辦公信息化對現代企業發展的影響

祝捷

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-161-02

摘 要 本文對于現代企業與辦公信息化的關系進行了闡述，并從管理以及工作方式上，闡述了信息化對于企業的影響，同時，也分析了企業在信息化推進過程中所遇到的困難并提出了解決策略。

關鍵詞 辦公信息化 現代企業 發展 影響

伴隨著經濟的發展以及計算機網絡技術的不斷成熟，互聯網已經走進了千家萬戶，與人類的生產生活發生著重要的關聯。但隨著時代的發展，現代企業在進行企業管理的過程中，信息化和網絡化也顯得尤為重要。信息化企業管理已經成為現代企業發展的一個重要趨勢，因此，從根本上提高員工的整體素質，促使員工能夠更加嫻熟的掌握信息化網絡技術，將信息技術與傳統的工作方式相結合，成為了企業辦公轉型的一個關鍵任務。

一、企業辦公信息化概要

隨著現代企業管理的不斷轉型升級，辦公信息化成為了企業現代化辦公的一個重要發展趨勢。所謂辦公信息化，實際上就是將現代的互聯網信息技術與企業的常規工作融合在一起，有效的實現降本增效的效果，從而為企業的長足發展提供持續的動力。事實上對于企業而言，實現辦公信息化，不僅僅可以有效的節約企業的成本，更為重要的是，通過信息化手段可以真正的實現信息資源的共享，這樣就可以促使企業能夠最大程度的將市場需求覆蓋到相關的職能部門，促使企業真正的做到，以市場為導向，以客戶為中心，為企業獲得更大的經濟利益奠定基礎。從信息化的角度而言，企業要想實現信息化升級，就必須要轉變企業管理者對于信息技術的認識，要促使企業管理者重視信息技術，此外，企業員工對于信息技術的掌握和應用能力也是非常重要的。

二、現在企業管理中辦公信息化的重要性

（一）信息支撐企業決策

伴隨著我國經濟的快速發展，市場競爭也越來越激烈，特別是受經濟全球化的影響，我國企業承受著越來越多的壓力，因此就必須要對市場環境以及外部環境進行信息收集，充分的掌握行業信息，從而才能夠促使現代企業在管理決策中占有優勢。信息化能夠促使信息資源得到共享，企業的高層管理者只有掌握相應的市場信息，有一定的信息資源才能在戰略決策中作出正確的決策，而對于企業的中層管理者而言，有效的掌握戰術信息能夠更好的措施業務管理，對于基層而言，能夠有效掌握動態信息，可以節省時間成本，促使生產效率得以提升。

（二）實現流程優化，提升生產效率

信息化對于流程的優化有一定的促進作用。例如在資源配置與共享相關流程以及行政審批相關流程，過程中實現信息化，不僅能夠實現無紙化辦公，同時也能夠有效的節省時間，降低成本。

此外，信息化往往能夠促使企業擴大獲取信息的范圍。在企業的生產管理，客戶管理以及信息的儲備分析，財務核算，人事培訓等多方面的工作中，信息化都顯示出了其優勢。

例如華為在信息化道路上相對而言是比較成功的，特別是IPD項目已經成為了其他企業重要的參考標準甚至成為了咨詢顧問的賣點。在信息化方面，華為使用了世界一流的遠程處理系統，這就實現了全球范圍內華為產品的實時監測，華為正是依靠這種強大的信息系統，不僅有效的提升了售后服務的整體質量，同時也提升了自身的整體競爭力。

（三）促使管理效率得以提升

傳統的粗放式管理模式已經無法適應現代企業快速成長的需求特別是面對激烈的市場競爭，往往有丟失客戶的隱患。而使用了信息化，通過信息網絡相關技術，則可以促使信息非常快速便捷的傳達到部門的每一位成員。目前這樣的管理模式在眾多大型企業中已經得到了普遍的應用，特別是利用信息化系統在進行數據收集的過程中，簡便高效快捷。

（四）拉近企業與市場的距離

市場經濟，快速發展的過程中，市場成為了企業決策的主要導向，也是企業進行經營管理相關活動的重要指南針。而信息化往往可以有效的將企業與市場之間的距離拉近，這主要得益于信息的共享，以及信息化促使相關工作變的簡潔高效。最典型的例子就是20世紀60年代美國航空公司開發的一種訂票系統，這一系統在當時，促使美國航空公司成為了各旅行社最為青睞的企業。近年來伴隨著經濟和科技的快速發展，我國現代企業的信息化建設也逐步走上了正軌，除了最基本的QQ群微信以及微博等方式，企業一般都會有自己的ehr系統以及考勤系統和OA系統等。

三、信息化對于現代企業工作方式的影響

（一）信息化促使辦公走向分散化

對于當前現代企業辦公方式的轉型升級而言，信息工具起到了很大的作用。伴隨著互聯網時代的到來，企業的生產經營以及管理已經不再依靠傳統的集中式的辦公方式。由于信息化的實現，隨時隨地辦公，已經取代了現場辦公，工作人員可以直接利用計算機網絡連接，以及PC和手機端在家里，或者是在出差過程中都可以進行辦公。總而言之，在信息技術以及通信技術的幫助下，大型的辦公室已經逐漸被小型的分散式的辦公室取締。

