高校財務檔案管理問題及對策分析

王紅娜

摘要：社會經濟水平的不斷提升，促進高校檔案財務檔案管理形式的更新。良好的檔案管理模式能夠有效提高數據安全性與精準度，本文將結合高校財務檔案管理內容及現存問題，提出認知檔案管理作用、提高檔案應用效率、強化人員隊伍素質、引進信息管理技術、規范工作運行流程等對策，促進高校財會更好的工作。

關鍵詞：高校財會;檔案管理;信息化技術

引言：

新時期背景下，高校管理方式開始向著多元化方向轉變，傳統財務檔案處理方式的弊端也在不斷暴露出來。在當前背景下，如何提高財務檔案精準度，保證其信息優勢被發揮出來，是我們需要考慮的問題。檔案管理是財務部門工作成果的最終總結，需要工作人員加以重視，為高校經濟業務發展提供充分保障。

一、高校財務檔案管理內容

高校財務檔案屬于財務部門，所以其衍生出的數據資料也被稱為會計檔案。其檔案管理就是對現有資料進行獲取、收集、保存、歸檔、調用、交接等處理，每個環節都十分重要。相比較于社會中其它事業單位來說，高校會計檔案包含了學校經濟情況、經濟業務等重要信息資料，是學校建設發展不可缺少的一部分。所以在管理時，必須要保證其真實有效、精準齊全。為確保工作落實的順利有效，我國高校結合國家檔案管理法律法規制定了對應管理制度，規定財務會計檔案內容包含：日常經濟業務形成的各類原始憑證、銀行對賬單、月報表、季度報表、年度報表、年度預算報表、年度決算報表、以及各類賬簿：現金銀行日記賬、總賬、明細賬、固定資產卡片，輔助財務賬等等。由此可見，高校財務檔案管理具有一定的復雜性與多元化，需要我們加大管理力度，提高對相關工作的重視。

二、高校財務檔案管理問題及對策

（一）認知檔案管理作用

目前，意識淡薄、用途認知較淺是制約我國高校財務檔案管理快速發展的首要原因，很多高校領導人員對于檔案應用方式不是很清楚，導致會計管理工作開展難度增加。對此就需要加強領導、管理人員對于檔案的認識，只有了解才能發展，只有領導重視才能深化全體工作人員認識。各個高校的領導管理人員可以積極探究國內外知名企業檔案管理方式，結合自身實際情況制定發展策略，在學校各個部門加大宣傳力度，讓全體工作人員都能具備良好的思想認知，潛移默化中樹立責任心，重視自身崗位工作。

（二）提高檔案應用效率

檔案的核心用途就是挖掘現有材料價值，為學校財務部門后續開展工作提供基礎憑證與指導方向。高校主要活動類型分為：教學、管理、科研三方面，需要針對性制定檔案管理策略。例如：在教學方案需要檔案管理人員按照規章制度嚴格記錄教學活動安排、師資隊伍調度情況、教學改革財務事項等等，財務檔案不僅僅能夠為高校領導制定戰略決策提供數據支持，同時還可以明確財務管理的方式，促進教育行業向著積極、正面的方向發展。另外，科研項目是高校日常工作，所以需要檔案人員加強重視，深入研究經費應用方向與使用途徑，方便后續節約成本，發揮現有資金的最大價值[1]。

（三）強化人員隊伍素質

雖然高校中很多檔案管理人員在崗時間較長，具備豐富工作經驗，能夠熟練將財務檔案分類，儲存。但是目前我國檔案管理模式開始向著現代化方向轉變，需要相關工作人員具備更加先進的檔案處理技術，傳統檔案管理手段已經不再適用。普遍工作人員都存在觀念落后、技術守舊等問題，需要高校領導針對人才隊伍的綜合素質進行強化。從檔案人員需要具備的素質來看，首先其應該了解檔案對于學校財務發展的重要性，確保其能夠為財務開展活動提供幫助，另外財務檔案自身專業性比較強，需要相關工作人員具備一定的財務會計理論知識。當前信息化技術開始逐漸走進檔案管理工作中，相關工作人員同樣需要具備基礎的計算機操作能力。對此高校可以定期開展培訓課程，落實階段性考核，提高工作人員的綜合素質，保證其能夠以更好的技術服務于高校財務的檔案管理工作。

（四）引進信息管理技術

當前信息技術開始在人類社會中占據了越來越重要的位置，中國的信息化建設與會計專業融合最早源于1980年，歷經了檔案電子化、管理電子化、會計電算化等階段。直到2016年，我國中央檔案局出臺了《會計檔案管理條例》，其中明確指出會計檔案管理需要實現電子化，轉變以往檔案管理模式，使其邁進“無紙化”時代。雖然相比較于其他行業來說，高校財務檔案管理信息化進度較為緩慢，起步較晚，但是經過近五年的發展，已經取得了可觀成績。例如：ORC技術、條形碼技術、多媒體技術都能夠基本實現全面覆蓋，從PC端服務模式向著瀏覽器模式轉變。高校是為社會各行各業培養人才的重要場所，加快財務檔案管理信息化轉型速度已經刻不容緩，想要增強管理效率，首先需要領導人員認識到信息化技術的優勢，然后將理念與思想傳達給財務部門人員。改變以往紙質檔案記錄方式，將其通過掃描轉化成為電子檔案。電子檔案具有可永久保存、維護成本低、后臺儲備量大等優勢，能夠保證檔案資料的安全性。另外，高校還需要積極采購現代化設備，例如：計算機、掃描儀等等，促進信息化技術更好的融合到財務檔案管理當中，給工作人員提供更加方便的管理方法[2]。

（五）規范工作運行流程

雖然我國大部分高校都在最開始制定了檔案管理條例，但是受到多種因素影響，往往制度與實際工作內容適應度較低，剛性約束的作用不能被發揮出來。對此就需要管理人員結合學校實際情況制定一套動態性較強的檔案工作制度，例如：《高校會計檔案信息化管理條例》、《檔案數據庫轉移銷毀制度》、《工作人員職責規范》、《檔案安全銷毀制度》等等，用科學合理的管理條例來促進檔案工作執行的規范性、合理性，讓相關工作落實的有章可循、有制可依，堅決避免制度的應用流于表面。

結論：

綜上所述，高校承擔著為社會輸出高質量人才的重要責任，需要順應時代發展，積極更新內部管理手段，合理應用檔案資料，發揮出其最大價值。當前信息技術發展速度較快，在檔案管理中融合計算機技術能夠加快數據交流效率，為高校財會進行下一步決策提供強而有力的保障，實現內部管理的現代化轉型。

參考文獻：

[1]張傳智.基于高校創新創業檔案系統的構建及管理分析[J].學周刊，2019 （15）：186.

[2]趙玉靈.淺析大數據條件下高校檔案館的規范化建設要點[J].中國管理信息化，2019，22 （08）：182-183.