如何做好事業單位檔案信息安全管理工作

王守琦

摘要：事業單位的檔案信息安全管理工作是事業單位工作的重要組成，對于維系事業單位正常運轉有著十分重要的作用。新時期下加強事業單位檔案信息安全管理是一個重要的課題，需要事業單位檔案管理人員與時俱進，以科學有效的管理理念，扎實務實的管理辦法，高質高效的管理素養，促進事業單位的有序發展。本文從事業單位檔案管理現狀出發，對如何做好檔案信息安全管理工作進行了初步分析，目的是進一步促進事業單位檔案信息安全管理工作的開展。

關鍵詞：事業單位；檔案信息；安全管理

1 事業單位檔案信息安全管理現狀

1.1 規范性不足

當前，一些事業單位的檔案管理部門只注重執法文書檔案的歸檔整理，對一般檔案特別是一些文字類、聲像類檔案不重視，歸檔不及時，一旦掌握檔案的個人出現調崗、退休等情況，檔案信息安全就會面臨很大的問題，甚至導致檔案信息遺失的情況發生，給后期查找該檔案造成很大難度，不利于單位檔案的安全建設。此外一些事業單位的檔案信息安全管理工作不能按照一定的安全管理標準運作，也常常導致檔案管理具有一定的盲目性。

1.2 保密性不足

當前，事業單位的檔案管理存在安全性低，保密性差，檢索效率低下等缺點。傳統的檔案管理工作中，因為紙質檔案怕光怕水等缺點，使它的安全性面臨很大的考驗。將紙質檔案進行真空，數字化處理，不僅能大幅度提高檔案的存在效率，節省存放空間，同時查詢和調用也非常便捷。

1.3 安全性不足

當前，一些事業單位的檔案存放條件不盡如人意，檔案信息存儲硬件設備和軟件設備常常受制于地理位置的安全性、室內溫度、濕度以及防火、防盜等各個方面的影響，而安全督導工作的難以落實，更給檔案信息安全管理帶來很大的隱憂。此外，電子檔案很容易受到病毒的損壞，導致電子檔案無法存儲和讀取，甚至因為溫度、濕度則原因損害電子設備。

2 事業單位檔案信息安全管理工作策略

2.1 完善檔案信息安全管理制度

事業單位的檔案信息安全管理工作首先要在安全管理制度上加以完善和創新，摒棄不合理，不安全的管理制度，對可能出現安全風險的環節進行安全防護保障。檔案信息安全管理是一項長期而艱巨的系統工程，需要單位、檔案部門、檔案管理暈人的多方合作，明確各崗位職能，健全包括信息審核制度、借還登記制度、信息常規處理操作制度、權限管理制度、日常檢查與檢測制度、監督與反饋制度等在內的多種信息安全管理制度。只有建立完善的制度保障體系，才能從根本上保障檔案信息的安全性。事業單位要結合自身檔案管理特點，建立相適應的檔案信息安全管理制度，既要保障人性化管理，又要確保檔案信息管理的嚴肅性和使命感，使檔案信息安全管理制度真正起到約束作用。由于檔案信息安全管理的保密性原則，為了激發檔案管理人員的工作積極性和安全責任感，在檔案信息安全管理制度上一定要建立健全獎懲制度，對檔案管理工作認真負責的人員要給予適當的物質獎勵，對于懈怠消極，以至給檔案信息安全帶來負面影響的人員，如因為主觀因素致使檔案丟失的，要給予一定的懲戒，調離甚至停職，通過這樣的嚴厲手段，強化檔案管理人員的安全意識。

2.2 運用信息技術提升安全水平

隨著信息技術的發展和應用，事業單位的檔案信息安全管理工作可以借助于網絡技術的優勢，提升檔案信息安全管理的效率和質量，同時信息化檔案管理在檢索上的便利化也能節省大量紙質檔案管理時間。事業單位檔案管理人員要強化現代信息管理理念，掌握信息化檔案管理手段，能夠借助掃描儀等信息設備對文字類紙質檔案進行轉化，保證檔案信息的齊全和完整，避免丟失。在檔案信息資源共享上，檔案管理要增強安全意識，既要保障檔案信息的便利性和共享性，同時對于一些機密檔案要強化安全保管意識。事業單位在檔案信息安全管理工作中要建立安全可靠的檔案信息管理系統，發揮防病毒寫入系統的作用，特別是對接收入檔的檔案信息，要從源頭上就強調安全性，檔案信息的存儲更要進行安全防護，共享檔案信息內容要進行安全審查，接入網絡時更要注重安全防護。另外，信息技術雖然有效推動了檔案信息安全管理水平，但是不可否認，信息技術是一把雙刃劍，一些重要事業單位的檔案信息安全管理務必要建立備份系統，防止檔案信息一旦出現問題之后有法補救。

2.3 加強檔案信息安全管理培訓

事業單位的檔案信息安全管理，一定要對檔案管理人員的安全意識，安全技能，安全責任等安全素養進行全方位的培訓，保障檔案信息管理人員的綜合水平符合新時代事業單位檔案信息安全管理需要。在培訓形式上，既要強化網絡培訓，又要注重實體培訓。因為事業單位的檔案信息安全管理是一項技術性較強的工作，常常面臨各種突發事件，對管理人員有很強的要求，只有不斷實踐，總結，反思，才能保障信息安全。此外作為事業單位的領導，一定要強化檔案信息安全管理工作，把學習和培訓納入到日常考核和調研之中，帶動事業單位人員重視檔案信息安全管理。在檔案信息安全管理人才的引進上，要把具有安全管理素養，掌握先進檔案信息安全管理技術的人員充實進檔案管理部門，對于新來員工加強崗前培訓，結合事業單位自身發展，使員工盡快融入到事業單位的檔案管理工作之中。

2.4 加大檔案信息安全管理投入

事業單位的檔案信息安全管理不能只掛在口頭上，而是要多管齊下，多措并舉，切實加大檔案信息管理的資金投入，如檔案管理工作人員的教育和培訓投入，檔案信息安全宣傳教育投入等。特別是在檔案信息管理加密技術、檔案信息數據備份技術，主機安全技術，防火墻技術，反病毒技術，入侵檢測技術等信息化技術上要不斷更新，保障檔案信息安全管理人員的專業水平與實操能力符合事業單位的發展需要。

結語：總之，做好事業單位檔案安全信息管理，關系到事業單位的長遠發展，須臾不可輕視。隨著信息技術的發展和廣泛應用，事業單位檔案安全管理人員要加強認識和實踐，不斷提升信息化安全管理水平，切實保障事業單位的可持續發展。

參考文獻：

[1] 高春雷.新形勢下加強機關事業單位會計檔案管理的重要性探討[J].中國鄉鎮企業會計，2018（02）.

[2] 李靜輝.新時期事業單位檔案的數字化管理[J].科技風，2018（32）.

[3] 劉萍.新時期加強檔案安全管理的措施研究[J].辦公室業務，2019（05）.

（作者單位：吉林省洮南市醫療保險經辦中心）