談新形勢下中職學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)

史雅蕾

[摘要]隨著國家當(dāng)前對職業(yè)教育的日趨重視，職業(yè)院校的發(fā)展規(guī)模也相當(dāng)迅速，在學(xué)校中如何管理好檔案資料變得尤其的重要。由此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)已勢在必行。本文筆者就對新形勢下如何提高中等職業(yè)學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)展開了相關(guān)的探討，望給同們行的有關(guān)研究提供一些參考與建議。

[關(guān)鍵詞]中職學(xué)校 檔案管理 策略

一、中職學(xué)校檔案管理人員綜合素質(zhì)的現(xiàn)狀

1.沒有重視檔案管理工作

在目前部分院校檔案管理工作中，管理人員總是以為教學(xué)、科研才是學(xué)校的重要工作，而檔案管理難以給學(xué)校創(chuàng)收可觀的經(jīng)濟(jì)利益，將檔案管理同學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行割裂。如此一來，檔案管理工作沒有得到重視與支持，缺乏系統(tǒng)全面的規(guī)劃檔案建設(shè)，致使難以及時(shí)有效地開展檔案管理工作，從而讓檔案管理工作的質(zhì)量與效率受到直接的影響。

2.檔案意識薄弱，人員缺乏穩(wěn)定

在當(dāng)前的中職學(xué)校中，有些檔案管理工作人員屬于兼職，根本未有受過相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，他們的檔案意識還需要進(jìn)一步的提高，還有部分工作人員片面以為檔案工作不是自己本身的職責(zé)所在，欠缺服務(wù)意識和奉獻(xiàn)精神，在平時(shí)的檔案工作中流于形式化，不務(wù)實(shí)。而到了年末歸檔之時(shí)草率行事，毫無疑義使檔案工作的順利進(jìn)行受到嚴(yán)重的影響，從而難以確保檔案材料的準(zhǔn)確性。除此之外，檔案管理工作人員嚴(yán)重流失，很多人總是認(rèn)為檔案工作根本沒有前途，“錢途”更無從談起，因此檔案管理工作人員仍然缺乏穩(wěn)定性。

二、當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員專業(yè)水平不夠

在當(dāng)前來看，我國中職學(xué)校檔案管理建設(shè)面臨的最大問題就在于檔案管理人員專業(yè)水平不夠。這是一個(gè)常見的現(xiàn)象，其主要的原因在當(dāng)前來看有兩個(gè)：第一個(gè)就是中職學(xué)校本身師資力量有限。第二個(gè)就是中職學(xué)校沒有重視相關(guān)內(nèi)容建設(shè)。

2.檔案管理設(shè)備落后

在當(dāng)前來看，我國大部分中職學(xué)校都存在檔案設(shè)備落后的情況。這種情況出現(xiàn)主要基于兩點(diǎn)：首先是大部分中職學(xué)校本身資金不足。其次是大部分中職學(xué)校內(nèi)部問題嚴(yán)重，檔案管理部門人員無法獲得話語權(quán)。一切建設(shè)以一線教師為主，檔案管理人員難以獲得更多資源，從而導(dǎo)致檔案管理工作信息化建設(shè)問題嚴(yán)重，難以完成。

3.管理人員離職后檔案管理工作效果不佳

管理人員離職后檔案管理工作效果不佳也是一種常見情況，這主要是因?yàn)闄n案管理人員離開后，一些檔案內(nèi)容不能良好進(jìn)行交接，從而引發(fā)的問題。這種不能良好交接主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先是學(xué)校給出交接時(shí)間較短，檔案是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，其中內(nèi)容繁多，學(xué)校如果不能給出足夠時(shí)間，那么交接勢必難以完成。這對于大部分中職學(xué)校都是常態(tài)。其次是人員之間問題。大部分中職學(xué)校中檔案管理工作要求都不嚴(yán)格，因此，許多老師都認(rèn)為這是一項(xiàng)美差，因此對于自己調(diào)離崗位都有著排斥心理，所以在正常交接中，這些離任的檔案管理員一般不愿意配合工作。

