留學生檔案管理內容的采集與利用

摘要：留學生檔案管理內容的采集與如何更好的利用留學生檔案內容尤其重要。這對于加強國際校際交流，提高中國高校知名度，傳播中國文化，進一步擴大招生市場有著極為重要的意義。

關鍵詞：留學生? ?檔案? ?采集? ?利用

我國2010年頒布的《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》提出“進一步擴大外國留學生規模。增加中國政府獎學金數量，重點資助發展中國家學生，優化來華留學人員結構。”[1]在國家政策的推動下，大量的留學生涌入中國，且人數逐年遞增，給中國高校帶來前所未有的空前壓力與挑戰。那么如何對留學生進行管理，尤其是反映其家庭背景、文化、生活習慣、個性特征、學習情況、學習過程的詳實記錄的檔案管理內容非常重要。其中如何進行留學生檔案管理內容的采集與如何更好的利用留學生檔案內容尤其重要。這對于加強國際校際交流，提高中國高校知名度，傳播中國文化，進一步擴大招生市場有著極為重要的意義。

一、留學生檔案管理的內容

留學生檔案管理的內容按照其保存方式來分，可以分成紙質檔案和電子檔案。紙質檔案包括學生登記卡、承諾書和學籍變動申請。電子檔案包括：登記照、護照復印件、簽證復印件、通知書復印件、JW表復印件、最高學歷證書復印件、成績單復印件、健康證明復印件、獎懲信息。

留學生檔案管理的內容還可以按照其留學的過程與階段來分：可以分為入學前材料、入學后材料。入學前的材料包括：入學申請表、護照、居住證件、錄取通知書、外國留學人員來華簽證申請表（JW201＼202表）、學位學歷證書、成績單、推薦信、獲獎證書、語言水平證書、其他材料（轉學證明、學習計劃、科研成果、體檢、工作學習經歷）。入學后的材料包括：學生卡片、成績單、學生照片、獎懲材料、學籍異動材料（轉專業、留級、休學、復學、轉學、退學）、校友信息表、離校通知單、其他材料（科研成果、畢業論文、實習報告、校外住宿、就業信息）。

二、留學生檔案管理內容的采集

（一）各部門明確分工，各司其責，按要求采集留學生檔案

國際文化交流學院綜合辦公室在學生入學時通過來華留學生管理信息平臺采集學生基本信息。學生在學院報到時填寫紙質檔案，學院在教學、學生管理過程中采集學生檔案。檔案部門派專人對各學院負責留學生檔案的教師進行培訓指導，將需留存在檔案館的留學生檔案材料濾清打印出清單，指導教師們平時留存并整理好移交檔案館。

（二）不斷完善留學生檔案管理內容

留學生檔案管理內容入學前多為身份證明、入學相關證書、語言水平證書以及學習經歷與成果。入學后多為學生學習成績與成果材料、獎懲材料與學籍異動材料。其中缺少學生的宗教信仰、性格習慣、生活習慣、心理檢測、思想動態、品行評價等材料，這些材料不太容易搜集，這需要學生本人、同學、班主任、任課教師、宿管阿姨通力合作，共同完成每個留學生這些個人材料的采集，不斷完善留學生檔案管理內容。爭取做到采集細化到點，由點帶面的全面管理。

（三）檔案館需不斷完善留學生檔案管理內容的保存內容和保存方式

本校檔案館留存的為：學生個人成績單、學生個人簽證申請表、碩士研究生畢業證書和學位證書、學生HSK成績、留學生新生名冊、畢業生名單、學生卡片、獎學金獲得者名單、學生退學及處分的決定等。保存的內容仍不夠完善，諸如學生在校期間的獎懲材料、學籍登記表、科研成果、學位論文以及畢業后的就業信息應該納入保存的范圍。因留學生分為學歷生和非學歷生，還有語言生、短期研修生，他們檔案的保存方式也有所不同。學歷生的與學習有關的成績、學位、論文、科研成果以及錄取、畢業名冊應該永久保存，其余可以列入長期保存范圍。而學歷生之外的其他種類的學生的成績及科研成果應該長期保存，其余的可以酌情選擇保存。

（四）有效增補留學生留學階段檔案內容的采集

留學生檔案內容應該反映留學生從入校到畢業后整個留學過程的內容，所以就我們本校而言，我們應該在留學生入學檔案材料的后面增補留學生離校材料的內容。增補留學生留校后的工作去向以及有效聯系方式，并追蹤記錄留學生畢業后在工作中所取得重大成就及成果。

（五）不斷完善留學生檔案管理系統的采集功能

現有來華留學生管理信息平臺，留學生從申請入學到畢業的大部分信息都在系統里，教師及學生可以隨時查詢。但是留學生檔案管理系統的信息內容仍需要進一步完善，諸如采集學生在整個學習過程中所產生的科研成果，獎項，獎學金以及日常表現、宗教信仰、心理檢測、思想動態、道德品行等都應如實記錄到系統里，另外學生畢業后的工作信息也應該詳細記錄。

三、留學生檔案管理內容的利用

留學生檔案管理內容有較高的參考價值，認真探尋，可以加以利用，并為教學、科研、編研、拓展留學生市場方面進行服務。

（一）留學生檔案管理內容有效的為教學服務

教學檔案主要涉及試卷、成績、學籍、畢業相關材料。教師可以通過學生的入學前的成績單，語言水平證書為學生提供合適的教材，劃分班級，并為教師做出合理的教學計劃提供幫助。學生入校后，學習過程中所產生的成績單、試卷可以為教師適當調整課程計劃，制定出共性和個性教學計劃，因材施教提供參考，同時可以為教師選拔優秀的苗子進行著重培養，參與國內外各種賽事，榮獲獎項，為校爭光。畢業時的相關論文，可以為教師提供課程設置參考，科研選題及是否進一步研究的參考。

（二）留學生檔案管理內容有效的為科研服務

留學生中一部分為語言生，教師可以通過留學生試卷中所出現的問題的記錄，加以理論分析，成為語言類教師科研的一手材料。留學生入校前和入校后所產生的科研成果可以為教師的科研選題提供思路，通過師生的有效合作，實現科研成果的最大化，且可以為教師提供國家與國家、學校與學校之間的合作搭建橋梁。如果留學生將在校期間所取得的科研成果帶回國內，并運用于實踐中，取得較大的生產產值與經濟效益，這不僅是為校爭光、為師爭光，也實現了國家與國家之間的互助共贏。

（三）留學生檔案管理內容有效的為編研服務

每個學校都有自身的辦學歷史，留學生檔案內容中所記錄的優秀學生在校期間的成績、科研成果、獎項及事跡都可以作為編研的內容加以整理與宣傳，并留存下來成為學校歷史的一部分。

（四）留學生檔案管理內容有效的為拓展留學生市場方面進行服務

科學化的檔案管理可以有效的提高學校的外事形象，為招生宣傳提供幫助。生源國用人單位通過對留學生檔案內容的審查，可以看到一個學校教學科研水平及管理方式，通過口耳相傳，擴大本校在生源國的影響。通過留學生入學前的檔案材料，可以審查生源國留學生的留學傾向，尤其是對國家、專業的傾向，同時可以查看出留學生的入學動機，從而制定合理的招生計劃，吸引更多的留學生來校就讀。

參考文獻：

[1]國家中長期教育改革和發展規劃綱要[S].2010年7月.

（作者簡介：楊寅慶，三峽大學檔案館，館員，文學碩士，研究方向：檔案管理。）