談新形勢下中職學校檔案管理人員的綜合素質

史雅蕾

[摘要]隨著國家當前對職業教育的日趨重視，職業院校的發展規模也相當迅速，在學校中如何管理好檔案資料變得尤其的重要。由此，提高檔案管理人員的綜合素質已勢在必行。本文筆者就對新形勢下如何提高中等職業學校檔案管理人員的綜合素質展開了相關的探討，望給同們行的有關研究提供一些參考與建議。

[關鍵詞]中職學校 檔案管理 策略

一、中職學校檔案管理人員綜合素質的現狀

1.沒有重視檔案管理工作

在目前部分院校檔案管理工作中，管理人員總是以為教學、科研才是學校的重要工作，而檔案管理難以給學校創收可觀的經濟利益，將檔案管理同學校整體發展規劃進行割裂。如此一來，檔案管理工作沒有得到重視與支持，缺乏系統全面的規劃檔案建設，致使難以及時有效地開展檔案管理工作，從而讓檔案管理工作的質量與效率受到直接的影響。

2.檔案意識薄弱，人員缺乏穩定

在當前的中職學校中，有些檔案管理工作人員屬于兼職，根本未有受過相關專業知識的培訓，他們的檔案意識還需要進一步的提高，還有部分工作人員片面以為檔案工作不是自己本身的職責所在，欠缺服務意識和奉獻精神，在平時的檔案工作中流于形式化，不務實。而到了年末歸檔之時草率行事，毫無疑義使檔案工作的順利進行受到嚴重的影響，從而難以確保檔案材料的準確性。除此之外，檔案管理工作人員嚴重流失，很多人總是認為檔案工作根本沒有前途，“錢途”更無從談起，因此檔案管理工作人員仍然缺乏穩定性。

二、當前中職學校檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員專業水平不夠

在當前來看，我國中職學校檔案管理建設面臨的最大問題就在于檔案管理人員專業水平不夠。這是一個常見的現象，其主要的原因在當前來看有兩個：第一個就是中職學校本身師資力量有限。第二個就是中職學校沒有重視相關內容建設。

2.檔案管理設備落后

在當前來看，我國大部分中職學校都存在檔案設備落后的情況。這種情況出現主要基于兩點：首先是大部分中職學校本身資金不足。其次是大部分中職學校內部問題嚴重，檔案管理部門人員無法獲得話語權。一切建設以一線教師為主，檔案管理人員難以獲得更多資源，從而導致檔案管理工作信息化建設問題嚴重，難以完成。

3.管理人員離職后檔案管理工作效果不佳

管理人員離職后檔案管理工作效果不佳也是一種常見情況，這主要是因為檔案管理人員離開后，一些檔案內容不能良好進行交接，從而引發的問題。這種不能良好交接主要體現在兩個方面：首先是學校給出交接時間較短，檔案是一項復雜的工作，其中內容繁多，學校如果不能給出足夠時間，那么交接勢必難以完成。這對于大部分中職學校都是常態。其次是人員之間問題。大部分中職學校中檔案管理工作要求都不嚴格，因此，許多老師都認為這是一項美差，因此對于自己調離崗位都有著排斥心理，所以在正常交接中，這些離任的檔案管理員一般不愿意配合工作。

4.不能及時進行檔案內容更新

在當前來看，我國大部分中職學校都不能完成檔案信息實時更新，從而導致很多內容都過于陳舊，不能滿足人們需求。在這種情況下，就造成檔案管理建設問題出現。這是因為中職學校檔案關系著學生個人信息資料，與學生中考高考等息息相關，如果不能實時更新，就會造成學生情況了解不全面，無法判斷學生好壞，從而難以為學生選擇未來人生走向。這也是因為當前中職學校本身對于檔案不夠重視，從而導致中職學校中檔案管理雖然能完成建設，卻沒有一個標準應用流程。

三、新形勢下提高檔案管理人員綜合素質的新策略

1.加強管理人員的業務素質

檔案管理人員水平不夠也是一種常見現象。這種現象主要解決方法在于進行全面培訓，其中主要培訓內容有兩點：第一點是強化檔案管理人員信息技術能力。當前來看，最大問題在于檔案管理人員本身沒有足夠信息技術能力，因此在正常中職學校檔案管理建設過程中，所起到作用較小。這需要全面改善。第二點是強化檔案管理人員個人素質，檔案管理是一項細致的工作，因此，檔案管理人員個人素質也是核心鍛煉內容，這樣才能促進中職學校更好進行檔案管理工作牌。

2.強化檔案人員的繼續教育

隨著國內市場經濟體制的不斷完善以及信息技術的普遍應用，而中職學校檔案工作的內容與服務模式也出現巨大變化，理所當然對檔案管理人員的要求也日趨增高。尤其是對于沒有受過崗位培訓的管理人員而言，加強繼續教育實為明智之舉。其不但能夠更新檔案管理工作人員的知識與技術，而且可以實現更新管理思維，增長個人知識以及提高自身能力的效果，從而可以充分開發檔案管理人員的創造能力，以便有利于推動中職學校檔案管理事業的發展。

3.加強創新意識與創新能力

創新是事物發展的原動力，在信息化時代的檔案管理中，具備良好的創新意識顯得尤其重要，若是檔案管理人員具備一定的創新意識，對即將發生的問題可以更好地協調與應變。因此，作為檔案管理工作者應當擅長于發現新生事物，不斷研究與探索新問題，面對機遇需及時把握，不斷開拓創新思維，緊跟時代脈博，克服固步自封的傳統思維，以新思路與新策略處理發生的諸多問題，盡職盡責將檔案管理工作發揮得更加出色。

4.提高個人職業道德修養及待遇

要做好當前中職學校的檔案管理工作，以便適應新形勢發展的要求，也離不開管理人員職業道德修養的不斷提高。因此，應當加強檔案管理人員文化知識的學習與實踐磨煉，逐漸提高自身的文化素養，培養積極的心態，勇于開拓進取的精神風貌，使之成為適應時代發展的有用人才。此外，還需善待檔案管理工作者，使其福利待遇有所改善，同時創建一套具有人性化的激勵機制，認真做好檔案管理未來的發展工作。

四、結語

綜上所述，中職學校檔案管理工作為一項責任重大且又繁雜的任務，從事該項工作的所有人員不但需付出艱苦的勞動，而且還要具備足夠的耐心與責任感，同時還要具有相當強的綜合能力方可擔當。面對國內現代教育改革的新形勢，作為一名中職學較檔案管理人員，我們應當責無旁貸，以敬業精神不斷努力學習，推陳出新，認真做好當前中職學校檔案管理工作，能夠讓我們所做的一切可以換來學校的繁榮穩定發展，從而可以有效保證提高教育的質量。