淺談高校檔案管理信息化建設

王杰珍

【摘 要】計算機網絡技術的不斷發(fā)展，為各項工作的開展帶來了福音。高校作為重要的人才培養(yǎng)基地，在我國的建設與發(fā)展中有著重要作用。高校檔案管理工作作為高校建設的關鍵環(huán)節(jié)，只有實現(xiàn)網絡化、信息化與數字化才能得到質的飛躍，才能為數字校園建設提供助力，做到信息的快速處理與傳輸，為我國教育事業(yè)做出更大貢獻。

【關鍵詞】高校;檔案管理;信息化

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）11-0297-02

1 現(xiàn)階段我國高校檔案管理中的問題

1.1 管理意識不強，管理方法落后

現(xiàn)階段，很多高校將工作重點放在教育規(guī)模與教育質量的提升上，因此將更多的人力、物力與時間投入其中，對其他工作有所疏忽，這對高校檔案管理工作尤為不利。一些高校領導人甚至未認識到檔案管理工作的重要性，有些人覺得檔案管理工作無關緊要，能緩就緩，將檔案管理工作定性為簡單檔案保存與記錄，沒有認識到檔案管理工作的作用與價值。同時，由于未投入相應的資金，檔案管理工作的硬件條件始終得不到良好的改善與提升，導致服務質量上不來，整體規(guī)劃與實際情況沖突較大。此外，現(xiàn)階段高校檔案管理工作的形式與方法比較落后，現(xiàn)代化管理手段運用較少，檔案管理工作者安于現(xiàn)狀，缺乏積極性，導致檔案管理效率與質量較差。

1.2 利用效率低，檔案功能少

一般情況下，高校雖然不重視檔案管理工作，但是檔案數量驚人。檔案管理人員意識不強、學校不重視等因素導致檔案的利用率十分低下，檔案管理效率低、價值低。在高校中，很多人認為檔案管理工作的實際意義不強，只是簡簡單單的保存工作，這也是高校檔案管理水平始終提不上來的主要因素，因此高校相關工作者必須重視檔案管理的重要作用，逐步增強檔案管理人員的意識，轉變思維方式，才能更好地服務于廣大師生。

1.3 思想落后，管理水平不高

現(xiàn)階段，我國很多高校都將科研作為學校管理中的要點環(huán)節(jié)，因此對于檔案管理工作未能給予相應的重視與把控。學校大部分領導都認為檔案管理工作缺乏變化，操作起來較為簡單，同時，一些老領導接受新事物的速度較慢，思想觀念相對落后，跟不上時代的發(fā)展要求，對于信息技術等新興技術存在抗拒心理。此外，許多檔案管理人員片面地認為檔案管理工作就是對院校檔案記錄與保存，這是其從業(yè)多年所形成的慣性思維，一時半會兒難以有所改變，也不愿意去改變現(xiàn)狀，不愿意花時間與精力去學習、改革與適應新的工作方式，難以突破與創(chuàng)新。正是相關工作者與學校領導的這種觀念，嚴重制約了高校檔案管理工作的開展，使得高校檔案管理工作難以滿足實際需求，導致高校檔案管理工作的信息化發(fā)展速度較慢。認識上的不足直接導致許多高校在檔案管理方面的投入力度較小，不愿意消耗資源來建設相應的檔案辦公區(qū)域或相關庫房。當然，現(xiàn)有的檔案管理設備不具備信息化建設要求，因此導致檔案管理工作始終踏步不前，缺乏發(fā)展動力，經常會出現(xiàn)檔案分類混亂、檔案缺失等問題，不利于學校各方面工作的開展。

1.4 缺乏協(xié)調機構

現(xiàn)階段，雖然有很多高校開始實行信息化檔案管理，但是由于受到學校內外多因素的影響，絕大多數高校都是獨立完成檔案管理工作，相互之間缺乏溝通交流，更沒有能夠協(xié)調與統(tǒng)籌規(guī)劃的獨立部門來充分利用學校檔案信息的優(yōu)勢資源，各個學校之間都有著自己的特殊管理方式與網絡系統(tǒng)，想要實現(xiàn)集中管理較為困難，這也為信息共享帶來了諸多阻礙，不利于我國高校整體檔案管理水平的提升。

2 高校檔案管理信息化建設措施

2.1 創(chuàng)新檔案管理模式

要想做好高校檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案功能，就應對傳統(tǒng)檔案管理模式進行創(chuàng)新，切實做好檔案收集工作。一方面要出色地完成檔案的歸納整理工作，另一方面要逐步建立健全檔案收集與管理辦法。檔案收集不僅要從一般性資料入手，更應該突出高校特點，以學校工作中心環(huán)節(jié)、學校辦學特色及重點任務等為要點，探索體現(xiàn)本校發(fā)展特殊性的特殊檔案。首先，相關部門對于本部門的檔案一定要心知肚明，不能隨意留用，要注意收集整理，隨時做好整理與歸納工作。其次，要對檔案征集工作進行把控，不僅要進一步擴大宣傳力度，更應鼓勵個人主動向學校檔案管理部門進行捐贈或移交，并且適當運用獎勵手段，給予捐贈者精神或物質獎勵，如榮譽證書等，但是不能強行違背他人意愿，逼迫他人捐贈。最后，要如實記錄高校內發(fā)生的大事，完善高校檔案信息，凸顯特色。同時還應對傳統(tǒng)檔案征集方式進行改革，通過有償購買等方式調動相關人員的捐贈積極性，有助于學校文化與歷史的還原與保留，為學校的長遠發(fā)展奠定堅實的文化底蘊。

