探討文書檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：文書檔案管理工作直接影響企業運行質量，但現階段的文書檔案管理存在不科學的問題，降低了管理有效性，本文通過員工專業素養不高、銜接機制不完善兩個方面對文書檔案管理中存在的問題進行了討論，并從應用現代化信息技術、提高檔案管理人員綜合素養、優化工作程序三個方面對優化文書檔案管理問題的策略進行了總結。

關鍵詞：文書檔案管理;銜接機制;現代化信息技術

一、 引言

受到現代化發展的影響，各個行業的工作形式都發生了轉變，現階段企業檔案管理工作中存在一定的問題，降低了管理質量，為了改善這一現狀，需要有針對性的構建優化策略，達到提高文書檔案管理規范性、標準性的目的，為工作信息查詢整理提供理論依據。另外，在進行文書檔案管理中，管理人員可以定期組織開展培訓工作，提升檔案管理有效性。

二、 文書檔案管理中存在的問題

（一） 員工專業素養不高

現階段的文書檔案管理中，存在員工專業素養不高的問題，在對這一內容進行分析時，可以從以下兩個角度進行分析，第一，現階段部分文書檔案部門應用的招聘方法不合理，沒有構建科學的招聘門檻，現階段的文書檔案管理部門中存在員工綜合素養參差不齊的問題，對文書檔案管理工作發展有一定的影響。第二，隨著信息技術的不斷發展，文書檔案管理方法在不斷優化，但部分管理人員沒有定期開展培訓工作中，員工對文書檔案管理方法不夠了解，在工作中容易出現失誤問題，降低了檔案管理工作的整體質量。另外，由于部分員工對工作的重視程度不高，沒有使用規范化的工作方法進行文書檔案管理，降低了管理質量，與相關管理標準存在較大的差異。

（二） 銜接機制不完善

文書檔案管理工作中存在銜接機制不完善的問題，第一，由于文書檔案管理工作需要合格部分相互配合，但部分企業應用的文書檔案管理模式不連貫，各個部分工作具有獨立性，難以提高文書檔案管理質量。第二，在進行文書檔案管理時，需要員工相互配合，但部分管理人員沒有構建完善的交流平臺，文書檔案管理工作沒有得到合理銜接，在實際進行文書檔案整理時，容易出現較多問題，降低了文書檔案管理工作的有效性，對企業制定管理制度有一定的影響。

三、 優化文書檔案管理問題的策略

（一） 應用現代化信息技術

為了能夠優化文書檔案管理中存在的問題，需要合理應用現代化信息技術，第一，文書檔案管理工作具有工作量大、整理復雜的問題，應用傳統方法進行文書檔案整理需要消耗大量的時間，并且在工作中容易出現歸檔整理失誤的問題，為了改善這一現狀，需要樹立現代化文書檔案管理理念，構建計算機檔案管理方法，例如：企業可以聘請信息技術專家，按照文書檔案管理模式構建信息技術平臺，達到提高工作效率、質量的目的，發揮出文書檔案管理的實際意義。第二，由于網絡環境中存在安全隱患，進而為了進一步提高檔案信息的安全性，需要安排專業的技術人員維護數據庫，及時發現并處理數據庫中的漏洞。另外，為了提高現代化信息技術的應用有效性，需要定期進行優化調整，保障檔案數據庫能夠滿足市場發展需求，提高文書檔案的安全性與完整性。

（二） 提高檔案管理人員綜合素養

優化文書檔案管理問題時，需要提高檔案管理人員的綜合素養，在對這一內容進行分析時，可以從以下兩個角度進行分析，第一，由于文書檔案管理人員綜合素養直接影響工作質量、效率，但部分企業的工作人員參差不齊，難以推動文書檔案管理工作運行發展，為了改善這一現狀，需要管理人員提高招聘工作把控力度，例如：管理人員可以先構建招聘標準，在進行面試工作時，對應聘者的綜合能力進行分析，并與招聘標準進行比對，提高文書檔案管理的有效性。第二，由于現階段文書檔案管理方法在不斷地優化，為了使員工了解相關檔案管理方法，需要定期開展綜合素養培訓工作，例如：企業可以聘請文書檔案管理專家，為員工個講解數據庫的應用方法、檔案管理策略等內容，達到提高文書檔案管理人員綜合素養的目的。但在這一過程中，存在部分檔案管理人員重視程度不高的問題，為了改善這一現狀，需要定期進行綜合素養考察，達到督促員工提高檔案管理學習重視程度的目的，并推動文書檔案管理工作運行發展。

（三） 優化工作程序

在優化文書檔案管理工作中，需要優化工作程序，第一，由于文書檔案管理工作在運行發展中，需要員工之間相互配合，進而在規范文書檔案管理程序時，為了提高構建科學性，可以先對文書檔案管理中存在的問題進行分析，之后進行優化調整，進一步提高檔案管理的規范性，保障文書檔案管理工作能夠穩定運行。第二，在構建工作程序時，需要對細節部分進行調整，達到規范統一的目的。例如：管理人員可以分析其他企業應用的文書檔案管理方法中的合理性，了解其中存在的優勢，自身文書檔案管理工作結合到一起，保障文書檔案管理工作能夠穩定運行。

四、 結論

綜上所述，在優化文書檔案管理工作時，為了能夠進一步提高優化有效性，需要先對文書檔案管理工作中的問題進行分析，之后有針對性的構建管理方法，提高檔案管理的規范性。另外，管理人員還需要定期開展員工培訓工作，使文書檔案管理人員提高綜合能力，發揮出檔案管理的實際意義，并提高整體工作效率，優化檔案管理質量，為企業發展提供理論依據。

參考文獻：

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[2]余潔萍.試論企業文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經貿實踐，2018（13）：245.

作者簡介：

付麗君，北京市，中鐵資源集團有限公司。