提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

馮瑞文

【摘要】進(jìn)入新時(shí)代，社會(huì)制度更加健全與完善，事業(yè)單位承擔(dān)起了時(shí)代賦予的新任務(wù)，在事業(yè)單位中，檔案管理工作更加規(guī)范與嚴(yán)格，它促進(jìn)了體制內(nèi)工作的順暢有序，本文主要通過對人事檔案重要性的分析，探究出人事檔案在事業(yè)單位中的作用，提出事業(yè)單位在人事檔案管理中的一些意見。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案管理;建議

人事檔案具有重要的社會(huì)價(jià)值，它反映了個(gè)體的家族情況、生產(chǎn)生活經(jīng)歷、工作成績、社會(huì)身份、行為活動(dòng)、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷等，人事檔案直接與個(gè)人的薪資待遇、社會(huì)保障、工作有著很大的聯(lián)系，為用人單位提供了重要的參考依據(jù)。通過人事檔案可以幫助用人單位尋找最優(yōu)秀的人才，更好地幫助單位的發(fā)展。人事檔案在事業(yè)單位中的作用更加重要，通過它可以證明體制內(nèi)人員身份，是事業(yè)單位對體制內(nèi)人員進(jìn)行評優(yōu)選先、提干、退休等的重要依據(jù)。正因如此，事業(yè)單位人事檔案管理能力的提高顯得尤為必要。

一、人事檔案的重要性

新時(shí)期，信息是一項(xiàng)重要的社會(huì)資源，具有十分重要的社會(huì)價(jià)值，通過對信息的收集利用，建立起強(qiáng)大的信息帝國，促進(jìn)社會(huì)更加文明發(fā)達(dá)。人事檔案作為信息的一部分，是最具社會(huì)屬性的，通過高效的人事檔案運(yùn)轉(zhuǎn)能夠?qū)崿F(xiàn)對人才的科學(xué)配置，建立起企業(yè)與個(gè)人的聯(lián)系，幫助企業(yè)進(jìn)行人才的培養(yǎng)和人事工作上的管理，促進(jìn)社會(huì)人事管理與社會(huì)保障相結(jié)合。人事檔案的重要性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一個(gè)是對個(gè)體的重要性，另一個(gè)是對企業(yè)單位的重要性。

（一）人事檔案對個(gè)體的重要性。通過人事檔案可以幫助個(gè)人辦理社會(huì)保險(xiǎn)，獲取更多的社會(huì)保障，改善個(gè)人的生活狀況;能夠幫助提供婚姻狀況的證明以及資產(chǎn)證明，證明個(gè)人的社會(huì)身份，保證自身的社會(huì)安全;另外人事檔案可以幫助個(gè)人進(jìn)行護(hù)照或港澳通行證的辦理，在事業(yè)單位招聘中人事檔案是重要的政審工具。

（二）對企業(yè)單位的重要性。人事檔案對企業(yè)單位來說更為重要，他能夠幫助企業(yè)單位選拔最優(yōu)秀、最合適的人才，能夠幫助員工進(jìn)行職稱的申請，可以根據(jù)人事檔案的記載中推算出員工的退休年齡，為員工代繳養(yǎng)老保險(xiǎn)以及其它的社會(huì)保險(xiǎn)，還是企事業(yè)單位進(jìn)行評優(yōu)選先、提干、調(diào)動(dòng)工薪待遇的重要依據(jù)，幫助出具各類證明材料。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的建議

（一）提高管理人員素質(zhì)是做好人事檔案管理的保障。檔案管理人員工作的責(zé)任感與細(xì)致直接關(guān)系著人事檔案管理的質(zhì)量，是做好人事檔案管理工作的保障：第一，加強(qiáng)檔案管理人員對于工作的責(zé)任感與耐心，檔案管理工作較為枯燥，對于檔案內(nèi)容的真實(shí)性需要檔案管理人員的嚴(yán)格把控，確保檔案質(zhì)量。對于日常檔案工作的整理要更加細(xì)致耐心，幫助同事進(jìn)行檔案的準(zhǔn)確、規(guī)范的歸檔。還要促進(jìn)檔案管理人員對于本工作的認(rèn)可，進(jìn)行正確價(jià)值觀的引導(dǎo)，促進(jìn)相關(guān)人員思想的提升。我們可以通過各項(xiàng)工作制度規(guī)范管理員的工作，確保檔案管理的神圣性。其次，提高檔案管理人員的專業(yè)性，只有擁有專業(yè)檔案管理能力的人才才能保證事業(yè)單位檔案管理工作有序進(jìn)行，更好地服務(wù)于事業(yè)單位的日常工作，使整個(gè)機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)高效。這就需要事業(yè)單位對管理人員進(jìn)行專業(yè)能力的考核與培訓(xùn)，建立一支具備高水平檔案管理能力的團(tuán)隊(duì)。

（二）建立全面的人事檔案管理工作條例，提供制度保障。人事檔案管理工作繁重又瑣碎，管理難度較大，為減少工作失誤與防止管理人員工作懈怠，應(yīng)制定全面的檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行保障。首先，完善人事檔案管理制度，人事檔案資料的采集、收入、歸納、整理、移交和運(yùn)用都需要嚴(yán)格的制度規(guī)定，促進(jìn)信息采用更規(guī)范，保證檔案管理工作的進(jìn)行。其次，制定嚴(yán)格的考核制度，對于管理人員嚴(yán)格的工作考核可以促進(jìn)管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)，有助于管理人員專業(yè)能力的提高。最后，進(jìn)行工作追究責(zé)任制，可以保證人事檔案管理的安全性，防止檔案審查不嚴(yán)、私自修改與丟失，制定合理的處罰標(biāo)準(zhǔn)。

（三）促進(jìn)人事檔案電子化為手段。人事檔案管理要充分運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高管理的效率。我們可以建立強(qiáng)大的人才信息庫，將文字圖片轉(zhuǎn)化成電子信息進(jìn)行保存，使其更加方便。通過人事檔案電子化，可以在網(wǎng)上進(jìn)行檔案的派遣、調(diào)動(dòng)，大大節(jié)約了各類成分，工作效率提高。而且有助于我們?nèi)耸聶n案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

（四）提高事業(yè)單位對人事檔案管理的意識(shí)。為了事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展，不僅要依靠人事管理人員的努力，還需要單位的支持與重視。第一，事業(yè)單位加大對于檔案管理的資金投入，提供良好的檔案管理設(shè)備以及辦公必需品，比如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、監(jiān)控儀器、檔案放置柜、保險(xiǎn)柜等。第二，設(shè)置專門的檔案存儲(chǔ)室，建立防盜程度較高的安全防備體系，配置全面的防火設(shè)備，保證人事檔案安全，防止檔案丟失和損壞。

三、結(jié)語

人事檔案管理作為重要的信息資源，連接著我們社會(huì)各項(xiàng)益民政策。它對于個(gè)人與企業(yè)都具有重要的作用。事業(yè)單位要加強(qiáng)對與人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，促進(jìn)其為人民服務(wù)能力的提高，提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理人員專業(yè)能力，建立健全的人事檔案工作制度，促進(jìn)檔案管理更加規(guī)范。同時(shí)還要進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)使檔案信息化，使我們?nèi)耸聶n案管理工作取得新的突破。我們的人事檔案管理工作還有很長一段路要走，需要事業(yè)單位的支持與重視以及各層工作人員的不懈努力，只有這樣我們事業(yè)單位的人事檔案管理才能取得更大的進(jìn)步與成果。

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