（二）緩解員工之間的關系

在傳統的企業管理過程中，信息的交流往往是自上而下或者是自下而上的縱向交流的方式，但是，現代企業管理過程中實現了信息化以后，有效的拉通了，所有的信息員，無論是橫向交流還是越級交流，都能夠有效的實現，這也就意味著企業的高層管理者能夠直接與基層對話，這就會促使基層的相關信息直接反饋至高層，減少了不必要的麻煩同時也能夠節省溝通和交流的時間。這種直接式的信息交流，不僅能夠避免原意被曲解，也能夠促使信息得到準確的傳遞，不會被隨意篡改，這就有效的改善了員工關系。

四、信息化建設過程中存在的主要問題

（一）信息化意識不夠強烈

事實上，很多企業的管理者并沒有辦公信息化建設這種意識，并且在其傳統思想的影響下，往往促使他們將信息化建設對于企業發展的意義曲解，因此缺乏相關的重視度。當然也存在著部分企業，認為信息化的實現實際上就是技術完善的過程，在這一理念的指導下，就會更多的追求，功能大而全檔次相對而言比較高的軟件，而忽視了企業本身的特點，這也會導致企業的信息化建設遇到重重阻礙。從這一角度而言，企業的管理者對于信息化的意識不足，是當前企業信息化建設過程中遇到的重大阻礙。

（二）資金投入不足

信息化建設不是一蹴而就的，在實施的過程中要根據企業的特性以及基本性質實施，因此不僅難度大，其風險也比較高，特別是在資金投入方面，成本相對而言也比較高，而后期維護費用也是一筆較大的開支。因此個別企業在企業管理過程中，因為會有資金短缺和投資不合理的情況，往往就會促使企業信息化建設投入不足導致信息化沒有達到預期效果。

（三）專業人才不足

在現代企業管理過程中，信息化相關人才不僅短缺，而且用人成本也比較高。大部分企業在推進信息化建設的過程中，相對而言規模都是比較小的，而且是采用單機操作的方法，進行信息的統計，也就是說，哪里出現問題哪里進行信息化，而沒有從宏觀的角度進行大而全的自動化信息化整體平臺的搭建。此外，從外部大環境上，信息化專業人才短缺，而且信用資金相對而言比較高也是當前的現狀，人才的瓶頸問題阻礙了企業信息化辦公的進程。

（四）信息化建設的方法，不夠科學

任何一個企業在經營管理過程中都會存在著各種各樣的問題，而這些問題或多或少都阻礙了信息化軟件在企業中具體應用，這也就會促使信息化的推進受到一定的阻礙。首先從市場經濟的角度看，由于秩序比較混亂，基礎設施不夠健全，眾多中小型企業就會覺得信息化發展的時機還不到。其次，在信息管理系統軟件市場方面，由于整體的秩序還沒有形成，大多數軟件只重視了企業的共性而忽視了個性，因此，辦公信息化，在具體的企業推廣過程中還存在著重重困難。

五、現代企業實現信息化建設的主要方法

（一）提升信息化建設的意識

要想促使現代企業實現信息化建設，首先就要改變企業傳統的管理理念和企業管理者的意識，促使企業管理者對于信息化建設有深切的認識，從而才能夠促使企業有計劃有序的進行信息化建設。

（二）加大信息化建設的投入

信息化建設需要較大的投入，特別是基于企業自身的特性，做一部分個性化的服務，往往就需要投入更多的資金。在投資方面，企業可以向政府申請一部分支持，通過政府的力量，將企業圈為試點單位，在信息化實現后，進行推廣，另一方面，企業也可以結合市場發展的趨勢進行創新，對計算機應用進行大量投入，從而提升企業的總體競爭力，完善企業的信息化管理系統。

（三）培養專業技術人才

培養專業技術人才能夠打破信息化相關人才不足的瓶頸。加強內部員工信息化相關的培訓，將內部人員發展成為專業人員，甚至提供更好的學習平臺和學習機會，促使企業內部員工在信息化管理知識以及技術方面，都能夠得到較大的提升。相比較外聘專業化人才而言，內部培訓員工往往更具有優勢，這些員工不僅對企業有一定的歸屬感，同時對于企業內部的生產經營活動，都有一定的了解，基于業務基礎和新學習到的信息化技術，可以更加快速的實現企業的信息化建設，更好的滿足客戶的需求。

（四）優化外部環境

事實上，企業的辦公信息化建設，不僅僅是企業的問題，也是國家和政府的問題，因此，企業實現信息化建設，也需要國家和政府給予一定的政策支持。首先，政府相關職能部門應該加大信息化宣傳力度，引導企業主動進行信息化管理，促使企業內部形成良好的信息化管理平臺，其次，政府職能部門也應該出臺相關的政策和法規，一方面明確具體的信息化發展目標，同時也能夠對于具體信息化建設的流程和技術的應用給出一定的標準，這樣企業在進行信息化建設的過程中就會少走彎路，最后，政府也要對企業做好監督和管理工作。

六、結語

隨著時代的發展和信息技術的不斷升級現代企業的生存和發展已經離不開辦公信息化。從這一角度而言，企業應高瞻遠矚，做整體的信息化規劃，有計劃的實現企業的信息化之路。

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