淺述完善流動人員人事檔案管理工作的措施

劉丹

[摘要]隨著國家經濟發展，流動人員逐年增多，要做好流動人員人事檔案管理工作，就要有創新意識。只有對流動人員人事檔案進行信息化管理、對檔案管理的各個環節進行規范化要求及豐富流動人員人事檔案管理形式，才能妥善地做好流動人員人事檔案管理工作，讓流動人員人事檔案得到充分利用。

[關鍵詞]流動人員 人事檔案 管理

人事檔案作為記錄一個人主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考作用。隨著國家經濟的發展及吸引外資、鼓勵就業創業等政策的實施，流動人員逐年增多，妥善保管流動人員人事檔案也成為了整個社會不得不關注的問題，成為了人才流動服務機構工作的重中之重。流動人員人事檔案數量多、材料雜，傳統的、老舊的檔案管理方法已不能完全適應其發展。為更安全、更便捷地管理、利用流動人員人事檔案，可以從三方面加以完善：

一、對流動人員人事檔案進行信息化管理

充分利用當前發達的科學技術，將流動人員人事檔案進行信息化，逐漸取代傳統的紙質檔案管理方法，以電子掃描件、影像文件等形式保存檔案，使檔案更為便于利用，存放更為安全，已成為當前流動人員人事檔案管理的必然趨勢。對流動人員人事檔案進行信息化管理，主要在于三點：

一是使用現代化方法來管理檔案庫房。雖然“電子檔案”已成為必然趨勢，但當前紙質檔案仍是主流，妥善保管紙質檔案仍是人才流動服務機構的重要工作。檔案庫房要求“十防”、恒溫恒濕，我們可以利用現代科技，使用智能化庫房，實時監控庫房溫濕度，科學管理檔案庫房。二是把紙質檔案進行數字化整理。利用計算機、掃描儀等現代化設備，把紙質檔案內的所有資料進行輸入，通過先進的技術把圖片和聲音等全部轉變為數據資料，建立一個專門的數據庫來保存檔案的信息，一方面使檔案能夠更安全、更優質地保存，防止丟失和疏漏，另一方面也方便查閱和數據統計。三是進行網絡化的檔案服務。通過寬帶局域網等網絡技術和平臺，建立起信息化的檔案服務平臺，利用專門的網絡和數據庫才可以真正實現人事檔案更好地流通、更改和查詢。

二、對流動人員人事檔案管理的各個環節進行規范化要求

流動人員人事檔案的管理是一個動態化的過程，一本檔案往往會經歷檔案材料的收集、查閱、借閱、補充材料管理、檔案轉遞等多個環節和步驟，只有對每個環節的管理人員和操作流程進行規范化、標準化管理，才能更科學地管理檔案。

一是精確采集，確保檔案材料的和完整性。我們要從源頭做起，把好檔案材料的“人口”，做到準確完整、去偽存真。二是動態管理，及時收集檔案補充材料，保證檔案材料實時更新，對收集到的補充材料也要進行跟蹤管理，確保及時歸檔、準確歸檔。三是嚴格轉遞，做到審核材料要嚴格、寄送通道有要求、保管材料要完整;隨著流動人員數量越來越龐大，檔案轉遞的工作量也越來越大，檔案可以安全地轉遞就成為了非常重要的事情;檔案轉遞要嚴格遵守國家法律和相關規定，轉遞要通過機要通道或通過專人轉遞，不允許進行快遞，也不允許本人自行提取。

三、豐富流動人員人事檔案管理形式

一是由專門的機構、專人來管理流動人員人事檔案，讓檔案管理人員的工作性質變為公共服務，提高檔案管理效率，也方便流動人員業務辦理。二是采取新的服務方法，新的時代必須要有新的制度來與之接軌，在檔案管理方面，也可以開拓新的方法——人才租賃;這個制度讓人才市場變為法定的找工作的人的雇主，主要負責與用人單位在簽訂合同的情況下推薦人才，從而實現勞動力的轉移，這能大大節省用人公司和人員的時間，讓他們以最快的速度找到自己需要的員工或者公司;而這樣做的好處就在于，員工可以保證自己的個人資料及其人事檔案得到很好的保護，能更好地維護自身權利;最重要的是如果員工在合同到期之后，其人事檔案還是由專門的機構進行保管。三是對檔案的內容構成進行優化升級，

我們需要把流動人員個人的基本信息全部保存，比如：家庭成員、學歷等，還可以添加其他方面能夠展現其個人經歷的內容，這既能豐富個人檔案內容，也能為企業用人提供更多的依據。

四、結束語

流動人員人事檔案作為人事檔案的重要組成部分，不管是對個人還是對企業，都具有很大的作用和意義。因此，妥善保管流動人員人事檔案不僅是個人所希望的，也是人事行政部門必須重視的事情。只有不斷完善、更新管理形式，才能緊跟時代潮流，做好流動人員人事檔案管理工作。