利用Saas云服務(wù)系統(tǒng)打造高效的行政事業(yè)單位云報(bào)銷平臺

廉海鷗

摘 要：針對目前行政事業(yè)單位存在的問題，利用高效、便捷、低成本的Saas云服務(wù)系統(tǒng)，規(guī)范財(cái)務(wù)審批流程，加強(qiáng)費(fèi)用管控，提升工作效率，適應(yīng)不斷加快的工作節(jié)奏，同時(shí)對云報(bào)銷及總體架構(gòu)進(jìn)行細(xì)致描述。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;云報(bào)銷;框架設(shè)計(jì);目標(biāo);新模式

中圖分類號：D630? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2019）12-0097-02

一、當(dāng)前行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷流程存在的問題

傳統(tǒng)的報(bào)銷方式全部環(huán)節(jié)均在線下完成，需要經(jīng)過層層審核，耗時(shí)長，報(bào)銷流程復(fù)雜。一方面，容易導(dǎo)致員工無法及時(shí)得到報(bào)銷款項(xiàng)，引發(fā)員工消極情緒;另一方面，不便于財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)銷明細(xì)，出錯(cuò)率高。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快，這種報(bào)銷模式的缺點(diǎn)逐漸顯現(xiàn)，主要表現(xiàn)在以下五個(gè)方面。

1.職工報(bào)銷周期長。手工模式下，員工為處理報(bào)銷須多次找領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批后還需要到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核銷，大量占用有效工作時(shí)間。

2.預(yù)算管控不嚴(yán)。有的行政事業(yè)單位認(rèn)為預(yù)算管理就是財(cái)務(wù)預(yù)算，沒有把全面預(yù)算管理目標(biāo)、起點(diǎn)、依據(jù)、預(yù)算編制過程及方法、預(yù)算組織與控制等貫穿到各科室、各單位和個(gè)人，個(gè)別單位基本上是通過財(cái)政部門下達(dá)的各類年度預(yù)算經(jīng)費(fèi)指標(biāo)文件進(jìn)行管理，但是領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不可能對所有的管理文件和預(yù)算規(guī)定都熟知。因此，在財(cái)務(wù)報(bào)銷審批的過程中可能會出現(xiàn)違規(guī)報(bào)銷或超支報(bào)銷等問題。

3.單據(jù)審批耗費(fèi)精力。每一項(xiàng)報(bào)銷的審批最終都需要匯總到主管經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的領(lǐng)導(dǎo)，如果發(fā)生領(lǐng)導(dǎo)外出培訓(xùn)、開會、休假等情況，就容易導(dǎo)致費(fèi)用審批出現(xiàn)瓶頸，造成領(lǐng)導(dǎo)工作精力分散。

4.制度落地難度大。行政事業(yè)單位日常的經(jīng)濟(jì)活動種類繁多，不同的費(fèi)用支出對應(yīng)不同的管理制度。在審批的過程中，由于依賴人為的判斷，不可避免會導(dǎo)致執(zhí)行不力，一旦變更，審批過程很難快速調(diào)整。

5.費(fèi)用統(tǒng)計(jì)分析難度大。在審批過程中，由于大量的數(shù)據(jù)沒有電子化、系統(tǒng)化。費(fèi)用發(fā)生的匯總與統(tǒng)計(jì)分析往往滯后，無法做到實(shí)時(shí)反饋報(bào)銷數(shù)據(jù)。

近年來，隨著各類云服務(wù)的興起，云報(bào)銷系統(tǒng)也應(yīng)運(yùn)而生，這些云端系統(tǒng)提供了移動報(bào)銷、審批和實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)等便捷服務(wù)。對比傳統(tǒng)的報(bào)銷方式，云報(bào)銷系統(tǒng)最大的優(yōu)勢在于通過一系列的手段簡化了報(bào)銷流程，提升了報(bào)銷效率，為部分行政事業(yè)單位解決了傳統(tǒng)報(bào)銷流程上存在的各類難題。

二、云報(bào)銷

云報(bào)銷是基于Saas模式的云計(jì)算技術(shù)報(bào)銷管理系統(tǒng)，集成了多種安全認(rèn)證技術(shù)，包括網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)、服務(wù)器認(rèn)證技術(shù)、軟件登陸認(rèn)證技術(shù)等等，從外部身份認(rèn)證，內(nèi)部權(quán)限管理多個(gè)方面為用戶提供嚴(yán)密和先進(jìn)的安全防護(hù)措施，保證數(shù)據(jù)安全，具有方便快捷、高效管控、安全易用等優(yōu)點(diǎn)。使用云報(bào)銷系統(tǒng)可以輕松創(chuàng)建和提交合規(guī)的費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)，快速處理員工費(fèi)用報(bào)銷。利用云計(jì)算技術(shù)不但能夠大大優(yōu)化資源共享，還能保證數(shù)據(jù)的安全性，從而為中小型單位的管理者提供更高技術(shù)、高品質(zhì)的財(cái)務(wù)管理方案。同時(shí)，通過定制的費(fèi)用分析報(bào)告，進(jìn)行詳細(xì)的費(fèi)用數(shù)據(jù)分析，也能為使用單位節(jié)省時(shí)間和降低成本。

由于該系統(tǒng)具有靈活、安全的審批流程和隨時(shí)隨地地處理費(fèi)用報(bào)銷的功能。因此，不管是員工還是管理層，都可以隨時(shí)隨地地處理費(fèi)用報(bào)銷，甚至可以使用手機(jī)和平板電腦等移動終端設(shè)備直接進(jìn)行審批操作，突破了報(bào)銷處理的時(shí)間和空間障礙。

三、行政事業(yè)單位云報(bào)銷平臺總體框架設(shè)計(jì)

