項目信息管理及其方法探究

賀亮

摘 要：信息是進行管理的基礎，也是實行有效控制的基礎，在工程項目推進過程當中，往往會產生數量龐大的信息，并且這些信息在整個工程項目的生命周期內都處在不斷地被獲取、處理、傳遞、運用的狀態中。有效的項目管理要求全面收集與工程項目及其組織環境狀況有關的信息，但是數量龐雜的信息只有經過有效地管理才能在項目管理的過程中發揮應有的作用。那么如何對項目信息進行有效管理，以及項目信息管理如何在項目管理過程中發揮其作用將是一個值得研究的課題。

關鍵詞：信息；項目管理；信息管理；效率；目標；方法

中圖分類號：TU71 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）11-0037-02

1 信息與信息管理

項目信息是指文檔、報表、策劃、價格、成本、質量、報告、會議、安排等與項目推進過程有聯系的各種信息，工程項目推進過程中產生的信息量是巨大的，同時，不同的工程項目又會產生不同種類的項目信息，但是一般而言可以概括為以幾個個方面[1]：

（1）項目概況；（2）相關決策、指令信息；（3）項目實施、推進信息；（4）其他信息。

這些信息在項目推進過程的產生、轉換、變化和利用是有一定規律的，隨著這些信息被計劃、生產、實施、決策等部門接收和利用、加工和輸出，就形成項目實施過程中的信息流。項目管理者定計劃、明確目標、配置資源、控制進度、控制質量、保證安全都需要依靠項目信息去實現。

此外，在項目管理中產生的信息既要保證信息的準確可靠，還需要控制信息的數量，其基本要求如下：

（1）必須適用信息的需求環境、還要求專業對口。在項目管理組織中會存在各種各樣的角色，各種各樣的專業類別，按照使用對象和專業進行獲取、加工、利用。（2）要進行正確、有效管理，信息就必須是準確的、可靠的、能夠反映實際情況的。（3）信息的提供必須是及時的，在項目管理過程中對信息的時效性要求是非常高的，只有及時、準確獲取信息，項目管理者才能及時掌控項目推進狀況，否則信息一旦過時將會造成錯失良機，造成損失。（4）信息要做到簡明扼要，易于理解，有針對性。例如，對于專業技術人員和普通客戶就需要有不同的信息表達形式。項目管理過程中的信息也是錯綜復雜的，一個中等規模的項目在整個生命周期中，產生的信息量是相當巨大的，作為信息載體的各種資料數量也是相當龐大的，圖1所示展示了項目推進過程中所產生的重要信息，項目信息[2]。

從不同的角度進行描述，工程項目中的信息的交換方式也是不同的，例如技術、管理、全局、局部等不同角度，但可以概括為兩個最基本、最主要的交換過程。即項目與外界信息交換和項目內信息交換。通常工程項目是一個開放系統，與項目外部有著密切、頻繁的信息交換，包括外界輸入的信息（如價格、市場、上層組織指令和干預等）和向外部輸出的信息（如項目的請示、報告、要求等）。與此同時，項目內部各職能部門、各種角色間也存在著信息交換，包括自上而下的信息流（如計劃、指令、決策、通知等），自下而上的信息流（如工程實際情況的匯總上報），橫向或網絡狀的信息流（如技術人員、成本、計劃人員之間，平行部門之間的信息交換）。

項目信息管理則是指把項目信息作為管理對象，對項目信息進行收集、整理、處理、存儲、傳遞與應用的管理工作。其主要任務可以概括為以下幾個方面：

（1）建立項目管理信息體系，設計項目實施和項目管理中的信息流和信息描述體系。只有對項目信息的管理作出完備的頂層規劃，才能使項目信息的流通渠道暢通，管理標準規范，溝通接口正確，收集及時明確，格式簡明易懂，使得項目信息流程符合實施過程、項目管理組織、項目組織、和工作過程。（2）通過各種渠道在項目實施過程中收集信息，如調查、咨詢、詢問、觀察、試驗、查閱等。（3）信息的加工與處理，收集來的信息是繁雜的，無論從數量、質量、格式、信息表達方式都是不確定的，這樣就需要對信息進行格式化處理、分析與評估，以確保信息的真實、準確、完整和安全，從而為編制項目報告提供依據。（4）項目信息的傳遞，向相關方提供信息，保證項目信息傳遞渠道暢通。通過項目信息管理，使各方可以及時、準確的獲得項目信息。（5）信息的儲存和文檔管理，通過信息管理，最終形成完整的技術、管理、項目信息檔案，便于技術積累與進步。

2 項目信息管理方法

同項目管理相似，項目信息管理是一個面向過程的活動，其管理方法可以概括為三個方面：（1）項目管理信息系統的建立；（2）工程項目報告系統的建立；（3）工程項目文檔管理系統建立，下面將從這三個方面進行論述。

項目管理系統是指各種管理職能和管理組織溝通并協調一致的神經系統，它是由項目信息、信息流通渠道和信息處理方法等各方面綜合而成的，項目信息系統包括項目過程中信息管理的組織（人員）、工作流程、規章制度、管理方法（如溝通、處理和存儲方法）、載體等，項目信息系統的總體模式如圖2所示。通過建立項目信息系統可以實現數據收集、信息整理報告、信息分析并決策、指令計劃調整等功能。

項目信息系統的建立是以項目組織模式、項目實施流程和項目管理流程為基礎的，三者之間相互聯系，又相互影響。只有調查了信息的需求特性、清楚了信息的收集和加工、找到了索引和存儲方法、建立了文檔系統、明確了信息的使用和傳遞渠道、明確了信息的收集和保存責任才可以看到項目信息管理系統的雛形[3]。

在工程項目進程中，信息都是以一定的格式在以信息流的形式流轉著，各種相對固定的格式中，最具代表新的就是各種報告、報表。常見的報告有日常報告（如里程碑事件、項目階段報告等）、針對項目工作結構的報告（如工作包、子項、整個工程項目報告等）、特殊情況報告（如比較報告、特別事件報告、總結報告、風險分析報告等）、專門內容報告（如質量報告、成本報告、工期報告等）。通過各種報告就形成了工程項目報告系統，圖3所示一種較為常見的項目報告系統。

工程項目報告在項目信息管理中的作用可謂非同一般，它可作為決策依據、評價結論、經驗總結、激勵手段、解決方案、預測預警、留證資料、信息公告等，但是在項目實施過程中，不同的項目參與者所需的信息、頻率、角度以及詳細程度是不同的，因此，報告的結構、形式、內容、處理方式是不盡相同的。

在實際工程項目中，信息都是在文檔系統中存儲的，并且由文檔系統進行輸出。對報告、報表、等信息載體進行收集、加工、分解、編目、存檔就是文檔管理。文檔管理是一種系統性的、相互區別的、責任落實的任務。一般有項目資料、集中管理、專用文檔三種形式。文檔管理需確定的要素如圖4所示。

工程項目中的信息是需要通過信息流的方式在各個部