2.2 做好高校檔案信息庫建設工作

隨著信息技術的不斷發(fā)展，各個大數據庫之間的聯(lián)系更加緊密，高校資源豐富，要想充分發(fā)揮其最大價值就不應該只限于自身使用，而是要將自己的數據庫與全國甚至全世界各大高校的數據庫聯(lián)系到一起，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化信息建設。高校獨立開展的檔案管理工作，只是有助于管理學校特色資源檔案，而提供給其他高校的檔案數據則可以實現(xiàn)資源共享。所以，高校之間應積極交流溝通，切實實現(xiàn)資源共享，統(tǒng)一建設檔案信息管理機構，對各個高校的檔案信息資源進行規(guī)劃，不斷完善檔案網絡，逐步實現(xiàn)檔案資源共享。為此，學校更應加大投入力度，從硬件設施與人員兩個方面入手，切實提高檔案開發(fā)能力與計算機運用能力，實現(xiàn)紙質檔案的數字化留存，提供更加全方位的服務。

檔案管理工作的開展是重中之重，高校有關人員要積極運用信息技術，建立健全信息數據庫，方便檔案的存儲與管理。首先，在管理檔案時要秉持檔案管理的3個原則，進行有效管理，保證檔案聯(lián)系性與整體性。其次，對館內一些特色檔案進行重點把控，必要時可設立獨立部門，由專員進行管理，但也可將案卷散開存放，且需要設立目錄，方便日后查找與使用。最后，逐步建立檔案數據庫，豐富數據庫內容。檔案信息資源庫的內容主要來源于對現(xiàn)有一些學校特色檔案的掃描與數字化加工，將原先紙質文件以電子文件的形式呈現(xiàn)出來，方便管理的同時符合高校信息化建設要求。

2.3 做好檔案管理團隊建設工作

高校檔案管理工作要符合時代發(fā)展需要，與多個單位之間形成聯(lián)合體，促進資源共享。這種不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作的轉變對于相關工作人員的專業(yè)能力與技術水平要求更高。因此，高校應做好檔案管理團隊建設工作，培養(yǎng)一批熟悉先進管理方式、有著超前管理意識的專業(yè)人員，可通過招聘與培訓兩種方式組建檔案管理團隊。首先，高校應建立健全招聘制度，提高薪資待遇，吸引優(yōu)秀人員。其次，高校應做好培訓工作，逐步提高檔案管理人員的專業(yè)水平與管理能力，為其創(chuàng)造更多外出學習與進修的機會。最后，應建立健全獎勵機制，全面調動工作人員的積極性，使其自發(fā)掌握更多先進管理知識，自主提高信息技術應用能力，為高校檔案管理工作的開展奠定必要的基礎。

2.4 完善高校檔案信息化系統(tǒng)

檔案管理信息化的實現(xiàn)離不開完善、健全的檔案信息化系統(tǒng)，因此高校有關工作人員要想實現(xiàn)信息化，就必須從檔案管理系統(tǒng)的建立與健全做起。相關人員要利用計算機技術開展檔案管理工作，采用特殊的專業(yè)系統(tǒng)對檔案進行全方位把控，實現(xiàn)對檔案的每一個操作，如檔案信息錄入、檔案整理與檔案分類、檔案保存與檢索等，通過利用相關硬件與計算機軟件逐步實現(xiàn)檔案信息化管理，切實提高信息化的技術水平。此外，有關人員應建立健全信息庫，保證信息庫完整，保障信息的精準性與可靠性。在實際操作過程中，要認識到計算機技術是一個不斷發(fā)展與變化的新興技術，那么計算機軟件或硬件都有著較快速度的發(fā)展，因此相關工作人員不僅要做好信息庫建設工作，更要定時對硬件與軟件進行更新與升級，保障信息庫的運算速度與整體質量，只有這樣，才能讓整個信息庫更加方便、快捷。這不僅需要檔案管理工作者的不懈努力，更需要專業(yè)從人員對軟硬件系統(tǒng)進行定期維護與升級，確保整個系統(tǒng)的正常運轉，提高檔案管理效率，為資源共享奠定基礎。

2.5 做好網絡安全化建設

雖然計算機網絡技術為人們帶來了諸多便利，但是我們還是要從事物的兩面性對其進行分析，看到其利弊所在。網絡安全是一個老生常談的話題，一些網絡黑客嚴重威脅網絡安全，也給許多企業(yè)帶來了不小的經濟損失，信息被惡意竊取的攻擊現(xiàn)象常有發(fā)生，因此高校檔案管理工作必須面對網絡安全這一問題。這就要求高校必須做好網絡安全建設工作，保證檔案安全，對管理系統(tǒng)進行維護與更新，做好網絡安全監(jiān)管工作，盡最大努力防止信息被竊取。檔案管理人員在工作中要嚴謹、認真，避免因工作失誤而造成檔案信息錯誤或者丟失;對于一些有保密性要求的檔案，一定要嚴格遵守規(guī)定，對其采取保密措施，并按照保密程度進行分類：秘密、機密、絕密，對不同保密程度的檔案采取的保密措施也不同。

3 結語

綜上所述，不難看出高校檔案管理信息化建設的重要性，有關人員一定要積極探索，加大投入力度，全面提高檔案管理信息化水平，為高校長遠發(fā)展提供助力。

參 考 文 獻

[1]張學.淺談高校檔案管理信息化建設[J].辦公室業(yè)務，2013（21）：145-146.

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