信息一體化提升大型國企檔案管理效率

劉娜

【摘 要】我國國企在發展的過程中，對檔案進行管理是較重要的一項工作，而采用有效的管理方式，能夠在較大程度上節省檔案搜索時間，對提高大型國企工作質量有較大的促進作用。隨著我國科學技術的不斷提高，較多大型國企采用信息一體化管理方式，不但提升了檔案管理效率，而且能夠全面提高國企檔案管理工作質量，為未來經濟的快速發展奠定了良好基礎。文章首先分析了信息一體化國企檔案管理內涵，其次對信息一體化對大型國企檔案管理的影響實施有效分析，其中最為重要的是提高文檔電子化率，最后對信息一體化提升大型國企檔案管理效率措施進行了探究，以此提出幾點建議，僅供參考。

【關鍵詞】信息一體化;大型國企;檔案管理;效率提升

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）03-0261-02

0 引言

檔案管理是國企運行中較為重要的部分，主要是對材料實施有效的整理，對企業檔案管理實施全面規劃，可全面節省查閱與搜索時間。我國科學技術在發展的過程中，互聯網較好地融入人們的生活與工作中，其中大型國企檔案管理在信息一體化的應用過程中，擺脫了傳統的管理方式，但是還需要有效轉變大型國企管理人員檔案管理理念，從而實現檔案信息一體化管理效率的全面提升。

1 信息一體化國企檔案管理內涵

對國有企業，尤其是對大型國有企業進行有效的檔案管理，能夠對重要文件實施有效的管理，能夠減少檔案保存及查找時間，為國有企業的檔案管理效率的提升奠定良好的基礎。此外，若檔案管理模式較為科學，在提升檔案管理效率的基礎上，還可降低檔案管理成本，但是由于企業類型不同，因此檔案管理方式也有較大的不同。隨著企業內部管理結構出現不同的變化，檔案管理工作也出現了較大的變化，其中政府在較大程度上降低了對國企檔案管理的干預。此外，我國社會經濟結構發生變化，使我國企業逐漸向集團化方向發展，總公司與子公司實施了新的連接方法，檔案管理很難對行政產生一定的積極作用。通過信息一體化技術，大大提高了國企檔案管理的多樣性，需要有效改變管理觀念，增強對檔案資源的利用。

2 信息一體化對大型國企檔案管理的影響

2.1 提高文檔電子化率

傳統檔案管理主要是以紙質為主，其最大的缺點是占用大量的空間，并消耗大量人力、物力，同時在處理過程中會對環境造成一定的污染。電子文檔不但能夠節約大量空間，而且方便查找與閱讀，大大降低管理成本。此外，電子文檔在應用過程中，還能夠提高辦公效率，管理人員能夠通過網絡對相關資源實施共享與傳遞，減少傳統查找及打印流程，使檔案管理更加規范化。此外，檔案管理信息一體化能夠有效提升管理效率與共享效率，保證檔案的安全性，從而全面實現對網絡資源的有效利用。

2.2 檔案管理效率的提高

傳統檔案管理主要是以紙質為主，所有紙質檔案需要根據檔案性質進行分類，在使用的過程中極易出現損壞，并且查找相對較為麻煩。國企在我國經濟發展中是較為重要的主體，對我國未來社會發展尤為重要，其中檔案管理效率對國企的發展影響較大，由此可以看出，檔案管理質量在我國經濟發展中扮演著較為重要的角色。為了保證我國經濟持續較好地發展，大型國企需要提高檔案管理效率，可以通過信息一體化來提升檔案管理效率，同時在此基礎上進行信息一體化檔案管理制度的有效構建，以此實現對檔案高質量管理，改善傳統計算機運行速度問題，將檔案直接傳輸到檔案庫中，大大提高了數據信息運行過程中的安全性，為檔案管理效率的提升奠定良好的基礎。

2.3 運營成本的降低

傳統紙質檔案在管理過程中，需要使用大量的紙張，并且需要龐大的管理團隊，增加了企業的管理成本。此外，紙質檔案需要管理人員將檔案送到指定地點，在送達的過程中需要一定的時間，大大降低了檔案管理效率。采用新型一體化管理方式，能夠有效避免一些外部因素的影響，數據信息在計算機檔案庫中存儲，相關人員能夠通過賬號直接進入檔案庫中，不但節約了運送成本，而且提升了企業檔案管理效率。采用此種方式對檔案實施管理，比傳統管理方式更加靈活，能夠對系統進行定期升級，可有效避免檔案中文檔分離的情況，以此構建較為獨立的信息檔案管理體系。

