改制企業檔案處置研究

張茜倩

[摘要]最近幾年，伴隨中國社會主義市場經濟和企業產權制度革新的逐漸進步與發展，改革企業檔案的問題日漸嚴重。企業檔案的重組包含了企業重組的發展歷程，它不僅是保障工作人員合理權益的主要基礎，也是調研當地民族工業產業發展的重要素材。同時企業檔案處置還具有存儲社會記憶，繼承與發展工業文明的重要任務。由此可見，如何妥善處置改革后的企業檔案已變成檔案管理部門、國企機關及其附屬主管部門需要一起面臨的主要問題。

[關鍵詞]企業檔案 檔案改制 工作環節

最近幾年，伴隨國家供給側結構性改革的不斷深化，企業的檔案改制工作也不斷開展。企業檔案制度改革后，組織結構、管理方式和運行模式都產生了了巨大的改變。企業檔案包含了企業的形成和發展的歷史，在企業資產的改制重組過程中起著十分關鍵的作用。同樣也是幫助企業處理財產問題、清償債務和處理企業員工退休和社會保障問題的關鍵途徑。所以，提高對于企業檔案改制的研究有著重要作用。

一、改制企業檔案的意義

企業檔案是企業內部關鍵的信息資源，有著十分重要的歷史和實踐意義。企業檔案記錄了企業發展的過程：企業的檔案中包含著大量的原始數據，是企業內部用車過戶、資產評價和法律申訴的關鍵依據：原始檔案可以為企業員工住房的維護和資產核查提供根源數據。企業檔案在市場招投標和資格評定中起著關鍵的作用：產品原始檔案在產品開發和客戶服務中具有很高的使用價值，對企業的生產與經營發揮著促進作用。通過對于部分企業檔案使用情況的分析，檔案的主要作用是編輯歷史、審計、債務核實、清算和驗資、市場競標、維護員工權益和法律訴訟。

二、改制企業檔案處置原則

企業檔案改制是指國有企業在產權制度改革的前提下，原有公有制企業或非公有制企業的檔案改革過程中應由國家所持有的檔案和改革過程中形成的由國家擁有的檔案總和。企業檔案的改制和重組過程中應滿足安全原則、合法原則、合理原則、連續原則和利益最大化原則等。

（一）以安全性為首要原則

首先，要確保企業檔案處置的安全性，改良企業檔案的存儲條件，提高對于檔案的保護，預防文件的丟失和損壞：其次，應該確保企業檔案信息的安全性，著重維護國家的安全性和國家的利益。注意保護國家的秘密，同時保護企業的商業秘密和企業員工的個人隱私。

（二）以合法性為基本原則

根據《中華人民共和國檔案法》和《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》等相關法律規定，對企業檔案改革處置的機構、組織、人員等提出規定，確保改制企業檔案處置工作合法進行。

（三）以合理性為重要原則

對于不同的企業、不同形式的改制企業檔案，應按照實際情況進行調整，確定檔案的所屬與去向等問題，以保障改革企業檔案處置工作的科學性。

（四）以保持企業經營管理的連續性為關鍵原則

企業檔案改革以保障改制企業檔案處置的連續性為主要目的，所以一定要保證改善企業檔案的處置工作都要有利于保持企業經營管理的連續性。

（五）以堅持利益最大化為必要原則

最大程度上發揮檔案憑證參考的作用，使改制企業檔案把服務經濟社會發展的作用最大化，防止改制企業檔案變為“死檔案”。

三、改制企業檔案工作環節

改制企業檔案處置工作是企業改制工作的關鍵內容，應結合到企業工作的各個環節中，并保障與企業檔案改制工作同時進行

（一）準備環節

企業檔案改制工作開展之前，一定要向企業主管部門和地方檔案管理部門上報，辦理改制的登記手續，申請檔案改制的各項事宜。同時，每個改制的企業應當建立專門分管企業檔案的專項團隊。團隊由改制機構的負責人、企業主管部門檔案負責人、相關類型檔案負責人以及主要業務部門負責人構成。專項團隊要成立企業改制聯絡小組以便智慧企業檔案處置工作，研究解決相關問題，決定相關檔案的保留和銷毀。同時團隊部應實施企業檔案改制報告政策，并將企業檔案的所有權、流動和所需費用報告當地檔案管理部門以便備案。檔案管理部門應按照規定對其進行監督，并指導改革企業的檔案處置工作，依法處置違法案件。

（二）實施環節

企業檔案改制實施的主要內容包含如下四個方面：第一，采集、整合、統計和維護公司在各種活動中形成的所有檔案。第二，依據相關法律法規進行檔案存儲及銷毀工作，鑒定工作應由企業檔案處理工作領導小組監督進行，待銷毀的檔案目錄由企業的領導和資產清理部門負責人聯合審查，經企業主管部門批準，并在當地的檔案行政管理部門備案后再對檔案進行銷毀，同時相關部門應當予以監督。銷毀參與人數應超過兩人，并應簽署銷毀清單，并將清單保存。第三，轉移和存放文件目錄應該根據文件的去向單獨編制。檔案的轉移或存放目錄應由負責移交的人員和企業檔案管理團隊負責人共同簽名。同時需要企業主管部門和地方檔案管理部門各自保存一套。第四，做好企業改制過程中形成的文件和資料的采集、整理、備案和移交工作。

（三）驗收環節

企業檔案的改制處理一定要由當地檔案管理部門進行核查和檢驗。在處置工作結束前，改制后的企業檔案、設施和必要的辦公用品不得用于其他用途。所有地區應當集中保存對國家和社會有著重要意義的企業檔案。在企業改制過程中，檔案的分類、評估、轉移和存檔等工作所需的費用由企業內部財務進行支付。如果需要向地方國家檔案館或社會檔案服務機構存放改制后的檔案，企業也需要支付相關費用。

四、總結

總而言之，企業檔案的改制不僅是企業資產的主要組成部分，同樣是國有資產的主要組成部分。檔案是對一個地區或當地現代工業史的歷史發展階段和社會生活變化見證的真實寫照。改制企業檔案的處理不但關系到企業的利益和積極性，還對國家的利益、秘密和安全有著一定影響。改制后的企業檔案處理應以維護國家安全和社會利益為基礎，秉承安全、合法、合理、利益最大化的原則，明確歸屬和流向。做出全面的安排，確保企業檔案資源得到妥善保留，繼續為社會經濟發展服務。