4.不能及時(shí)進(jìn)行檔案內(nèi)容更新

在當(dāng)前來看，我國大部分中職學(xué)校都不能完成檔案信息實(shí)時(shí)更新，從而導(dǎo)致很多內(nèi)容都過于陳舊，不能滿足人們需求。在這種情況下，就造成檔案管理建設(shè)問題出現(xiàn)。這是因?yàn)橹新殞W(xué)校檔案關(guān)系著學(xué)生個(gè)人信息資料，與學(xué)生中考高考等息息相關(guān)，如果不能實(shí)時(shí)更新，就會造成學(xué)生情況了解不全面，無法判斷學(xué)生好壞，從而難以為學(xué)生選擇未來人生走向。這也是因?yàn)楫?dāng)前中職學(xué)校本身對于檔案不夠重視，從而導(dǎo)致中職學(xué)校中檔案管理雖然能完成建設(shè)，卻沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用流程。

三、新形勢下提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的新策略

1.加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員水平不夠也是一種常見現(xiàn)象。這種現(xiàn)象主要解決方法在于進(jìn)行全面培訓(xùn)，其中主要培訓(xùn)內(nèi)容有兩點(diǎn)：第一點(diǎn)是強(qiáng)化檔案管理人員信息技術(shù)能力。當(dāng)前來看，最大問題在于檔案管理人員本身沒有足夠信息技術(shù)能力，因此在正常中職學(xué)校檔案管理建設(shè)過程中，所起到作用較小。這需要全面改善。第二點(diǎn)是強(qiáng)化檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)，檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致的工作，因此，檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)也是核心鍛煉內(nèi)容，這樣才能促進(jìn)中職學(xué)校更好進(jìn)行檔案管理工作牌。

2.強(qiáng)化檔案人員的繼續(xù)教育

隨著國內(nèi)市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善以及信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，而中職學(xué)校檔案工作的內(nèi)容與服務(wù)模式也出現(xiàn)巨大變化，理所當(dāng)然對檔案管理人員的要求也日趨增高。尤其是對于沒有受過崗位培訓(xùn)的管理人員而言，加強(qiáng)繼續(xù)教育實(shí)為明智之舉。其不但能夠更新檔案管理工作人員的知識與技術(shù)，而且可以實(shí)現(xiàn)更新管理思維，增長個(gè)人知識以及提高自身能力的效果，從而可以充分開發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造能力，以便有利于推動中職學(xué)校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3.加強(qiáng)創(chuàng)新意識與創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是事物發(fā)展的原動力，在信息化時(shí)代的檔案管理中，具備良好的創(chuàng)新意識顯得尤其重要，若是檔案管理人員具備一定的創(chuàng)新意識，對即將發(fā)生的問題可以更好地協(xié)調(diào)與應(yīng)變。因此，作為檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)擅長于發(fā)現(xiàn)新生事物，不斷研究與探索新問題，面對機(jī)遇需及時(shí)把握，不斷開拓創(chuàng)新思維，緊跟時(shí)代脈博，克服固步自封的傳統(tǒng)思維，以新思路與新策略處理發(fā)生的諸多問題，盡職盡責(zé)將檔案管理工作發(fā)揮得更加出色。

4.提高個(gè)人職業(yè)道德修養(yǎng)及待遇

要做好當(dāng)前中職學(xué)校的檔案管理工作，以便適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求，也離不開管理人員職業(yè)道德修養(yǎng)的不斷提高。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員文化知識的學(xué)習(xí)與實(shí)踐磨煉，逐漸提高自身的文化素養(yǎng)，培養(yǎng)積極的心態(tài)，勇于開拓進(jìn)取的精神風(fēng)貌，使之成為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的有用人才。此外，還需善待檔案管理工作者，使其福利待遇有所改善，同時(shí)創(chuàng)建一套具有人性化的激勵機(jī)制，認(rèn)真做好檔案管理未來的發(fā)展工作。

四、結(jié)語

綜上所述，中職學(xué)校檔案管理工作為一項(xiàng)責(zé)任重大且又繁雜的任務(wù)，從事該項(xiàng)工作的所有人員不但需付出艱苦的勞動，而且還要具備足夠的耐心與責(zé)任感，同時(shí)還要具有相當(dāng)強(qiáng)的綜合能力方可擔(dān)當(dāng)。面對國內(nèi)現(xiàn)代教育改革的新形勢，作為一名中職學(xué)較檔案管理人員，我們應(yīng)當(dāng)責(zé)無旁貸，以敬業(yè)精神不斷努力學(xué)習(xí)，推陳出新，認(rèn)真做好當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作，能夠讓我們所做的一切可以換來學(xué)校的繁榮穩(wěn)定發(fā)展，從而可以有效保證提高教育的質(zhì)量。