理行為，提高法律的前瞻性。

五、結束語

綜上所述，隨著社會經濟的不斷發展和社會主義市場經濟的日益完善，事業單位會計檔案管理工作對單位的發展以及單位的合法經營的影響也越來越大，做好事業單位會計檔案管理工作，提高單位檔案管理的合法性和科學性，是保證事業單位能夠在激烈社會競爭中長期穩定發展下來的重要因素。本文主要從法律角度進行事業單位檔案管理工作的探討，指出當前會計檔案管理過程中存在的問題并指出了相關對策，希望能夠發揮會計檔案管理作用，促進單位的可持續發展。

【參考文獻】

[1]郭玉暉，任曉霞.事業單位會計檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科教導刊：（電子版），2015：121.

[2]張娜.新時期事業單位會計檔案管理中存在的問題及對策[J].中國經貿，2015：264.