關于提高企業檔案現代化管理水平的思考

龔天

[摘要]調查證明目前我國企業知識總量46%來源于企業檔案知識，不過其中只有12%在發揮作用，這證明企業檔案現代化管理有待推進。本論文主要討論企業檔案現代化管理提升方案，希望拋鉆引鈺引發討論，促進領域進步。

[關鍵詞]企業檔案 現代化管理 檔案管理

在新時代企業內部信息以及對外信息都有了較大改變，這些信息都以圖片、文字、視頻、音頻等形式存在，成為企業不可獲取的知識組成，專門地存放于檔案柜中。在企業檔案現代化管理當中，如何使得這些檔案為生產、經營、銷售以及研發做出貢獻，是提升檔案管理水平的關鍵。

一、企業檔案管理存在的問題

企業檔案管理目前存在的最大問題就是保管大于使用，使得檔案在檔案柜中沉睡，不能為企業的生產、研發、銷售、運營提供指導，而且還要為其提供管理資金，資源浪費資金浪費，這對于企業來說是很大的一種損害。在保管大于使用的背后則是管理人員素質低、設備落后以及制度老化等問題。

（一）保管大于使用

企業檔案管理原本是由國家專門部門來負責的，回來隨著經濟發展，這部分工作由企業自己負責。正因此企業檔案管理有明顯的計劃經濟色彩。檔案管理中保管大于使用，即使用機會少，不管是管理部門還是市場部門，很少有人翻閱檔案，這證明企業從上到下對以往的經驗總結以及利用是非常薄弱的。

企業成長是一個完整的發展過程，過去每一階段的檔案反映了企業經驗的成長，過去的經驗正可以為當下的企業運營提供指導，但是因為經驗總結利用率低，導致企業各方面都是參照別的企業，逐漸地喪失了企業原本的優勢，東施效顰屢見不鮮。

（二）管理人員素質較低

因為管理素質低，導致管理混亂，企業檔案沒有非常重要、重要、不重要的分級保管機制，文件種類沒有區分，檔案柜中檔案混雜，偶爾的翻閱當中極可能夾帶重要檔案，造成機密泄露。而且檔案新老混放，沒有及時更新檔案，老舊無用檔案不及時銷毀，造成利用難度增加。另外，管理者不具有保密意識，檔案任由他人隨意查看，檔案歸還不及時，有的人借閱資料之后，資料隨意擺放，提高了泄密幾率。

（三）設備落后影響利用

有的企業對檔案利用是比較重視的，但是因為檔案采用傳統存儲方式，導致數據總結、抽取、調用難度大，這顯然是影響檔案利用的。更沒有緊跟現代化腳步實行云端存儲。總而言之，傳統的檔案管理形式，因為設備老化，導致占據空間和管理成本加大，同時檔案潛在價值不容易被發現，往往使得企業決策者對其不重視。

（四）檔案管理制度落后

第一，沒有根據新時代企業信息龐雜的特點，改進檔案管理制度，導致職責不清;第二，對歸檔文件的標準不明，導致重要文件遺漏，甚至給企業造成損失;第三，對合同管理薄弱，導致合同遺失，給生產經營帶來嚴重影響;第四，檔案管理人員交接制度不明，造成檔案遺失。其中制度中最為嚴重的就是安全管理制度不足，導致大量企業信息外流，無形中降低了市場競爭力，增加了經營風險。

二、提高企業檔案管理水平策略

（一）有目的提升利用率

首先，將檔案進行分類處理，會議類、文書類、員工管理類、市場數據類、合作企業合同類，只有明確地分開管理，才能使得利用效率得到提升，避免之前不分類翻找困難的弊端。其次，企業要形成經驗總結習慣，要形成總結檔案資料指導生產銷售的思維，只有如此才能結合自身發展和市場發展來制定合理的運營方案，才不至于迷失自我。再次，要形成數據庫管理，對檔案資料予以科目分類以及存儲編號，更能總結檔案當中數據，實現數據的即查即用。當然，要建立嚴格的登錄審查，要建立登錄密碼，杜絕重要檔案泄露。

（二）提升管理人員素質

第一，內部選拔。建立檔案管理人員選拔指標，只有符合指標的人才能上崗，并給予良好的薪資待遇。第二，積極培訓。要結合現代檔案管理情況，給管理者到位的培訓，提升其安全意識，以及管理技能，培訓和考核掛鉤，考核和績效掛鉤，提升管理效率。第三，建立評價。主要是通過檔案分類、存儲、利用、更新等環節進行評價，評價和獎金掛鉤，提升管理者工作熱情。第四，外聘專業檔案管理人員，這樣的人員往往更加專業，前提是需要其提供相應的資質證明。

（三）豐富智能設備

智能設備的利用是縮短檔案翻找，提升檔案利用率的關鍵。具體有：第一，計算機前端。主要利用計算機建立目錄索引，方便快速鎖定檔案，縮短翻找時間。甚至于在計算機數據庫中直接找到所需資料。第二，存儲工具。購置移動硬盤、優盤，甚至于實現云端存儲。第三，實現各部門數據共享平臺。當企業需要對應的數據時，檔案管理者快速統計數據，并將數據上傳平臺，利于各部門利用。

（四）建立現代化管理制度

第一，根據現代企業檔案龐雜的特點，建立分級管理制。即檔案管理部門集中收集管理，各部門分別收集管理，即部門檔案部門管理;第二;對檔案進行分級，實行安全管理制度，重要檔案及時建檔，并形成對應的密碼，建立嚴格查閱審核制度;第三，嚴格管理企業生產、銷售等方面的合同，杜絕散落遺失，確保企業利益不受損失;第四，檔案管理者交接嚴密，交接完成方可辭職;第五，建立檔案數據庫管理機制，確保檔案得到有效利用;第六，對企業檔案利用予以評價，確保既往經驗產生指導作用。

三、總結

提升企業檔案管理水平，必須要認清現代化給企業檔案管理帶來的挑戰，要細心總結檔案管理中存在的不足，靶向改善精準改革才能在提升管理效果效率同時，降低管理成本。現階段企業檔案管理中存在著利用率低，設備老化、制度落后以及人員素質低等問題，如此需要企業針對這些問題形成“制度為先、人員為基礎，設備為手段，利用為終點”的現代檔案管理模式。其中信息是最為關鍵，其貫徹始終，決定了檔案的使用效果效率。