電子信息化對企業檔案管理的重要性思考

羅敷

摘要：進入21世紀以來，互聯網信息技術的飛速發展帶來了各行各業的革新，企業管理模式也從過去的人工管理逐漸向計算機信息化、智能化的方向轉變。檔案管理是現代企業非常重要的管理內容與模塊，隨著信息化管理不斷普及與廣泛，探索企業檔案信息化管理勢在必行。本文中，筆者立足于自身專業與工作實際，對當前我國企業檔案管理的信息化現狀進行描述，對其發展規律、特點等進行剖析，對存在的問題及未來發展方向給出建議與參考。

關鍵詞：電子信息化；檔案管理；企業管理

1 企業檔案管理電子信息化的重要性

傳統模式下，企業檔案管理是一項非常龐大又復雜的工作，精細化的企業檔案管理工作要求對企業涉及的方方面面的檔案予以歸類整理和保存，且查詢企業檔案也是一項非常復雜的工作。近年來，企業檔案管理不斷引入互聯網信息技術，信息化的管理方式極大地提升了企業檔案管理的效率，且管理類別更佳精準、細化，查找也更佳省時省力。可以說，信息化的企業檔案管理模式無論從財力還是人力方面，都給企業帶來效益提升。利用電子化技術模式可完全將企業重要檔案的原貌保存下來，大大提升了企業檔案信息的可用性、可信性以及精準性。通過電子信息化管理，員工在查詢檔案過程中便可不接觸原件，進而大大提升了對企業檔案信息原件的完好保存度。利用網絡系統、電子信息技術管理企業檔案還可突破由于地域限制而造成的查詢應用障礙，真正達到異地、跨時空查詢檔案的目標。通過電子信息化檔案管理，企業可加快自主創新步伐，由基礎檔案、行業信息、全面分析、系統應用等不同層面為企業的健康持續發展提供完善保障。利用數據信息平臺，還可完成對企業不同指標信息波動變化以及具體形式的動態跟蹤監督與實時分析，這將對企業全面宏觀決策管理發揮積極有效的作用。

另外，通過企業檔案電子信息化管理，可真正完成硬件與軟件的綜合匹配。首先為提升電子信息化管理水平，企業需要配備完整的設施系統，創建綜合全面的檔案室、閱覽室、資料庫，同時配備專項工作人員，負責對不同業務部門檔案資料的協調控制、歸檔管理以及應用。再者。企業還要配備密集架、采購專業管理檔案、存儲信息的計算機、觸摸屏、環境溫度調節裝置、記錄溫度裝置、安全防火設備等。

2 企業檔案管理現狀

2.1 企業檔案管理人員管理水平普遍偏低

上世紀90年代以來，我國的現代化經濟不斷起步，飛速發展的經濟與原來傳統的企業管理模式并不十分匹配，導致我國的現代企業管理水平普遍不高。總體上，我國的企業檔案管理尚處于人力為主的較為傳統的模式。這種模式下，企業檔案管理者檔案管理受諸多限制因素影響，目前檔案管理人員整體業務水平及專業能力普遍偏低是影響企業檔案管理的重要原因之一。檔案管理專業知識與技能培訓相對缺乏，檔案管理人員多存在兼職或一崗多職的現象，導致檔案管理者的檔案管理專業性、管理能力有待進一步提高。

2.2 檔案管理人員綜合能力薄弱

在我國，絕大多數的企業把經濟效益放在企業發展的首位，對企業管理特別是檔案管理投入的關注度較少，這使得我國的企業檔案管理人員普遍存在“門外漢”的現象，即相當一部分管理人員沒有經過專業的檔案管理知識與管理技能培訓，對企業檔案管理工作的重要程度、分類管理相關要求、各類檔案資料的收集、歸納、整理、歸檔、裝卷等業務不夠了解，沒能樹立專業標準意識。大部分檔案管理兼職情況較多，工作人員不能將全部精力投入到檔案管理工作中，對檔案管理服務水平提升產生較大影響。

2.3 企業檔案管理工作受重視程度偏低

由于檔案管理是企業組織結構中較為弱勢的一部分，導致企業上下對檔案管理工作的重視程度不夠，特別是一些分管檔案管理的部分負責人，包括大部分檔案管理工作人員對檔案管理工作的認識及重視程度不足，沒認識到檔案管理工作對企業管理的重要性。部分人認為檔案管理僅僅只是檔案資料的保管工作，既不能給企業創造經濟效益，又不能對企業發展創新起到較大作用，這也充分顯示出大部分人對檔案管理工作缺乏了解。對企業檔案管理工作受重視程度不足直接導致了企業檔案管理工作與現代企業管理需求不相適應。

3 企業檔案管理電子信息化應注意的問題

3.1 實時收集檔案資料

實時收集檔案資料是保證企業檔案完整、清晰認定、按時歸檔管理的核心環節。首先，企業應清晰劃定綜合檔案室、具體業務部門員工的崗位責任，制定文書管理、資料管理歸檔的相關制度，明確員工歸檔管理的指責，日常收集任務應全面落實到人頭，通過全方位搜集確保應歸檔資料及時歸檔，并定期進行搜集與補充，避免資料信息的缺失，提升檔案資源完整性。另外，各機構應在要求時間段之中快速搜集檔案信息、整理基礎資料，確保不同類別檔案及時歸檔，同時保證檔案信息快速更新，進而實時反映出企業當前的現實發展狀況。再者，企業應設立綜合檔案管理、歸檔工作標準，明確歸檔制度，確保企業檔案信息歸檔工作質量。歸檔各類資料國恒中應按照制度標準嚴格操作，方能確保檔案信息的整體性實效性，依照形成檔案的規律與特征，確保各類檔案的互相關聯性。對于歸檔信息還應做好電子掃描處理，依照行業特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致。

3.2 多級權限劃分

根據檔案資料的行業特點及保密級別進行查詢權限設定。利用檔案資料軟件平臺設定修改權限和查看權限。嚴格設定瀏覽器瀏覽權限，按檔案資料的保密級別設定是否可查、下載或打印。軟件管理系統要有嚴格的加密程序，確保資料保密、安全操作與瀏覽。

3.3 建立明確的檔案保存管理制度

制定嚴格的檔案整理標準和移交程序，凡不按標準整理或規定程序進行移交檔案的，檔案辦公人員一律拒絕接受移交，并要求相關業務科室按標準重新整理，按規定程序移交檔案。

4 結語

綜上所述，電子信息化對企業檔案管理的重要性思考對企業檔案管理的發展具有重要的作用。因此，必須進一步提高和完善企業檔案管理電子信息化應注意的問題，這樣才能更好地提升企業檔案管理水平。

參考文獻：

[1] 劉濤.電子信息化對企業檔案管理的重要性思考[J].農場經濟管理，2016（08）.

[2] 邰曦.電子信息化對企業檔案管理的重要性思考[J].現代經濟信息，2017（11）.

（作者單位：遼寧新創達電力設計研究有限公司）