ERP環境下業務流程重組的探討

賈亦晨

【摘 要】隨著大型企業的擴張發展及“大企業病”現象的出現，傳統業務流程的處理已經無法適應當今的財務管理要求，對其業務流程重組的需求勢在必行。在ERP的環境下，許多企業都對傳統的業務流程進行重組。文章以ZJ公司為例，對企業業務流程重組進行了相關探討。

【關鍵詞】ERP;業務流程重組;財務;信息化

【中圖分類號】F232 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）03-0193-02

1 ERP系統的相關概念

ERP系統的全稱是企業資源計劃，是以現有的信息技術為依托，將信息科學技術與現代企業管理思想相結合。利用統一而集成的數據平臺，為企業管理層的相關決策提出適當意見及指出基層員工的業務工作的不足并完善。ERP信息管理系統改變了原有的財務業務管理模式，更新了現代化的財務信息管理，有助于提高企業的工作質量和效率。

2 ZJ公司對于業務流程重組的需求

ZJ公司之前應用了U8物資管理系統，但是由于各種原因只有一部分部門應用，未能實現采購、采購詢價、采購合同確立、采購訂貨、到貨、入庫、發票結算、付款、材料領用成本核算一體化應用;同時，很多審批流需要在OA系統中審批，審批完畢后需要手工錄入U8系統中，導致工作量重復，不利于企業內控。從整體來看，依然存在大量信息孤島，軟件平臺眾多、各自分算、信息共享度不高，以及工作效率低等問題。

隨著市場競爭日益激烈，公司經營規模不斷擴大，建設項目數量和業績持續上升，根據ZJ公司降本增效的要求，如何進行成本管理管控，降低企業生產成本，成為公司信息化建設的重點。根據公司信息化建設方向，原系統不足之處主要體現3個方面：第一，信息系統使用深度不夠、系統無法為公司提供決策數據;第二，信息系統集成度不高、數據無法共享，系統之間信息無法及時更新，大量工作靠人工完成，效率低下;第三，信息系統業務流程未與ZJ公司系統實現無縫對接。

因此，ZJ公司建立了一套能夠優化、整合現有信息系統的管理平臺，即ERP系統。該系統的應用實現了公司信息系統之間數據的共享，從而重塑會計業務流程，進而提高公司的管理水平和各級管理人員的業務水平。

3 業務流程重組的具體流程設計

ERP系統功能覆蓋企業財務、業務、OA集成等各個方面。ZJ公司的ERP系統為用友ERP系統，該系統的主要功能模塊分為兩個部分，即業務管理模塊和財務管理模塊。

3.1 采購管理流程設計

ERP系統中的發票結算替代了之前人工記錄的暫估結算，結算時只需選取系統內已有的入庫單據，形成相應的發票、結算單，能夠根據發票清單明確到具體經銷商的具體物資結算情況，做到有據可查，便利了與經銷商的對賬過程。采購業務的全部流程都交由采購管理模塊處理，目前系統處理普通采購、固定資產采購、火工采購等多種業務類型，后期計劃通過與供應商協同實現企業零庫存管理，即供應商將貨物存放在倉庫，使用一批則結算一批。

整個采購管理的目標是降低企業采購成本，減少不良進料，提高采購過程效率，改進企業采購流程，幫助企業實現總體的物料持有成本。

3.2 庫存管理流程設計

倉庫管理人員根據已簽訂的采購合同生成采購訂單，在實際收到貨物時，經過驗貨，確認貨物無損壞時，再將貨物入庫，生成采購入庫單。這樣可及時記錄采購合同的具體到貨情況。再根據實際到貨情況入庫，及時增加庫存，而各使用單位也可及時查到所報物資的領用情況，相較于之前電話溝通或是直接到供銷部查詢，為生產單位提供了極大的便利，能夠更好地配合企業的生產;在實行業務流程重組后，將出庫業務由供應銷售部及機械動力部的核算員統一出庫改為由各使用部門獨立出庫，同時結合OA系統，將原有的領導手簽出庫單變為在線審批出庫單，既節約了領用單位排隊開票的時間，又給使用單位提供了便利。同時，ERP系統能夠即時記錄每種物資的入庫、出庫情況，確保庫存準確無誤。

一套嚴謹的庫存管理系統包括庫存業務、庫存控制、庫存分析3個方面，能夠實時動態地反映存貨的收發存的具體情況，在存貨管理發生非常情況（例如缺貨、積壓等情形）時，能夠及時預警，為有效解決非正常情況爭取了時間，提供了充分且必要的信息。

3.3 成本管理流程設計

月末各項出庫業務及結算工作完成時，財務人員需全面審核材料出庫單，檢查采購發票的審核及結算情況，在確認操作無誤時，在U8系統進行月末結賬。同時，按照對應單據依次生成憑證：采購入庫單（報銷與暫估）、紅字回沖單、藍字回沖單、出入庫調整單、材料出庫單、材料成本差異結轉單，憑證生成后通過U8系統傳遞到NC系統中。以上6類單據均為系統自動生成，減少了人工操作的失誤，增加了核算的準確性，極大地提高了工作效率。

