大數據時代背景下檔案管理工作的機遇與挑戰

張倩

摘 要：大數據時代的到來，極大地推動了社會變革的進程。傳統的檔案職業在大數據背景下受到巨大沖擊——在社會變革的背景下，傳統的檔案職業發展即獲得了良好地發展機遇，也面臨著巨大地挑戰。由此可見，大數據時代帶來的技術、思維和管理等諸多要素都對現代檔案職業生存與發展產生較大影響。因此，必然要求檔案職業與大數據時代的發展步伐相適應，以推動檔案職業的可持續發展。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;機遇;挑戰

檔案工作就是用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務的工作。具體內容是指檔案業務工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為八個環節。前六個環節為基礎工作，后兩個環節為編研利用工作。近年來大數據技術的興起和發展為檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。大數據為信息數量巨大，其數量程度是我們無法想象到的。比如：微博，在2017年底，新浪用戶的人數就已經超出8億，每日活躍用戶數量在千萬以上。現如今，微博的活躍數量和信息量也在不斷增加，為大數據的一種表現，在大數據時代，檔案信息亦同步快速發展，檔案管理信息化工作需要從檔案管理的政策、理念和技術層面加以提升。

一、檔案工作中的挑戰

（一）傳統工作中的不足

在傳統工作中，由于其存在的不足，導致我國檔案管理工作面對很大挑戰。我國還未形成統一的規劃和標準，數據庫的建設不夠系統，數據采集工作不完善，存在的信息也不準確。在這些問題中，導致人事信息較為混亂。在基本信息、目錄編輯和檔案傳遞工作中，僅僅為計算機管理，具有的信息化程度不高，無法實現信息資源的共享化。很多企業的檔案管理工作也為傳統方式，僅僅依賴機械、人工重復工作，實際的工作效率較低，從而給查閱工作帶來不便。我國當前的檔案保存工作和利用使用原始方式，為一種重復性操作，無法保證主體的完整性，也給檔案工作的新發展帶來制約。

（二）工作內容的轉變

在大數據發展背景下，檔案管理工作實現了信息化建設。檔案的形成、采集以及儲存和分類工作等都是依據計算機方式實現，和傳統的工作流程比較，整理工作更方便，應用專業化平臺能達到數據信息的分類，也會保證檔案工作效率的提升。在傳統方式下，檔案的收集、利用方式都是被動形式，在處理期間是對數據自動歸結，采取平臺儲存和計算，這種轉變導致檔案工作面臨很大挑戰。

（三）檔案管理理念的缺乏

在傳統發展下，檔案管理理論的形成是基于文件的生命周期理論和檔案價值鑒定理論形成的，隨著時代的建設發展，檔案管理理論不斷變革，傳統的理論被人們質疑，從而導致文件連續性理論的形成。在大數據建設下，因為檔案的特殊化，在積極改變的情況下，這些理論都將面臨挑戰。尤其是在檔案管理理論不斷滲透和發展下，使用傳統的被動服務工作。但大數據建設下，人們的數據意識不斷增強，個性化建設模式產生，從而使檔案管理服務理念面對很大挑戰。

二、大數據背景下檔案管理措施

在上述檔案工作中挑戰情況的分析，為了抓住機遇，需要結合大數據發展背景，實現檔案管理的信息化建設，促使其整體程度的增強。

（一）理論觀念

未來，檔案理念將表現為兩個形式，一種為檔案觀，主要是一些價值高的文件、視頻等，通過信息系統的電子形式形成，為電子檔案。一種為大服務觀，是在大數據時代發展下，檔案服務工作逐漸向著多、多元化建設發展，檔案服務也能滿足企業、客戶的不同建設需求，其服務展現了網絡化和智能化建設。檔案管理理念要符合時代的發展需求，在大數據背景下，給予電子文件管理工作的創新化十分必要。在傳統方式下的檔案服務，是按照使用人員的需求來對檔案查詢，但是，在大數據發展背景下，檔案信息得到信息化發展，人們更關注數據，檔案部門要形成良好的服務態度，積極挖掘有用信息，轉變傳統觀念，認識到檔案管理工作信息化發展的必要性，這樣才能在整體上得到重視。

（二）技術方面

大數據發展背景檔案儲存，只有創造更大的空間，對儲存方式積極改變，才能容納更多的數據信息。安全問題也是關注的話題，特別是數據系統、電氣設備等，存在的安全問題十分明顯。在整個環節下，都需要專業技術給予支持，加強防火墻的設立，以免檔案信息被損壞。因此，引進先進技術，能在更大建設下加強大數據管理模式的應用。

（三）國家政策

當前，各個國家都重視信息資源的建設工作，在一些發達國家，構建了相關政策，比如：美國發布的《大數據研究和發展倡議》，和澳大利亞發布的《公共服務大數據戰略》。我國在的這種情況下未給予大數據具體的明確方向和策略，相關機構在積極引導方式下，還需要制定符合我國國情的發展的戰略，從而為各個行業的現代化建設提供強大保障。

三、大數據時代對檔案職業發展的影響分析

大數據時代的社會變革主要表現為技術變革、思維變革和管理變革等方面。技術變革作為大數據時代社會變革的重要推動力，在信息技術普及應用的情況下，數據呈爆炸式增長，這就對現有計算能力提出了更高地要求。數據存儲、數據分析、數據挖掘和數據可視化等技術為技術變革起到了有效地推動作用，分布式數據庫技術有效地提高數據管理和數據分析能力，大數據技術更好地服務于大眾。

