信息化時代應如何做好檔案管理的創新及發展

石偉

【摘要】檔案管理是一個具有歷史的管理方式，包括著各種記錄，對單位以后的發展起著鋪墊作用和較高的歷史價值。單位想順利發展要跟隨時代發展潮流，努力在信息化時代做好檔案管理的創新與發展。本文首先對信息化時代的檔案管理進行了必要性的闡述，其次對信息化時代檔案管理中存在的問題進行分析，最后提出適應性的解決方法，使檔案管理工作在新時代的背景下更快更好發展。

【關鍵詞】信息時代;檔案管理;創新;發展

在信息化時代的大背景下，電子技術被運用的越來越廣，因此，檔案管理的創新與發展就有了更好的發展前景。傳統的檔案管理已經被逐漸取代，不再符合這個社會的高速發展，檔案的信息化管理已經越來越廣，全面實行信息化的檔案管理也正在施行。因此，我們需要根據時代的發展潮流，對檔案管理的信息化進行創新與發展，從而提高檔案信息的安全性與便捷性。

一、信息化時代檔案管理創新的重要意義

在信息化時代，計算機技術被人們熟練的使用，同時，也便利人們的交流與溝通。電子技術不但在生活中運用，在工作中也融入各行各業之中，在檔案管理的行業之中，對傳統的檔案管理業帶來沖擊，檔案管理需要創新與發展，對單位的檔案管理具有促進與提高的作用。

二、檔案管理工作出現的問題

（一）管理方法不先進。當前來看，檔案管理還是在用原來的以人工手寫人工保存的方法來進行保護。但是，在經濟飛速發展的情況之下，信息化技術對傳統的人工管理檔案提出了新的要求，被管理的檔案越來越多，原來越復雜，僅僅依靠單純的人力來撰寫很容易出現差錯并且時間不充足，這樣就可能造成檔案的失誤，影響檔案的安全性和真實性，對企業的發展造成負面的影響。

（二）管理人才不專業。管理人才在檔案管理的工作中，起著重要的作用，工作認真、技術熟練就會對檔案的管理形成積極的促進作用;相反，則會出現有弊端的場面。由此可見，檔案管理的人才有很大的影響，需要專業的人士來進行管理檔案，這樣才會保證檔案的安全性、真實性和可靠性。但是目前來看，我們缺乏相應的管理人員，管理人員不能熟練應用計算機技術和了解相應的知識背景。計算機技術不能熟練應用就會對檔案的管理造成一些誤差，違背管理檔案的科學性。只有提高管理人員的技術層面才會促進檔案管理的成長與創新。另外，管理人員的工作態度也十分的重要，如果管理人員對工作不認真，甚至忽視這個工作的重要性，那么就會對檔案管理工作造成很大的負面影響，這就對單位的檔案管理工作有制約作用。

（三）認識不夠，資金不足。在一個單位的發展之下，檔案的作用極其重要，對單位的發展有很大指導和促進作用。但是，經濟發展非常迅速，人們更加注重利益的變化。一個單位的利益變化固然重要，但是檔案的管理也需要受到相應的重視。當前，檔案管理還是停留在原來的最基本的基礎之上，采用人工撰寫、檔案袋儲存的方式。檔案管理的傳統方式需要改變，如果沒有繼續改變，就容易造成檔案保管不當，對單位的發展造成不利的影響。

三、信息化時代檔案管理的創新與發展

（一）管理方法的創新。在計算機技術走入大眾生活時，傳統的檔案管理很難再繼續下去，需要傳統的檔案管理對其自己認真審視，改變自己的工作方式，有一個創新和發展。在檔案信息的管理中，需要用計算機技術進行錄入，取代傳統的人工手寫。應用計算機技術時，會有多種排檔選項，可以根據類型、時間、部門進行分類，這樣方便調查信息的快捷和使用。

（二）不斷增強專業人才的培養力度。專業的管理檔案人才在管理工作中起著重要的作用。當然，現在專業化的管理人才相對短缺，所以現有人才價值更高。如果想要最大限度地對人才進行管理并且保證檔案管理的高水平，首先，可以對管理人員進行專業性的培訓，增加他們的工作技術，并且加強他們的工作理念，檔案管理是一個很嚴肅的工作，需要付出一定的精力。其次，教授管理人才系統的計算機技術，方便他們工作時使用，如果可以實現老員工帶新員工就更好了。最后，單位在重視檔案管理的背景之下，可以安排員工外出進修，為了單位的發展謀取更多的價值。

（三）提高認識，加大資金投入。在新時代背景下，傳統的檔案管理需要一定的創新與發展，需要符合時代發展的潮流。當然，單位也要充分認識到這份工作的重要性與影響性。首先，可以加大對于檔案管理人才的培訓資金，提高管理人才對工作重要性的認識，引起管理人才的重視。其次，加大管理人才的辦公使用條件，確保大數據系統下員工可以順利高效科學地完成工作分類與保存。最后，定期檢查檔案管理工作，確保檔案管理工作的創新與發展。

四、結語

綜上所述，單位想要蓬勃發展，首先必須意識到信息化時代檔案管理工作的重要性及其意義。其次要糾正信息化時代檔案管理工作存在的弊端，為了檔案管理工作的創新與發展，在人力方面加大管理，制定相應的培訓策略，增加辦公用品，對檔案管理的工作具有一個新的創新管理方法，提高單位的管理技術和對檔案管理的認識，確保資金能夠促進工作順利進行。最后，檔案管理的創新與發展需要大家一起努力，只有工作人員認真負責，領導認可，才可以在信息化時代實現更好的創新與發展。

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