云報(bào)銷平臺主要為私有云平臺，它設(shè)計(jì)的外部主體主要包括：云平臺資源提供商、云平臺運(yùn)營商、第三方平臺以及可以對接的政府采購平臺、銀行系統(tǒng)等其他云平臺。基于云，在系統(tǒng)對接上將變得更加簡單，支持行政事業(yè)單位將云報(bào)銷系統(tǒng)融入到已有的財(cái)務(wù)軟件諸如金蝶、用友、SAP中，由于部署在云端，只要聯(lián)網(wǎng)，即可使用所有功能。而且不限終端、瀏覽器，意味著使用者在異地也可用手機(jī)完成包括報(bào)銷在內(nèi)的所有相關(guān)事項(xiàng)。

行政事業(yè)單位報(bào)銷云平臺的主要架構(gòu)包括門戶層、中間層、基礎(chǔ)設(shè)施層三個(gè)層次。最上層為系統(tǒng)集層統(tǒng)一門戶，包括用戶、管理員接口以及第三方平臺API接口。中間層就是以行政事業(yè)單位云報(bào)銷系統(tǒng)為主的Saas云應(yīng)用服務(wù)，它包括云數(shù)據(jù)庫、云服務(wù)器、云容災(zāi)、大數(shù)據(jù)處理等平臺服務(wù)。該服務(wù)無須行政事業(yè)單位為上一套系統(tǒng)而建立和運(yùn)營自己的硬件服務(wù)器及軟件設(shè)施，也無須專人維護(hù)，在信息化系統(tǒng)建設(shè)方面的成本至少下降五成以上。底層主要為平臺的基礎(chǔ)設(shè)施，包括核心數(shù)據(jù)庫、云技術(shù)終端、虛擬交換機(jī)以及可獲取的第三方資源等。云報(bào)銷系統(tǒng)以一種更加靈活和輕便的方式部署在安全的第三方云端，行政事業(yè)單位在購買Saas軟件之后，只需支付固定的月租費(fèi)用，即可享受終身免費(fèi)升級的服務(wù)，同時(shí)也能有效保障系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和連續(xù)性。

四、使用云報(bào)銷實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)

1.流程審批。規(guī)范日常辦公中的各項(xiàng)審批，通過電子化、無紙化的流轉(zhuǎn)方式，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)審批、申請的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，結(jié)合“流程圖+表單”，高效跟蹤審批執(zhí)行過程，全方位把控流程進(jìn)度。

2.費(fèi)用管理。通過個(gè)人、部門、個(gè)人與部門綜合考慮的角度設(shè)置三位一體的費(fèi)用管控模式，費(fèi)用信息強(qiáng)大關(guān)聯(lián)，費(fèi)用報(bào)銷有據(jù)可依、智能預(yù)警，全方位對行政事業(yè)單位費(fèi)用進(jìn)行控制，清晰報(bào)銷、費(fèi)用申請流程，提高工作效率。

3.收支管理。通過整合數(shù)據(jù)庫，監(jiān)控收支行為，分析收支數(shù)據(jù)，對收支進(jìn)行整體規(guī)劃和管理，保證資源在多個(gè)支出類別中的最優(yōu)分配，從而規(guī)范收支行為，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。

五、規(guī)范財(cái)務(wù)審批工作流程，創(chuàng)新費(fèi)用管控新模式

行政事業(yè)單位智能報(bào)銷系統(tǒng)是基于“云服務(wù)+移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)”，配合Saas流程引擎，可以極大地提升財(cái)務(wù)報(bào)銷體驗(yàn)，打造行政事業(yè)單位報(bào)銷新生態(tài)。該系統(tǒng)的顯著特征是將整個(gè)業(yè)務(wù)流程包括消費(fèi)流水對接模塊、票據(jù)掃描模塊、單位內(nèi)部信息對接模塊、支付模塊等相互打通對接，全面實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位報(bào)銷系統(tǒng)與攜程、滴滴、政采、連鎖酒店、電子發(fā)票、銀行等外部平臺與內(nèi)部預(yù)算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)無縫集成。

1.實(shí)時(shí)記錄監(jiān)控企業(yè)的收支情況，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控流程化。整合業(yè)務(wù)流程，全面識別各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)管控節(jié)點(diǎn)，通過一體化的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)和自動化業(yè)務(wù)處理，圍繞一個(gè)具體的收支方案，可以是一個(gè)項(xiàng)目，或一件具體支出、收入的事件等，對收支信息進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，并進(jìn)行合理的預(yù)算規(guī)劃，在關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)設(shè)置超標(biāo)預(yù)警和合規(guī)預(yù)警，當(dāng)預(yù)算超出一定范圍時(shí)系統(tǒng)自動提示，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管控的規(guī)范、有效。

2.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)制度與報(bào)表展現(xiàn)，管理組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部門、人員的費(fèi)用。針對財(cái)務(wù)預(yù)算、資金、費(fèi)控等實(shí)際執(zhí)行的情況，對費(fèi)用管控進(jìn)行全方面、多維度的管理。針對費(fèi)用相關(guān)業(yè)務(wù)，對流程的申請、審批實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格把控，規(guī)范票據(jù)、合同審批流程，加強(qiáng)行政事業(yè)單位費(fèi)用監(jiān)控機(jī)制。

3.實(shí)現(xiàn)流程與收支管理、費(fèi)用管理的集成。用流程審批來管控行政事業(yè)單位的費(fèi)用報(bào)銷和收支記錄，用規(guī)范的流程管控體制讓行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息更加安全，及時(shí)生成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表對接機(jī)構(gòu)管理，從而支持行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策和整體發(fā)展規(guī)劃。