存貨核算系統將企業存貨的收發存業務作為最主要的核算對象，實時了解存貨的入庫、出庫及結余情況，高效且準確地完成對各項成本的分配，為企業做出正確的成本管理決策提供了有力的信息支撐。

3.4 財務管理流程設計

（1）總賬管理。總賬管理主要包括建賬，輸入、審核、過賬等日常記賬憑證處理，查詢打印賬簿，以及輸出日記賬、一般明細賬、總分類賬等功能。為滿足不同用戶提供不同格式的報表，報表系統在賬務處理的基礎上支持自定義生成各種財務報表。這在一定程度上保證了財務管理者獲取財務信息的時效性，便于針對當前市場形勢制定新型財務戰略。總賬模塊支持分部門、分往來單位、分個人、分項目及數量核算等多種輔助核算;總賬模塊支持外幣業務，可以錄入任何幣種的憑證并進行相應的統計分析，支持期末自動計算匯兌損益并生成記賬憑證。本次建設管理信息系統將通過接口將單位經營的財務憑證自動傳遞到集團的NC系統中，既滿足公司的管理需要，也滿足集團的管理要求。

（2）應收款管理。業務流程重組前，客戶直接向銷售部門下訂單，然后將這些訂單明細打印分交于倉儲部門和財務部門，按訂單明細發貨給客戶，同時附寄貨物簽收單，在客戶核對貨物明細無誤，寄回簽收單后，財務部門將訂單、發票和簽收單整理歸檔，在收到貨款時，整理入賬。由于各個分公司的客戶檔案的保密性，因此加大了集團內部各分公司、子公司與同一家信譽不佳的客戶合作的可能性，加大了壞賬風險。在業務流程重組后，所有客戶的信息都統一存儲于財務共享中心，有效地避免了這種意外損失。通過業務流程重組后，該業務模塊將針對應收賬款的產生，沖銷并進行分析作為模塊目標，可以實時查詢某一類項的應收賬款余額，并根據應收賬款產生的日期，推算賬齡，以便于下一步催賬行動的實施。而且可以依據各項應收賬款的到期狀況規劃現金來源。企業產品銷售形成的應收款，可通過出貨管理自動轉入，財務部和銷售部可加強資金管理和客戶信用額度管理。

（3）應付款管理。業務流程重組前，一張單據需要層層審批，層層傳遞，耗時久，效率低，這種低效率的傳遞和審批方式往往會使企業喪失較好的付款時期，有時甚至逾期而必須繳納一定的違約金。這無疑加大了業務人員的工作量和追求準確性的難度。在業務流程重組后，各地的項目部門的采購申請在經過審核后會錄入企業的ERP系統中，生成采購編號，采購部門在系統數據庫中查找到相關信息，通過系統錄入采購訂單并生成訂單編號，并聯系供應商為企業供貨，供應商在向企業發貨的同時會附寄交易發票，由庫存管理部門在收到貨時進行驗貨，不合格的貨物和發票會被退回，合格的貨物將進行驗收和確認收貨，應付項目組會在系統中確認付款，并生成付款憑證。這一系列的流程均通過線上操作，可以實時跟蹤每個訂單的進度，減少了層級傳遞帶來的失誤和業務處理時間，加大了財務管理中心對財務數據的管控。

4 結語

傳統的業務流程無法適應當今復雜的會計業務處理的需要，因此必須在ERP的系統平臺上進行業務流程重組。通過業務流程重組，使企業無論是從具體的業務，還是宏觀的管理方面，都有了較大的進步，具體表現為以4個方面。第一，提升業務管理效率，管理層無需登陸復雜的U8系統門戶界面，即可輕松參與到企業實際經營中的業務審批與監控，有效提高了業務管理效率。第二，提高了具體業務的工作效率，數據無需多次輸入，避免了U8系統與OA系統的數據重復錄入，工作繁瑣度和數據出錯的概率大大降低，工作效率得到提升。第三，減少了業務糾紛，業務審批意見在OA系統中清晰可見，業務來龍去脈了如指掌，問題根源不再難查究竟，業務節奏及業務準度有效提升。第四，解決遠程應用問題，解決異地機構人員業務單據上報和審批困難。

經由業務流程的重組，實現了ERP系統中的各個子模塊的無縫對接，進而實現了業務層與管理層信息的共享和集成，從而使經營活動更高效運營，也使管理層對企業實施的管理措施更加行之有效。

參 考 文 獻

[1]賀芳，田軍.基于戰略的企業流程再造實施框架模型[J].情報雜志，2006（4）.

[2]蓋麗瑋.淺探會計業務流程重組[J].財會月刊，2008

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[3]孫浩.業務流程再造研究[J].中外企業家，2014（8）.

[責任編輯：高海明]