3 信息一體化提升大型國企檔案管理效率措施

3.1 改進檔案管理流程

國企在進行檔案管理的過程中，需要對其實施有效的規范，在此過程中需要安排專業管理人員進行管理，并在管理過程規范化的基礎上，調整管理流程，使管理流程更加便捷，這能夠在較大程度上保證檔案管理的科學性與合理性。此外，檔案管理部門還需要認識到與其他部門建立良好關系的重要性，部門之間應當進行有效的溝通，并采取合作的管理方式，提升其他部門對檔案管理的重視程度，從而使部門之間數據信息傳遞更科學，確保數據信息的有效共享。此外，還應制定檔案收錄制度并規范化實行，使檔案管理工作更加順利地開展。

3.2 重視創新能力

我國大型國企在進行檔案管理的過程中，需要在現有管理模式的基礎上進行有效的創新，并提升檔案管理力度，這就需要企業管理者轉變傳統思想觀念，創新思維，不斷提升管理檔案的效率與質量。此外，對于國企檔案管理者來說，檔案管理工作的有效實施，能夠使國企資源利用率提高到戰略高度，采用專業的管理方法和信息化技術，保證檔案管理工作的有效性與科學性，為國企未來的經濟發展奠定良好的基礎。

3.3 信息化建設

隨著我國經濟的持續發展，科學技術更新速度相對較快，在此環境中，我國大型國企在發展過程中需要在傳統檔案管理方式的基礎上，引入信息化技術，建立網上管理系統，實現信息一體化管理模式。在應用信息一體管理模式的同時，還需要結合企業實際發展需求，進行檔案管理方案的有效制訂，企業管理者在日常管理中，也需要通過有效的方法大力宣傳新的管理方式，使檔案管理工作者對信息一體化管理模式更加了解，并且還能主動參與到信息化管理的建設中。此外，由于信息一體化管理模式需要管理人員具備較高的信息化技術，這就需要通過有效的方法來提升管理者自身的信息化水平，從而提高檔案管理質量，使員工能夠承擔起管理重任。

3.4 培訓機構的建立

隨著我國信息化技術的不斷發展，國企檔案管理模式也融入了信息化技術，這就需要提高檔案管理人員管理的素質，從而促進檔案管理質量與效率的提升。為此，國企需要構建完善的培訓機構，構建合理的培訓機制，以網絡技能培訓為主，實體培訓為輔的培訓方式，在進行基礎培訓的基礎上，加強對管理者軟件操作能力的培訓工作，能夠有效提高管理者的工作積極性。可以開展一些以網絡技能為主的活動，不但能夠鞏固管理者自身知識水平，而且在活動中能夠從其他員工身上學習到一些網絡管理技能，企業可以根據活動結果，給予一定的獎勵，檔案管理者自身管理技能得到全面強化，提升檔案管理質量。

3.5 檔案利用率的提升

目前，我國國企檔案利用率較低，這是較多企業普遍存在的一個問題，因此需要從以下幾個方面入手，提升檔案利用率：①工作人員在檔案管理過程中，要認識到檔案管理的重要性，將檔案在實際生活中的實用性完全體現。②重視檔案的開發利，需要對檔案管理工作實施有效的創新，在創新過程中采用數字化的管理方法，例如通過內部網絡的建立，提升檔案管理質量。在網絡建立的過程中，最為重要的是完善數據信息的搜索功能，同時完善在線服務功能;還應對用戶在搜索過程中出現的問題提供有效的解決方法，以此提升檔案利用率，從而有效提升檔案管理工作水平。

4 結語

綜上所述，在大型國企檔案管理中引入信息一體化技術，對檔案管理效率與質量的提升具有較為重要的作用。國有企業在進行檔案管理的過程中，需要采用有效的管理方法，認識檔案管理制度的不足，并進行針對性優化與完善，通過信息一體化管理對企業檔案進行科學化管理，能夠有效提高企業的信息競爭力與控制能力，對國有企業檔案管理效率的提升具有較大的促進作用。

參 考 文 獻

[1]高建華，眭文娟，楊光.信息一體化提升大型國企檔案管理效率[J].蘭臺世界，2016（5）：40-42.

[2]趙薇.基于信息一體化的國企檔案管理效率提升[J].辦公室業務，2016（17）：133.

[3]趙丹.信息一體化提升大型國企檔案管理效率[J].辦公室業務，2018（18）：80.

[責任編輯：高海明]