試論檔案大數據時代的必然性及檔案管理的機遇

蔡玲玲

【摘要】檔案管理工作在利用、管理、收集檔案信息以及建立電子政務系統、數字化轉換傳統載體的過程中都會有很多數字信息產生，給檔案管理工作帶來了很大壓力，而大數據時代的來臨有效解決了這一問題。基于此，本文從檔案大數據時代所具有的必然性出發，對檔案管理工作在大數據時代的機遇進行分析。

【關鍵詞】大數據時代;檔案管理;管理工作

與物聯網、云計算等技術幾乎同期出現的大數據技術，給信息技術領域帶來了翻天覆地的影響。不同行業領域能夠按照自身的實際需要，盡快得到所需信息，出現了和傳統數據管理方式截然不同的管理模式。將大數據的概念引入檔案管理工作，使其觀念、形式、范圍、內容都發生了變化，迎來了前所未有的發展機遇。

一、檔案大數據時代所具有的必然性

大數據時代的來臨，使得檔案管理工作出現了一些必然性。一是社會個體對檔案信息的訴求不斷增加，提高了利用檔案的要求，有更加苛刻的智慧服務與知識服務要求，利用檔案數據時需要在大量信息中快速找到所需內容。二是檔案管理人員處理文件時需要用到大數據技術，數字化資源與電子文件在大數據的時代處于爆炸式增長的過程中，使備份、存儲、處理、鑒定檔案文件的工作面臨巨大的挑戰，要想在海量信息里提取有用信息，就需對大數據技術進行利用。三是檔案數據有很大的整體數量，在國內檔案已有幾千年的悠久歷史，各個朝代的檔案共同組成了檔案的數據庫，傳統檔案數字化管理與現代化電子檔案不斷增加，使數據檔案資源規模越來越龐大，因此，對于傳統檔案管理工作來說，大數據技術是其得以完善和提高的關鍵所在。

二、檔案管理工作在大數據時代的機遇

（一）管理檔案信息的機遇。在傳統的檔案管理工作中，使用的都是以卷、件、份等為單位的紙質檔案。伴隨大數據時代的來臨，檔案管理將會以PB、TB、GB等作為數據大小的單位。科學技術的大力發展將會使紙質檔案逐漸減少，數據化與數字化檔案逐漸增多，檔案管理人員不再對電子檔案進行簡單的用、管、收，可以有大量的精力與時間對生成的檔案數據進行監控，使檔案數據長時間的安全性和可讀性得到保證。檔案數據將會以云計算為基礎，海量、快速地增長，動態擴展信息資源。

（二）擴展檔案管理系統的機遇。隨著時間的推移，檔案數據將會越來越多，使用傳統檔案系統不能動態地進行擴展，使得具體的檔案管理工作會比較吃力。但是，大數據時代的來臨使云計算技術應運而生，通過云計算，能夠按需分配、動態擴展存儲資源與計算資源等，這提供給檔案管理系統一個很好的機遇，能夠增強可擴展性。如果設計檔案管理系統的時候能夠基于最新的云計算架構，就能使存儲資源與計算資源等動態地增加，從而符合飛速增長的數據量與快速擴展的服務器要求，并有效降低維護與投資IT系統的成本。

（三）利用檔案價值的機遇。電子文檔與紙質文檔是傳統檔案管理工作中主要的管理形式，這兩種管理形式利用檔案的效率十分低下，而且利用的狀態基本處于被動，大量的檔案被埋藏，沒有專業人員進行利用與分析，也沒有工具對其進行深入挖掘。步入大數據時代后，利用云計算能夠在人力很難處理的檔案數據中自動找出有相關性與特殊性的信息，并對這些被埋藏和隱沒、沒有一定規律的信息進行提煉、萃取與集中，使分析與挖掘的信息具有一定的利用價值。同時，能夠按照使用者需要，自動建立不同的數據模型，分析、分類、聚集海量的數據信息，給出所需的分析數據，進一步增加檔案價值，讓原有檔案真正做到“起死回生”，從被動變成主動，給決策人員提供有益的參考。

（四）數據化檔案的機遇。當前檔案管理工作通過對紙質檔案的掃描，將其以數字圖像的文件形式存放到服務器里，這樣的工作方式和傳統檔案管理方式相比取得一定的進步，不過這些文本并未進行數據化，服務器中保存的只是圖像，并且只有在人的閱讀下才能使這些圖像變為可用信息，使用人員還要在大量的信息中反復甚至重復查找，使用效率不高。若將數字文本變成數據進行存儲，不但人們能夠進行閱讀，計算機也能夠進行分析。伴隨大數據時代的來臨，這樣的轉化過程能利用新型軟件來完成，從而讓人們在簡單的查詢與檢索后，就能對海量數據信息進行處理和分析。

三、結語

總而言之，檔案管理工作在大數據時代得到了良好的發展機遇。伴隨大數據時代的來臨，檔案大數據時代也是必然的趨勢，檔案管理工作迎來了管理檔案信息、擴展檔案管理系統、利用檔案價值、數據化檔案等多種機遇。因此，檔案管理人員應充分發揮大數據時代的優勢，更好地進行檔案管理工作。

【參考文獻】

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