創新企業人事檔案管理工作的舉措

趙欣琪

【摘要】隨著現代企業管理制度的不斷完善，人力資源管理在企業的地位日益凸顯。作為其中的重要組成部分，人事檔案管理工作變得尤為重要。因此，筆者從人事檔案管理中存在的主要問題著手，就如何創新企業人事檔案管理，更好適應企業管理要求、服務企業發展，提幾點建議和措施。

【關鍵詞】企業;人事檔案;管理;創新;舉措

隨著我國經濟的飛速發展，市場競爭日益激烈，人力資源管理是企業管理的重要組成部分，決定著企業的前途命運。然而，企業的競爭歸根到底是人才的競爭，加強企業人力資源管理是促進企業健康、可持續發展的重要保障。人事檔案真實地記錄著各類人才的學歷、政治面貌、個人簡歷、職務晉升等信息，反映著企業員工的綜合素質，對于選拔與培養優秀的企業管理人才具有十分重要的意義。因此，筆者從企業人事檔案管理中存在的問題著手，就如何創新企業人事檔案管理，更好適應企業管理要求、服務企業發展，提幾點建議和措施。

一、企業人事檔案管理工作存在的問題

（一）企業人事檔案管理工作意識不強。目前，部分企業領導沒有充分認識到人事檔案管理的重要性，檔案管理人員更換頻繁，甚至沒有專門人員管理檔案，導致人事檔案管理工作混亂，出現了很多疏漏。比如：有的企業發生了員工出生年月、參加工作時間、工作調動等檔案信息填寫錯誤，檔案損毀或遺失現象。嚴重影響了企業職工的工資、福利、工齡接續、辦理養老保險退休手續等諸多事宜。有些檔案工作人員責任意識不強，對于檔案重要性的認識比較淡薄，認為只要不是自己的檔案，出現點差錯無關緊要，在檔案管理過程中粗心大意、漫不經心，在檔案信息錄入過程中丟三落四、產生了千奇百怪的錯誤，直接導致了企業人事檔案管理工作的質量落后，利用效率低。

（二）企業人事檔案管理制度不健全。隨著社會經濟的發展，過去的人事管理工作制度很難適應現代企業人力資源管理要求，可是，相當一部分企業部門仍沿襲以往的檔案管理模式，導致人事檔案管理質量低下。例如，有的企業管理體制落后，員工們責任不明確，管理制度不健全，導致了在開展人事檔案管理工作中出現問題無人負責，且不追究責任的現象。

（三）企業人事檔案管理方法和手段落后。目前，有些企業越來越重視人事檔案管理信息化建設，配備了計算機作為數據庫，用來存儲和簡單檢索，但是，缺乏懂檔案掌握數字化處理技術的專業管理人員，檔案信息量不足，實用性差，致使人事檔案管理滯后于人力資源管理。況且，還有大部分企業人事檔案管理工作仍處于只注重于利用，進行簡單的收集、分類管理、利用等工作，采用手工操作為主，管理方法陳舊，效率低下，嚴重地阻礙了企業人事檔案管理水平的提高。

（四）企業人事檔案內容不齊全，信息失真。企業員工的人事檔案應當齊全完整，信息必須真實準確，這是檔案管理的基本要求。但是，在實際工作中存在著明顯不足，有的企業員工檔案中沒有完整收集人事檔案必備的材料。1.在職工錄用工作中沒有黨團材料、學歷證明、技術證書等，導致重要材料缺失。2.不能做到及時歸檔、整理。在職工調出、調入、職稱晉升、調整工資等過程中不能及時將相關材料歸檔、整理，導致檔案材料隨意堆放、管理秩序混亂，甚者，造成檔案遺失的現象。3.對存檔材料鑒別不準確。把一些不該歸檔、手續不完備甚至存在錯誤的材料歸檔，影響了人事檔案的真實性。

二、創新企業人事檔案管理的幾點舉措

（一）增強企業人事檔案管理工作的意識。企業領導高度重視檔案管理工作是做好人事檔案管理工作的前提，只有領導充分認識企業人事檔案管理的重要性，意識到人事檔案的價值，才能在人、財、物上對人事檔案工作給予必要的投入，才能使涉及人事檔案歸檔的部門積極支持配合這項工作，從而調動檔案管理人員的積極性，發揮其潛能，以提高其責任意識，更好地做好人事檔案歸檔材料的收集、鑒定、整理、利用等工作，另外，檔案管理人員及時向領導匯報工作計劃、開展情況以及在人事檔案管理工作中遇到的問題、檔案利用效果等，領導才能對人事檔案工作有全面了解，把人事檔案工作列入工作議程。有計劃、有步驟、有考核地進行，從而使人事檔案管理工作更加高效有序地開展。

（二）構建完善的企業人事檔案管理制度。企業要建立完善的人力資源管理體系，就要走制度化、標準化、合理化的道路，引入現代化的管理理念。要想使企業人事檔案管理工作更好地適應企業發展要求，就要建立起一套完善的與企業管理相匹配的人事檔案管理制度。制定《企業人事檔案管理實施細則》《企業人事檔案利用（借閱）制度》《企業人事檔案材料歸檔范圍》及《企業人事檔案材料收集整理規范》等。認真執行，明確人事檔案的部門職責和管理范圍，制定檔案收集、鑒定、整理、歸檔、管理和利用等流程，嚴格監管。要想做到企業員工的人事檔案齊全完整，信息真實準確，在職工錄用、調出、調入、職稱晉升、調整工資等過程中就要將相關材料收集齊全，鑒定準確，整理、歸檔及時，完善企業員工人事檔案管理信息，內容涵蓋個人學歷（簡歷）、家庭情況、社會關系、政治面貌、從事工種、技能培訓、勞動合同、崗位變動、薪酬待遇、獎懲、科研成果等。

（三）創新企業人事檔案管理的方法和手段。為了實現企業人事檔案信息資源共享，最大限度地發揮人事檔案管理的實用價值，不斷促進企業人才合理流動、合理配置及使用，以防用人失察、用人失當、用人失誤等情況發生，改善企業人事管理部門工作繁瑣、效率低下、不能為領導及時提供所需要的人力資源管理信息的現狀，為科學選拔人才、建立良好的用人機制提供可行性的參考依據，創新企業人事檔案管理方法和手段。應用計算機和互聯網技術，安裝先進的軟硬件設備，通過數字化手段存儲信息，建立企業人事檔案數據庫及微機檢索系統，方便利用查詢，提高工作效率和人才信息的可靠程度，更有效而廣泛地在企業間實現人力資源共享，大大提高企業人事檔案的利用效率和服務水平。

（四）提高企業檔案管理人員的專業素養。企業人事檔案管理人員必須具備一定的專業素質，不僅要掌握檔案管理知識，還要掌握人事管理及計算應用知識。可是，目前，一些企業檔案管理人員所學專業與檔案管理無關，不僅不掌握人事管理知識，更不了解檔案管理的專業知識，且沒經過崗前培訓，致使在開展人事檔案管理工作時，出現歸檔不及時、材料不齊全等現象，應對方法如下：1.在選用人才時盡量選用檔案專業人員，并開展崗前技能培訓，使其了解掌握企業人事檔案管理規范、要求和內容，具有現代企業人事檔案管理技能。2.通過參觀考察、自學、實際操作等方式不斷學習引進先進的管理技術和理念，增強責任意識，提高檔案管理人員的專業素養，使人事檔案管理工作在優化企業人才管理、促進企業發展中發揮更大的作用。

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