（一）大數據背景下檔案職業的發展面臨新機遇

一直以來，檔案信息資源開發利用活動經常被忽視，無形中增加了檔案職業發展的難度。在大數據背景下，新技術、新模式為檔案職業發展提供了新動力、新機制。先進的技術手段在檔案工作中的應用，有效地改變了檔案管理模式，使檔案管理人員的思想境界、理想信念、職業操守等都發生了變化，積極思考大數據背景下檔案工作的方向，以此來適應大數據時代的發展檔案職業的需要。同時，對于檔案利用者而言，也希望檔案行業能夠升級轉型、檔案職業更為發展進步，這樣可以更便捷、快速地獲取到所需要的檔案信息支撐。

（二）大數據背景下檔案職業發展面臨諸多挑戰

在檔案工作中，不僅要強調檔案信息在數量上無遺漏，同時還要保證所管理信息的安全系數。特別是檔案數據在計算機數據庫上儲存期間的安全問題，這對大數據背景下檔案職業帶來了較大地挑戰。當前網絡安全問題頻繁發生，竊取他人資源的事件十分常見，這對社會發展帶來了較大的影響。在檔案管理工作中，由于檔案管理者基于技術或是習慣等問題在工作中出現紕漏，或是網絡技術不完善而導致應用中出現一些問題等，都會影響到檔案信息存儲的安全。

四、大數據時代檔案職業可持續發展策略

（一）以“大檔案”理念指導檔案資源建設

檔案行業的發展與管理者的視野高度息息相關，大數據背景下，檔案管理者需要具備“大社會”和“大檔案”意識，具有國際化視野和互聯網思維，這樣才能運用發展的眼光來預測行業的發展趨勢，并及時對自身進行調整，緊跟時代發展步伐。“大檔案”是通過對區域內有價值的檔案資源進行集中保管和整合，以此來增強檔案職業服務功能，提高檔案部門的影響力。大數據背景下，檔案信息不再匱乏且利用范圍擴大，這些規模性的數據資源也成為大數據發揮應用價值的基礎，通過從其中挖掘出有價值的信息，并向社會提供優質高效地服務，這已成為大數據時代檔案職業的重要使命。

（二）拓展檔案職業合作領域

大數據背景下，社會形態、尤其是信息流通具有開放、自由和多元化的特點，在這一背景下，檔案職業需要主動跨越專業、地域等方面的限制，以開放的姿態來積極尋求多領域合作，以此來推動檔案職業的可持續發展。因此要求檔案領域的工作者要突破檔案領域的局限性，加強與其他領域的合作交流，并重視新技術、新方法在檔案工作中的應用。在檔案職業跨領域合作過程中，可以充分地借鑒其他信息學科的前沿理念和方法，對檔案理念和實踐進行創新。

（三）合理保障公民檔案利用的數據權

在大數據背景下，數據的公開與信息雙向交流更加普及、深入。“數據權”的提出體現著政府“以人為本”的發展理念，隨著數據開放程度的增加，公民數據隱私保護也成為信息管理行業不可回避的重要問題。檔案職業的核心使命在于開發檔案信息資源并為社會提供有效地利用服務，面對大數據時代數據開放和公民隱私保護的雙重挑戰，檔案職業人員必須注意在履行職能時，尊重公民的數據權，在利用現代信息技術推動公共檔案信息的數據開放和社會共享的同時，探索新時期公民數據隱私保護的新路徑，有效地保障公民個人信息不受侵害。

（四）切實提升檔案職業能力

大數據背景下，檔案資源發生了巨大地變化，檔案職業作為檔案資源的守望者，需要打破傳統觀念的桎梏，積極拓展檔案職業領域范圍，構建起豐富、全面和多樣化的社會檔案職業體系，以此來實現檔案來源的多樣性，為檔案事業的發展夯實基礎。當前檔案工作內容和模式發生了較大地變化，檔案職業已不單純是資源保管者，而是知識的科學管理和快捷傳播者。這就要求檔案職業要具備專業化的技能，同時還要懂業務會管理，對各種技術熟悉。由于檔案涉及的信息和知識領域與專業眾多，勢必要求檔案管理人員更多地掌握各學科的專業知識、專業技能。因此，在大數據背景下，檔案職業需要廣納各類高素質人才，并體現出較強的專業兼容性和良好的社會拓展性。

五、結語

基于分析和研究，在現代快速發展社會中，信息數據占有較大比例，大數據時代的來臨，使各個行業發展得到轉變。大數據背景下的檔案管理工作還面對很大挑戰，為了提出有效的應對措施，不僅要給予創新，還需要符合社會的建設需求。

參考文獻：

[1]程斌毅.信息化背景下供電企業檔案管理改革研究[J].中國經貿，2016（10）：66.

[2]蔣彬.淺談信息化數據化背景下的檔案管理工作[J].中外交流，2017（29）：104-105.

[3]李紅英.基于大數據背景的檔案管理信息化探究[J].才智，2018（16）：207.

[4]王慧芬.淺議信息化背景下的供電企業基建檔案管理保障措施[J].長江叢刊，2017（22）：159.