文書檔案管理辦公自動化探究

周穎娜

【摘要】社會在進(jìn)步在發(fā)展，文書檔案也不再靠人工錄入管理，而是應(yīng)用辦公自動化，有的單位也漸漸實行無紙化辦公。本文對文書檔案管理辦公自動化的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，對其中存在的問題進(jìn)行研究并提出建議，從而提升文書檔案管理質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】文書檔案;檔案管理;辦公自動化

自從辦公自動化后，文書檔案管理也頗受益，不僅提高了文書檔案管理的效率和管理質(zhì)量，達(dá)到了檔案文件與文字信息間的交流，大家可以共享文件，也提高了文件傳輸?shù)陌踩浴⑺俣刃裕c此同時，也有它另一面的弊端——在一定程度上文件沒有了保密性。

一、文書檔案管理辦公自動化現(xiàn)狀

文書檔案主要是反映和展現(xiàn)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重要決策、批示、問題報告等，它是通過計算機(jī)的應(yīng)用，把數(shù)據(jù)、資料有效、快速、準(zhǔn)確無誤地錄入并整理好，在需要查找、翻閱其中文件時，也更加快捷方便，提高了工作效率。

二、存在的問題

其實辦公自動化在文書檔案管理這一應(yīng)用上有很大的優(yōu)勢，它為文書檔案管理解開了新的篇章。可是任何事情都有兩面性，世上沒有完美的事情，在如此大的優(yōu)勢下，它也存在一定的弊端。雖然不利因素普遍存在，我們也要有針對性的舉措進(jìn)行整改，把不利因素降到最低。

（一）電子文書缺乏保密性。電子文書容易變通、沒有固定的約束形式，這樣就很容易被人篡改，而且即使改了也不容易被發(fā)現(xiàn)，可以做到毫無痕跡的修改，很沒有安全性;電子文書不像以前紙質(zhì)文書那樣具有特別的字跡，也沒有印章、簽字之類的印記，讓人很難判別是否被更改。

（二）要求文書檔案管理者素質(zhì)高。不論是管理電子文書還是電子檔案，都需要相關(guān)人員具備專業(yè)、技術(shù)性知識，不能只是片面了解傳統(tǒng)的文書檔案管理理論知識和原則性的東西，而是要熟練掌握數(shù)據(jù)通信技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，平日多提高業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和專業(yè)技能水平，這才能提升文書檔案管理的質(zhì)量。

三、對辦公自動化應(yīng)用在文書檔案管理中的建議

（一）建設(shè)好硬件設(shè)施。文書檔案管理辦公自動化自然是離不開計算機(jī)、強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)，還有其它數(shù)字化設(shè)備，所以要想提高文書檔案管理工作，就得把這些硬件設(shè)施給工作者們建設(shè)好，這些發(fā)揮著決定性的作用。要不斷加強(qiáng)和建設(shè)好檔案管理的硬件設(shè)備，使文書檔案管理硬件環(huán)境得到改善，這樣作為檔案管理的工作人員才能更加積極地投身于工作當(dāng)中;最好能不定期主動去參觀和學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)，提高自身管理水平，這樣有助于把文書檔案技術(shù)手段實現(xiàn)設(shè)備現(xiàn)代化，提升文書檔案管理質(zhì)量。

（二）注意內(nèi)外網(wǎng)布局。在事業(yè)單位尤其要注意內(nèi)外網(wǎng)的隔離，這也是保證網(wǎng)絡(luò)安全的有效措施。內(nèi)網(wǎng)是利用單位的路由器把被屏蔽的服務(wù)和IP地址都過濾掉，然后去選擇放入一些自己擬定好的IP地址，進(jìn)入后進(jìn)行文檔辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。外網(wǎng)是利用防火墻進(jìn)行有效的隔離防護(hù)。網(wǎng)絡(luò)中的防火墻都具備認(rèn)證機(jī)制，它所具有的功能有以下幾種：對經(jīng)過防火墻的活動和信息內(nèi)容進(jìn)行記錄和保存;截堵一切所禁止的業(yè)務(wù);對網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行相關(guān)的檢測和警示;對進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的一些訪問進(jìn)行一定的管理。用這樣的方法，增強(qiáng)了文檔的保密性，也提高了檔案管理的時效性。

（三）檔案管理人員需現(xiàn)代化。在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速的形勢下，要想讓檔案管理辦公自動化，那么檔案管理人員現(xiàn)代化才是重要保證。長期沿用以往傳統(tǒng)模式的檔案管理，會造成現(xiàn)在檔案管理依舊技術(shù)水平低下，甚至存在技術(shù)文盲的現(xiàn)象，這就使得一切科技現(xiàn)代化設(shè)備處于閑置狀態(tài)，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，更談不上文檔信息管理辦公自動化了。所以檔案管理人員要具備憂患意識和跟上時代步伐的學(xué)習(xí)精神，經(jīng)常去參加一些培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，積極掌握傳統(tǒng)文書管理的理論、原則等專業(yè)技能，同時也不斷提高自身對通信技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的掌握能力，實現(xiàn)專業(yè)化和現(xiàn)代化完美的結(jié)合。

（四）采取措施提高檔案管理的安全性。我認(rèn)為可以從以下幾點提高電子檔案的保密性和安全性：利用縮微的技術(shù)手段把字跡模糊掉，把有手寫印記或蓋有印章的文書檔案轉(zhuǎn)換成具有圖像性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)電子文件，這樣就可以防止信息被人惡意篡改，也可以保證文件內(nèi)容的原來面貌和原始性;再就是通過電子方式減少了文檔的存儲空間，不像以往存儲大批大批的紙張入箱，實現(xiàn)了文檔的長期保存;還可以用專業(yè)的軟件對需要加強(qiáng)保密的文件進(jìn)行保密處理;通過采用驗證和備份措施來防止文件的失真和丟失，同時還把需要永久保存的文件制成了縮微品;利用防火墻和路由器把辦公自動化的內(nèi)外網(wǎng)隔離，也增強(qiáng)了文檔的保密性。

四、結(jié)語

文書檔案管理隨著時代的發(fā)展，也在與時俱進(jìn)，文檔資料的完整保存與檔案管理息息相關(guān)，這一工作的效果也就體現(xiàn)在對文書檔案的保存上，事業(yè)單位的檔案管理都是全面科學(xué)化的，所以在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)如此先進(jìn)的時代，相關(guān)部門必須把檔案管理工作重視起來，多培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才，給它們創(chuàng)造安全的硬件設(shè)施和環(huán)境，提高文書檔案管理質(zhì)量，嚴(yán)密布局好單位的內(nèi)外網(wǎng)，以實現(xiàn)各部門之間的合作、交流、共享檔案，確保工作有效開展;實現(xiàn)科學(xué)、精密、健康、有效的文書檔案管理工作，為單位的檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。

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