關于提升報社辦公室檔案文書管理水平的研究

楊蘇

[摘要]新聞單位的檔案管理員，通常的工作內容是進行日常業務的處理、實時消息的傳達、與各方進行協調溝通，在新聞單位里發揮著十分重要的作用。而企事業單位日常管理工作中的重要組成部分之一，就是辦公室的檔案文書管理工作。當前我國辦公室檔案文書管理之路，任重而道遠。本文基于辦公室檔案文書管理工作的相關特點，辦公室檔案管理工作的現狀分析，簡要探討了報社辦公室檔案文書管理水平應該如何提升，并闡明了相關措施。

[關鍵詞]報社辦公室 檔案文書管理 措施

衡量一個單位管理水平高低的標準之一，就是能否進行到位的檔案文書管理工作。想要為一個單位的長期發展和穩步發展打下堅實基礎、使辦公室檔案文書管理工作的成效得到質的提升，只有對檔案文書管理方法進行積極改善、積極創新。

一、辦公檔案文書管理的特點根據新聞單位辦公室檔案文書管理工作的特點，辦公室檔案文書工作特點主要有兩個

（一）辦公室檔案文書管理工作重點在于資料的收集和保管

檔案作為歷史事件真實記錄的載體，能夠讓后人充分了解歷史資料，正確對其加以引用和借鑒。檔案管理的主要對象是已發生的事件、人事、過程的記載，還有與之相關的文件和書籍報刊資料等，它們大多都是被記錄在實物和紙質上。檔案管理的主要手段是將已選定的、記錄在冊的對象歸入檔案室，在過程中應注意進行分門別類，這一個階段管理的重點是“進行收集”、“管理”、“編目編冊”“入庫保存”這一系列工作，所以檔案管理的特點是完整性和安全性。

（二）辦公室檔案文書種類繁多，需要科學分類

由于文書檔案對于一個單位的工作記錄地非常真實、非常全面，涵蓋范圍也十分廣泛，如在行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面均有包含，所以檔案內容也十分豐富;同時本單位及上級相關單位下發的各種“紅頭文件”、和單位相關的紙質檔案如各種合同、協議、責任書、照片和電子檔案即錄音、錄像等等也在文書檔案之內，所以分類的時候應當運用科學的方法，適當保存管理。

二、辦公室檔案管理工作的現狀分析

（一）思想陳舊、管理手段落后

作為一個正在崛起的、發展中的大國，我國的經濟在近年來一直處于飛速發展的狀態，在激烈的市場競爭里，報社的壓力正在逐步增加，由于對組織和經營宣傳報道的重視程度極高，所以報社將大部分的精力都放在這一方面，造成了對檔案管理工作的忽視。因為人們對檔案管理工作認知的錯誤，覺得其非常簡單，也缺少一定的必要性，所以在進行檔案管理的過程中，投入的財力、物力、人力不必過多，夠用就行。這就導致了沒有科學管理手段來輔助檔案管理工作，而已經十分陳舊、脫離時代的管理方式，不能對提高檔案管理工作的效率起到任何有效作用。

（二）投入過低、信息建設不足

自覺加強自身的信息化建設、做到與社會同步，才是報社辦公室的檔案管理工作快速適應社會發展的正確道路。而在如今的檔案管理工作過程中，問題頻出，最明顯的就是工作效率十分低下、不能對已得信息加以有效合適的利用。出現問題的原因主要是硬件設備的軟件設備的資金投入在整個預算中比重過低，大部分檔案管理系統都處于落后狀態。這對于報社的檔案管理的長期工作、檔案信息的利用率造成了不良影響。

（三）經驗較少，人員專業素質較低

只有具備充足的專業知識、良好的專業素養，能夠在進行檔案管理工作中保證其準確性和有效性，才是一名合格的報社檔案管理員。可惜的是，在現階段的報社檔案管理過程中，檔案管理員卻被當作勤雜工一樣使用，對檔案只是進行臨時管理，平時對于其他的工作還要一并兼做。這樣的工作方式和工作常態，就決定了檔案管理人員對于工作不會有充分的重視，專業素養也不會太高，對于檔案管理工作不能達到高效率，高機動的狀態。由于工作人員沒有接受過良好的培訓和管理，造成了檔案缺乏有效管理的局面。

三、提升報社辦公室檔案文書管理水平的措施

如今的互聯網技術、物聯網技術發展速度十分驚人，在麥克風人手一個、攝像機隨處可見的當今社會里，新興媒體正在對傳統的報紙媒體發動著一輪又一輪猛烈的攻擊，很多紙媒的生存空間屢屢遭受擠壓，在地市級黨報中尤為明顯。有很多地市級黨報迫于生存的壓力，都在周末版上大做文章，新推出的周刊包括了各式各樣的主題，將傳統紙媒“內容豐富而精美”的優勢，在網絡傳媒時代得以體現，希望通過對紙媒的改良，讓地市級黨報獨特的地域文化和特殊風格得到塑造，其目的是使閱讀的受眾面更加廣闊，獲得更多賴以生存的廣告資源。黨報周刊是日報的延續和發展，在黨報的傳統屬性和功能不能丟棄的同時，又要具有讓人印象深刻的自身特色。

（一）加強對檔案管理工作的重視

為了讓報社領導對辦公室檔案管理工作加以重視，在進行這項工作的過程里，應當加大檔案管理必要性的宣傳力度，這樣能夠使檔案管理工作的專業性和效率性大大提升。同時應該保證檔案管理的準確性和便捷性，將每份檔案的生成時間和存檔日期都進行嚴格計算，對于不同種類的檔案，按照次序進行有效分類，在進行檔案管理工作過程中，要堅決按照相關規章制度執行，讓檔案信息效果的最優化得以實現。

（二）加快報社檔案信息化建設

報社檔案管理工作應當緊貼時代衣襟，與社會發展一同前進。首先應該與時代發展里涌現的高科技手段緊密結合，然后對信息化建設加大資金投入，將檔案管理工作從傳統的物質管理，向信息管理的方向轉變，讓檔案信息得到充分利用，服務于新聞報道。進行檔案管理時，運用新興科學技術和高新手段，能夠更為輕松便利地進行檔案的管理，在檔案信息的保存工作方面方法更加完善，為人們留下象征文明的寶貴財富，對社會的良好發展產生積極影響。

結語：報社的檔案管理無論是對于報社自身，還是對于社會和國家而言，都有著非常重要的作用。所以作為檔案主管科室，辦公室一定要加強檔案管理工作的建設，對于管理人員進行積極培養，以便檔案能夠發揮更大的作用。