淺談如何提高高等院校辦公室人員工作效率

葛若梅 陳曉艷 蔣輝

【摘要】本文分析了高校辦公室行政的職能，闡述了在高等院校中辦公室行政管理人員工作的幾點關鍵要素，并依據現實工作經驗，提出提高工作效率的方法和對策。

【關鍵詞】高等院校;辦公室人員;工作效率;提高

一、高校辦公室人員職能簡述

（一）服務職能。在高等院校日常工作中，辦公室管理人員擔任著服務人員的職能，這項職能對學校領導以及其他部門的工作起到非常重要的作用。很多時候，辦公室人員需要成為“第一個到達戰場和最后一個撤離戰場的人”。與此同時，由于在高校中教學工作永遠是第一位的，這就要求辦公室人員不但要做好領導的服務工作，還要充分為全校師生著想，積極與學校其他部門溝通配合，盡量滿足教師和學生的需求;總的來說，辦公室人員就是學校領導者的得力助手。此外，辦公室的所有工作人員都要具備及時收集信息并進行有效整理挖掘的能力，遇到問題及時向上級領導匯報。

（二）參謀職能。高校辦公室人員除在日常辦公中履行好服務職能之外，還要主動承擔起為領導出謀劃策的職責。在學校和領導計劃實行某項政策或決定時，辦公室需要第一時間進行信息調研和實地考察工作，給相關部門領導提供決策的支持證據。一個正確決策的提出單憑領導的力量是難以完全有效完成的，更需要辦公室主動搜集、整合和挖掘信息，并在領導決策的過程中出謀劃策，從而制定出最適合、最恰當的決策和制度。

（三）執行者職能。高校辦公室在高校的行政管理中還要承擔執行者的角色，不但需要第一時間將領導作出的決策傳達下去，使得上級部署的具體工作方針和完整的工作流程全部傳遞到學校基層中去，而且在后期也要嚴格監督具體的落實情況，并進行定期檢查和核實。高校辦公室人員執行能力的強弱甚至直接關系到整個學校的新政策能否順利實施和落實效果，因此，高校辦公室人員必須具有非常強的執行能力。

二、提升高校辦公室行政人員工作效率的因素

（一）熟悉了解辦公室所有工作制度和辦事流程。高校辦公室人員的工作內容非常繁瑣零碎，日常工作看似普通平常，實則非常繁雜，不但要高質量、高效率地完成各項工作并協助好學校其它部門的同事和老師，還要與教育廳和兄弟院校等其它單位對接。這就要求高校辦公室的每一名人員必須要熟記完整的工作制度和辦事流程，保證人、事、文的相關工作都有章可依，雖然不一定做到所有事都要所有人親力親為，但是至少任何一項工作都不會因不熟悉相關制度和流程而影響進展。

（二）具備積極奉獻的精神。在面對高校辦公室工作的時候，所有人員都必須要具有“集體利益凌駕于個人利益之上”的大局觀意識，以筆者個人多年的工作實踐經驗來看，無論在高校辦公室中擔任什么職務，都需要有無私奉獻的精神，由于很多時候辦公室的工作是要求處理一些緊急和繁瑣的事情，這就要求辦公室人員做好加班的準備，并且不能去計較個人的得失，只有這樣才會使辦公室的工作效率達到事半功倍的效果。

（三）要有過硬的心理素質。很多人說做什么工作不重要，以什么心態做這件事情才重要。高校辦公室的工作也是一樣的。由于學校中部門較多，且很多時候要和其他單位進行溝通，因此在日常工作開展的過程中難免會產生一些不可控制的矛盾和摩擦，此時辦公室人員必須以大局為重，以平和、寬容心態積極面對，并找到針對性的解決辦法，為學校領導的決策執行力達到應有的效果而努力，用樂觀積極的工作態度去感染每一個人。

三、提升高校辦公室工作效率的對策

（一）提高高校辦公室人員綜合素質。隨著當今工作難度的增大和工作要求的不斷提高，對高校辦公室人員的綜合素質提出了更高的要求。為此，作為高校的辦公室人員必須不斷地提高自身素質，以便于更好地為教學、科研和領導及師生服務。一是高校辦公室人員必須加強自身思想政治素質。為此，辦公室人員要在思想上與黨中央保持高度一致，努力學習馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀和習近平新時代中國特色社會主義思想，不斷提高自身的政治素養，避免因個人問題引起政策性錯誤。二是提高高校辦公室人員的業務素質。一位優秀的高校辦公室人員，業務素質過硬是其基本功，不但要求高校辦公室人員具有扎實的業務知識，更對其實際工作的能力提出較高要求。一般來說，辦公室人員的知識儲備量越多，辦公室工作的開展就會越順利。所以這就要求辦公室人員不但要掌握一定文秘與管理等方面的知識，還要學習和掌握高等教育管理理論以及教育方面相關的重要政策，更要對本校的專業設置、優勢學科建設、科研項目、學校教職工特點、學生信息等具體情況有所了解。

（二）建立完整的規章制度，保證辦公室工作的規范化。“無規矩不成方圓”如果每一位高校辦公室工作人員的工作都可以按制定的原則、標準步驟進行，將一定會達到事半功倍的效果。因此，建立完善的辦事規章制度、詳細的工作流程，就會大大提高高校辦公室工作的整體水平。其次，為使辦公效率進一步提高，辦公室人員可以對一些常規性工作進行程序化規范，即明確規定辦事的具體要求、先后次序及詳細步驟。常規性工作的固定化，不但可以在一定程度上減少工作中出現錯誤的概率，而且可以使剛剛接手該項工作的新同事能盡快適應，以達到提高工作效率的目的。

（三）重視團隊的打造。高校辦公室工作雖然彼此之間在職責上有具體的分工，但總的來說辦公室還是要以一個團隊的形式呈現出來。“單絲不成線，獨木不成林”，要想提高高效辦公室的工作效率，團隊的作用也是不可忽視的力量，如果充分加強人和人之間的合作，真正做到相互取長補短，通過和諧的工作氛圍來幫助辦公室人員開放思路、匯聚創意，就可以最終達到提升工作效果的目標。

【參考文獻】

[1]楊寶明.辦公室行政管理工作的角色與效率提高[J].企業文化（中旬刊），2017（12）：150.