高校科研電子檔案的管理方法探究

楊輝

摘?要：近年來，隨著網絡通信的迅猛發展，產生了大量的科研電子檔案，并呈現日益增長的趨勢，科研項目的電子檔案管理已成為科研項目管理的一個重要環節。通過分析現行科研電子檔案的現狀，對暴露出的問題進行了研究，并提出解決問題的基本對策。有針對性地提出了以科研電子檔案管理系統為核心的管理方法。

關鍵詞：電子文件;電子檔案;紙質檔案;科研項目;高校

中圖分類號：F27?????文獻標識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.17.026

1?背景

近年來，隨著科研經費投入的加大，促使大批科研項目的立項、研發與應用，與此同時形成了眾多的科研成果檔案，科研檔案是指在科學研究工作過程中形成的，具有保存價值的，各種形式與載體的歷史記錄，是科研管理的重要組成部分，作為一種寶貴的信息資源，對于科研政策、科研計劃的制定具有重要的參考意義。

過去，檔案的載體基本上以紙質文件為主，但隨著計算機網絡技術的廣泛應用及辦公自動化的日益普及，在科研過程中產生了大量的電子文件，并呈現日益增長的趨勢，對傳統的高校科研檔案管理帶來了不小的沖擊。因此正確認識電子檔案在高校科研檔案管理中的作用并進行規范化的管理成為當務之急。

2?科研電子檔案的主要內容

《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）中對電子文件下的定義，即“電子文件是在數字識別及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，可在通信網絡上傳送的文件”。

科研電子檔案的主要內容包括課題申報指南、項目任務書、申請評審書、項目經費預算（決算）書、開題報告、項目變更申請、延期申請、年度總結報告、項目結項書、驗收證明等等。

3?電子檔案在科研項目檔案管理中的作用與存在的問題

在科研檔案管理工作中，電子檔案的優勢主要體現在以下幾個方面。

3.1?占用空間少

電子檔案一般儲存在U盤、光盤、硬盤等介質中，存儲方式多樣，存放更為便捷，并且隨著存儲容量的不斷增加，能夠大量節約空間。

3.2?電子檔案記錄方式的多樣性

隨著科技的進步，尤其是計算機及網絡技術的發展，科研成果的形式早已不拘泥于傳統的紙質形式，出現了諸如照片、圖紙、錄音、視頻等多種形式。

3.3?電子檔案檢索與利用的便捷性

科研工作是一個長期性、連續性的活動，科研檔案往往對今后的研究具有重要的參考價值，方便科研人員對檔案的查詢與利用，是檔案管理的一項重要內容。相比于傳統紙質檔案，電子檔案可以通過網絡檢索等功能極大地加快查詢速度，節省查詢時間，簡化了借閱手續，進而提高檔案的利用效率，這些優點是紙質檔案所不具備的。

電子檔案管理中存在的問題如下：

（1）電子檔案的標準化問題。

由于高校各單位軟硬件平臺環境各不相同，存儲的格式、瀏覽的方式也不盡相同，信息化方面缺乏規范、統一的管理與引導，信息化文件雜亂無章，沒有實現標準化。

（2）電子檔案的安全性問題。

從電子檔案的安全性來看，學校局域網平臺屬于公共平臺，易于受到計算機病毒的感染，并且數據及文件在存儲和使用過程中可能會面臨被篡改、丟失、泄露、損壞等威脅，進而給檔案管理造成無法挽回的損失。

4?高校科研電子檔案的管理措施

相較于紙質檔案的保存場所——檔案庫，電子檔案保存的主要載體是計算機及電子存儲設備，同時為了實現電子文件的規范化、標準化，還需要一套統一的電子檔案管理軟件，進而提升高校電子檔案的信息化管理水平。

電子檔案管理系統是指具有歸檔電子文件的接收，電子檔案的整理組卷，電子檔案的案卷變動處理，電子檔案的檢索目錄編制，電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網絡系統。它的開發涉及人、技術和管理等各方面的因素，是一個復雜的系統工程。

科研電子檔案管理系統由多個子系統組成，包括信息采集系統，用于對電子文檔的采集;檔案資源管理系統，包括建檔，整理，統計，檢索等功能，實現對電子文檔、圖片、音視頻等信息的綜合管理。

科研電子檔案管理系統的核心業務包括項目申報、立項、中檢、變更和結項。

（1）項目申報。為橫向及縱向科研項目提供申報功能，管理人員可以在規定時間內開放申報功能。

（2）項目立項。管理員可對立項后的項目進行管理，批準立項后項目在項目立項列表中顯示，可提供立項項目的查詢功能。

（3）項目中檢。根據項目進展情況，由相關部門及專家對項目組織中期檢查。中檢方式一般按照批次進行，由系統自動提醒并發送通知，提供中檢項目審核功能，并可查看中檢報告。

（4）項目變更。在項目管理過程中，可能需要對項目的相關信息如立項信息、項目成員、項目預算等發生變更，提供項目變更申請，申請審查，批準變更等功能。

（5）項目結項。包括項目結項通知、結項審核、撤項、項目鑒定等功能。

5?結束語

在如今的信息化時代，科研項目電子檔案的應用為檔案管理帶來了極大的便利，節省了人力成本、存儲空間，提高了利用效率，更加方便科研工作者對檔案的查詢與利用。高校的檔案管理人員應充分認識電子檔案的優點，提高認識，加大相關軟硬件設施的投入，在科研管理工作中充分發揮電子檔案的實際作用。

參考文獻

[1]于英香.電子檔案管理系統開發方法論[J].檔案學研究，2003，（5）：34-37.